Совершенствование методики внутреннего аудита бизнес-процессов в коммерческих организациях

а)производств и объектов нефтяной и газовой промышленности;

б)установок комплексной подготовки нефти;

в)объектов газового хозяйства;

г) нефтепромыслового и бурового оборудования, запасных частей к ним. инструментов, средств механизации трудоемких процессов; сосудов, работающих под давлением, нефтеаппаратуры;

д) нефтепроводов, газопроводов, водоводов, трубопроводов горячей воды;

е) линий электропередачи.

-проектирование магистральных трубопроводов;

-эксплуатация насосно-компрессорного оборудования;

-осуществление капитального ремонта скважин;

-поиск, разведка нефтегазовых и битумных месторождений, подземных вод, строительство скважин всех назначений, в том числе на воду;

-эксплуатация объектов нефтепереработки;

-разработка и внедрение новой технологии, выполнение опытно-

промышленных работ;

-осуществление других видов производственной, научно-технической, коммерческой и иной деятельности.

В работе собрана, обработана и проанализирована информация о том, каким образом функционирует и с какими процессами взаимодействует процесс «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)». Реестр процессов в области ремонта скважин  представлен в приложении 7.

На основании полученной предварительной информации составляется программа и календарный план аудита. Программа аудита должна включать:

1) цели и область аудита;

2) список аудиторов, внутренних и внешних экспертов;

3) места проведения аудита (ТОДНГ НГДУ «Альметьевнефть»);

4) требуемое время и продолжительность проведения каждого из этапов;

5) требования по конфиденциальности, если таковые предъявляются.

На этапе проведения аудита проведен анализ функционирования процесса «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)». Изучение функционирования проводилось путем наблюдения за работой сотрудников по цепи процесса от его начала к завершению. Кроме того, проводилось интервьюирование (опросы) сотрудников, которые участвуют в выполнении данного процесса. Результаты наблюдений и опросов сопоставлялись с положениями документированных процедур исследуемого предприятия, в которых сформулированы требования к выполнению данного процесса.

Практическим результатом вышесказанного для процесса стало следующее: определены входные данные, т.е. то, что является основой процесса и преобразуется в ходе его выполнения в выходные данные (результаты процесса). Бизнес-процесс «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)» представлен на рисунке 3.2.1

Проведенный аудит описания, регламентации, совершенствования процесса и эффективности бизнес-процесса позволил сделать следующие выводы. Описание процесса представлено в паспорте процесса «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)»

 

 

 

                                       

 

Вход Процесс Выход

 

 

Рисунок 3.2.1. Бизнес-процесс «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)»

 

Данное описание осуществляется исходя из следующих нормативных документов:

1. ISO 9000:2000 «Системы  менеджмента  качества – Основополагающие принципы и словарь».

2.  ISO 9001:2000 «Системы менеджмента качества – Требования».

3.  ГОСТ Р ИСО10011-1-93 «Руководящие  указания по проверке систем качества. Часть1. Проверка».

4.  ГОСТ Р ИСО10011-2-93 «Руководящие  указания по проверке  систем  качества. Часть2.  Квалификационные  критерии для экспертов-аудиторов».

5.  ГОСТ Р ИСО10011-3-93 «Руководящие  указания по проверке систем качества.  Часть3.  Руководство программой проверок».

При аудите регламентации бизнес-процесса выявлено отсутствие регламентов конкретного бизнес-процесса «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)», а сотрудники придерживаются временного регламента по процедуре описания и управления внутренними процессами НГДУ «Альметьевнефть».

Для совершенствования процесса проводится мониторинг бизнес-процесса с периодичностью  7 дней. В документе «Реестр процессов в области ремонта скважин силами бригад ЦПРС» по данным мониторинга видно, что бизнес-процесс «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)»  не результативно.

Мы удостоверились, что при анализе эффективности бизнес-процессов со стороны вышестоящего руководителя, владельца бизнес-процесса не применяются отчетные показатели бизнес-процесса.

