Отчет по практике в управление ИФНС по г. Пятигорску

 

1.3. Организация и порядок осуществления документооборота

Документооборот – это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально  организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата работы управления организации. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

- прием и первичная  обработка;

- предварительное рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение документов  руководителем организации;

- доставка документов  исполнителям;

- контроль исполнения;

- подшивка исполненного  документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организаций.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции адресату и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность адресования  документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного  обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы  распределяются на:

- документы, подлежащие регистрации;

- нерегистрируемые документы;

- документы, направляемые  на рассмотрение руководителю  организации;

- документы, направляемые  на исполнение без резолюции  руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы  передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Такой предварительный  отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра  текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки  входящей корреспонденции – регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и их передача исполнителям должна осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции  руководителя или определенный видом  документа (Приложение 34). Исполненные  документы подшиваются в дела.

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют  следующий порядок прохождения:

- составление проекта  документа;

- изготовление документы;

- визирование проекта  документа, его согласование(при  необходимости);

- подписание (утверждение)  документа;

- регистрация;

- отправка документа  адресату.

Проект документа составляется специалистом. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа  передается в машинописное бюро или  секретарю для ее оформления по установленной  форме. Изготовляют документ в необходимом  количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до сведения всех  заинтересованных лиц, которые визируют. В крупных организациях на некоторых  видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний  специалистов в проект документа  могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись  руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной  форме и отправляют адресату.

В организациях с большим  документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях этим занимается сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.

Документы, предназначенные  для отправки, должны иметь отметку  о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителю.

Каждая организация  в процессе своей деятельности создает  массу различных документов для  решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения  одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:

- составление проекта  документа;

- его изготовление;

- визирование проекта;

- подписание;

- регистрация;

- размножение и доставка приказа  исполнителям;

- контроль исполнения;

- подшивка исполненного документа  в дело.

Приказы по основной деятельности создаются  по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации, либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовит проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной  форме. В регистрационном журнале  отмечается:

- номер приказа;

- дата приказа;

- наименование приказа  (краткое содержание);

- кто подписал приказ;

- исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии приказа раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.

Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т.д.) могут иметь свой порядок прохождения:

- составление и оформление  документа;

- рассмотрение документа  руководством;

- исполнение документа;

- подшивка исполненного  документа в дело.

Обычно внутренние документы  на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Учет количества документов

 

Для совершенствования  документооборота в организации необходимо производить учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Такой учет позволяет, с одной стороны, по возможности сократить их количество, с другой стороны, выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. Входящие документы можно учитывать по данным регистрационных штампов, исходящие по данным маркировальной машины, внутренние по данным регистрации. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий  документов, подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Периодически результаты учета документооборота в организации  обобщаются службой документационного  обеспечения и доводятся до сведения руководства  организации в виде сводок, на основании которых вырабатываются меры по совершенствованию работы с  документами. Т.е организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

 

 

2. Конкретизированное задание

2.1. Анализ структуры  и количества налогоплательщиков, состоящих на учете в ИФНС  по г. Пятигорску.

 

Результаты деятельности налоговых  органов в целом и налоговых  инспекций в частности оцениваются  преимущественно с позиций налогового контроля.

Контроль налоговых органов  за полнотой и своевременностью уплаты предусмотренных законодательством  налогов  начинается с постановки налогоплательщика на учет в налоговых  органах.

Постановка на учет в налоговых  органах осуществляется налогоплательщиком – юридическими лицами по месту нахождения организации или по месту нахождения её обособленных подразделений;

Налогоплательщиками – физическими  лицами, занимающимися предпринимательством без образования юридического лица, - по месту их жительства, также по место нахождения принадлежащего организациям и физическим лицам недвижимого имущества и транспортных средств, подлежащих налогообложению.

В целях усиления налогового контроля установлена обязанность организаций, в состав которых входят обособленные подразделения расположенные на территории России, а также в собственности которых находятся подлежащее налогообложению недвижимое имущество и транспорт, средства встать на учет в качестве налогоплательщиков в налоговом органе как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств.

Налоговое законодательство установило конкретные сроки постановки налогоплательщиков на учет в налоговом органе. Налогоплательщики обязаны подать заявление о постановке на учет в течении 10 дней  после их государственной регистрации.

Заявление организации о постановке на учет по месту нахождения подлежащих налогообложению недвижимого имущества или транспортных средств подается в соответствующий орган в течение 20 дней со дня регистрации.

НК РФ обязывает налоговые органы на основе данных и сведений, сообщаемых им органами, осуществляющими государственную  регистрацию юридических лиц, недвижимого имущества и сделок с ним, самостоятельно (до подачи заявления налогоплательщиком) принимать меры к постановке на учет налогоплательщиков.

Постановка налогоплательщика  на налоговый учет должна быть осуществлена в течении 5 дней со дня подачи им всех необходимых документов, и в тот же срок ему выдаются соответствующее свидетельство. При этом каждому налогоплательщику присваивается единый по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ, и на всей территории РФ идентификационный номер налогоплательщика. С этого момента идентификационный номер налогоплательщика указывается во всех направляемых налоговым органом уведомлениях, а также указывается налогоплательщиком в подаваемых им в налоговый орган декларациях, отчетах, заявлениях и других документах.

Таким образом, в РФ создается единый  централизованный государственный расчет налогоплательщиков, что существенно усиливает одну из важнейших составных частей налогового контроля в стране.

За счет налогов формируются денежные фонды государства, с помощью которых оно реализует, возложенные на него задачи, выполняет свои функции.