В ходе аудита нами выявлены факторы, влияющие на качество бизнес-процесса:

-несвоевременная передача информации о готовности и о завершении освоения  скважины;

-неполнота предоставляемой информации, неправильно заполненная информация;

-недостаток сотрудников;

-недостаток времени сотрудников;

-недостаток мотиваций сотрудников;

-отсутствие четкого планирования бизнес-процесса;

-дополнительные объемы работ у сотрудников, большая загрузка

Наши предложения для повышения качества осуществления бизнес-процесса:

-разработать регламент по конкретному бизнес-процессу;

-оценить предварительную  трудоемкость бизнес-процесса(на  данный момент не оценивается) для правильного планирования рабочего времени;

-внести в регламент НГДУ «Альметьевнефть» сроки информирования (1-2 суток) о планируемом завершении работы по освоению скважины;

-дополнительно премирование сотрудников;

-увеличить штат ТОДНГ;

-обеспечить контроль за процессом. 

На заключительном, четвертом этапе по окончании аудиторских процедур перед подготовкой отчета по аудиту  целесообразно провести совещание с целью обсуждения полученных в ходе аудита результатов, в котором принимают участие аудиторская группа и руководство проверяемого бизнес-процесса. Результаты аудита бизнес-процесса оформляются в виде отчета.

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи. После того как утвержден и разослан отчет по внутреннему аудиту всем заинтересованным лицам внутренний аудит бизнес-процесса «Своевременное предоставление планов работ в цех подземного ремонта скважин (ЦПРС)»  считают завершенным.

Руководитель аудиторской группы должен осуществляться контроль качества проведения аудита бизнес-процессов. Он должен оценить исполнение программы и плана работ, оценить степень удовлетворенности заказчика полученными результатами.

Таким образом, усовершенствованная методика способствует повышению качества осуществления бизнес-процессов и их эффективности, позволяет выработать рекомендации по совершенствованию бизнес-процессов в целях реализации избранной организацией стратегии.

 

 

3.3. Направления дальнейших исследований в области совершенствования методик внутреннего аудита основанных на бизнес-процессах  коммерческой организации

 

Любая проверка представляет собой систему, функционирующую с использованием трудовых, интеллектуальных и материальных ценностей. Поэтому каждая проверка должна быть рационально организована, т.е. все элементы системы упорядочены, приведены в системную взаимосвязь.

При дальнейших исследованиях совершенствования внутреннего аудита бизнес-процессов нужно решить ряд проблем организации внутреннего аудита бизнес-процессов, свидетельствующих о ее недостаточной эффективности. Рассмотрим некоторые из них.

Недостаточная степень методического обеспечения. Из-за отсутствия опыта в проведении комплексных и тематических проверок, нехватки рабочих ресурсов, ограниченных сроков вопросам методического обеспечения уделяется незначительно времени. Вследствие этого на последующих этапах проверки рассредоточиваются трудовые ресурсы, внимание проверяющих заостряется на несущественных аспектах, в то время как значительные нарушения на контролируемом объекте не выявляются и не устраняются.

Из этого следует вывод о том, что опыт, полученный проверяющими в ходе предыдущих проверок, должен накапливаться, систематизироваться, обобщаться и оформляться в виде документации – методических пособий, рекомендаций, программ (указанные документы должны входить в систему внутрифирменных стандартов). Только это позволит избежать проблем чрезмерной специализации работников контролирующих подразделений и функциональной незаменимости отдельных специалистов.

Указанный фактор зачастую приводит к возникновению рисков и снижению эффективности внутреннего аудита бизнес-процессов. Необходимо отметить также, что многие нарушения являются типичными, часто повторяющимися на разных объектах проверок. На наш взгляд, изучение самих нарушений, разработка методов их раскрытия на одном объекте является залогом правильного планирования и разработки действенной программы проверки на другом объекте.

Исходя из вышеизложенного, предлагается организовать работу по обобщению, систематизации выявленных недостатков, нарушений, разработке методических пособий, инструктивных и рекомендательных документов для внутренних аудиторов. Эти мероприятия следует проводить как на этапе планирования и организационно-методической подготовки к выполнению общего плана проверки, так и на завершающей стадии после составления итогового документа (отчета) по ее результатам. Это позволит если не устранить, то, по крайней мере, существенно уменьшить негативное влияние рассматриваемой проблемы на степень эффективности аудита.

Таким образом, в дальнейшем следует изучать не только методики внутреннего аудита бизнес-процесса, изложенные в научных трудах отечественных и зарубежных авторов, но и методические материалы, разработанные специалистами-практиками, применяющиеся на отечественных предприятиях.

Зачастую не производится или формально осуществляется анализ эффективности проведенного внутреннего аудита бизнес-процесса.

Практика работы служб внутреннего аудита показывает необходимость организационных преобразований и проведения [36, c.70]:

-регулярного сравнения запланированных целей и фактически достигнутых результатов, отраженных в отчете по итогам проведения проверки. При этом возможно раскрытие случаев невыполнения проверяющими работниками запланированных ранее мероприятий, по итогам чего необходимо провести анализ причин этого.

-оценки вклада каждого конкретного работника, участвующего в проведении внутреннего аудита бизнес-процесса.

Руководители служб внутреннего аудита  ошибочно полагают, что если цель и задачи проверки решены, в итоговом документе описаны существенные нарушения, касающиеся бизнес-процесса, то вся аудиторская группа, каждый специалист в ней в среднем сработали удовлетворительно. Между тем коллектив проверяющих, как и всякая малая социальная группа, представляет собой неоднородную совокупность людей, обладающих по отдельности разными характеристиками, в частности качеством и производительностью работы. Поэтому должны быть разработаны и применяться меры дисциплинарного воздействия к тем работникам, которые выполняли свои обязанности хуже других, и поощрения к тем из них, кто действительно заслужил этого.

Критериями эффективности труда внутреннего аудитора, на наш взгляд, должны служить рекомендации и предложения, выработанные по результатам проверки, и практическое использование их в хозяйственной деятельности проверяемой организации.

Вместе с системой поощрений должен быть разработан комплекс мер по привлечению проверяющих работников к дисциплинарной ответственности за некачественное выполнение задач, поставленных перед ними. Научный интерес представляет «рациональная» модель трудовых отношений под названием «Искусственный управленческий интеллект», предложенная В.И. Бовыкиным на основе анализа зарубежного и отечественного опыта оплаты труда. Им правильно выделена одна из важнейших проблем менеджмента – проблема человеческого фактора или мотивации к труду. В своей работе он обосновал закономерность того, что «для реализации принципа личной заинтересованности необходим действенный механизм мотивации, который бы и обеспечивал – ежедневно и ежечасно – наличие у каждого без исключения работника личной заинтересованности в высоких результатах своего труда при выполнении каких бы то ни было производственных задач, а также в совершенствовании производственного процесса и в успехе организации в целом» [17, с. 106-107]. При этом, по его мнению, должна быть обеспечена однозначная связь между результатами труда и заработной платой. В основу оценки результатов труда конкретного работника (исполнителя) в организации им положена система аттестации, проводимая его непосредственным линейным руководителем.

Существенной является проблема планирования внутреннего аудита бизнес-процесса.

Всякая человеческая деятельность, в том числе и аудиторская, предполагает целеполагание, которое реализуется в форме планирования. Планирование представляет собой важнейший этап любой (ревизионной, аудиторской) проверки. От того, насколько тщательно проверяющие подготовились к проверке, с одной стороны, зависит степень эффективного и рационального использования фонда их рабочего времени и минимизация трудозатрат, а с другой – снижается риск необнаружения нарушений в финансово-хозяйственной деятельности и существенных ошибок в финансовой отчетности. Исходя из вышеизложенного, сформулируем ключевые принципы планирования проверок.