Совершенствование системы сравнительного анализа деятельности предприятия сети «Купеческий»

      Какой-либо унифицированной формы предоставления данной информации не существует и  каждое предприятие находит удобное  для себя решение самостоятельно. Моя же система предназначена для сравнительного анализа и объединения во едино итоговой отчетности трех предприятий сети магазинов «Купеческий».

1.2.2 ДЕКОМПОЗИЦИЯ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

      Автоматизация результатов деятельности на предприятии  ООО «Купеческий» подразумевает решение следующих задач:

1. Сравнительный анализ работы всех магазинов сети ООО «Купеческий»

      - товарооборот за указанный период;

            - установление на определенный период «зеленых» и «красных» ценников на конкретный товар;

2. Ведение общей клиентской базы:

            - ведение качественной информации по контрагентам (наименование, реквизиты, контактные телефоны и адреса, справочник контактных лиц);

            - ведение количественной информации по контрагентам (история заказов, отгрузок, платежей по количеству, суммовому выражению и товарным спецификациям);

в) Анализ конкурентов:

            - сбор информации по финансовому состоянию и маркетинговой активности конкурентов, в том числе анализ положения на рынке, новостей, цен, предложений, маркетинговых акций конкурентов.

      г) Анализ работы магазина:

- занесение доходов и затрат на конец периода.

 

1.3 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО АВТОМАТИЗИРОВАННОМУ РЕШЕНИЮ

ЭКОНОМИКО – ИНФОРМАЦИОННЫХ ЗАДАЧ

      Базы  данных (БД) составляют в настоящее  время основу компьютерного обеспечения  информационных процессов, входящих практически  во все сферы человеческой деятельности.

      Действительно, процессы обработки информации имеют  общую природу и опираются  на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных  данных. Базы данных являются эффективным  средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

      Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность  наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

      Так как автоматизированная система  затрагивает организацию процессов  делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб  делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно – необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

 

1.3.1 ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ЗАДАЧ ВХОДЯЩИХ В КОМПЛЕКС

      На  сегодняшний момент практически  все обозначенные выше задачи уже  автоматизированы. В качестве инструмента автоматизации была избрана среда программирования Borland Developer Studio 2006.

      До  сих пор сравнительный анализ работы предприятия происходил за счет использования MS Excel, данные для которого заносились бухгалтером каждого предприятия из 1С:Бухгалтерия 7.7 в вольной форме, что доставляло большое неудобство для руководителя и главного бухгалтера сети магазинов «Купеческий».

      Учет велся следующим образом:

      - все счета в процессе работы заполнялись в текстовом редакторе на основе типовых бланков;

      - реализация, внереализационные доходы, постоянные затраты, переменные затраты, и прочие затраты определялись на основе 1С: Бухгалтерия 7.7.

      В начале месяца бухгалтер сводил всю информацию по доходам и расходам прошедшего месяца в сводную таблицу Excel неструктурированным образом.

      Основными проблемами существующего учета были: отсутствие оперативности в обновлении данных, дублирование данных и вызванная этим постоянная необходимость перепроверки всей отчетности. Из-за отсутствия унификации, данная автоматизация хотя и помогала справиться с необходимым учетом, отнимает слишком много рабочего времени у бухгалтера.

      Очевидно, что для успешного функционирования предприятия требовалось построение более эффективной схемы автоматизации учета, которая позволила бы вести учет и печать отчетов.

      Исходя  из вышесказанного потребовалось разработать автоматизированную систему, где была собрана и структурирована информация обо всех значимых процессах отделов и магазинов сети «Купеческий», по видам доходов и расходов, производился сравнительный анализ между предприятиями, данная информация предоставлялась для бухгалтеров и руководителей.

1.3.2 ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ И СОЗДАНИЯ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

      ООО «Купеческий» в области учета денежных средств присущи следующие недостатки (рисунок 1.2): 

      

Рисунок 1.3 - Недостатки, присущие деятельности предприятия в рамках учета денежных средств 

      Представленные несовершенства приводят к увеличению трудоемкости  обработки информации, а также невозможности в короткие сроки сформировать гибкие отчеты и, как следствие, низкой оперативности деятельности. Порой, когда после обработки информации нужно принять быстрое решение по конкретным вопросом. Анализ осуществляется руководителем значительно дольше, чем бы было желательно.

      Для решения поставленных задач разумно  использовать вычислительную технику, призванную значительно ускорить процессы сбора  и обработки информации, исключить из процесса обработки  информации человеческий фактор (тем  самым значительно снизить риск недостоверности информации, возможный при осознанном или неосознанном искажении информации человеком). Оправдано также создание программного обеспечения данной задачи в рамках существующего программного комплекса для организации единой базы данных, средств доступа к этим сведениям и их систематизации и агрегирования. Комплекс программ должен охватывать функции: обеспечение диалога и организация решения функциональных задач пользователя, управление базами данных, выдача справочной и отчетной информации.

      С целью решения задачи целесообразно  также создание автоматизированного  рабочего места (АРМ) диспетчера. АРМ – это персональный компьютер, оснащенный совокупностью персонально ориентированных, функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте. Обоснованность использования программного обеспечения очевидна, так как  именно оно определяет основные возможности АРМ, широту и полноту выполнения функций сотрудника и возможность применения различных технических устройств. АРМ диспетчера предполагает внесение информации о доходах и расходах в единую базу данных.  

1.3.3 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАДАЧИ

      Информационное  обеспечение - совокупность форм документов нормативной базы (внемашинное информационное обеспечение) и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации (внутримашинное информационное обеспечение), которая используется в информационный системе при ее функционировании. При проектировании информационного обеспечения руководствуются следующими принципами:

• целостность и единство информации;
• контроль и защита от несанкционированного доступа;
• стандартизация и унификация данных;
• адаптивность;
• минимизация усилий по вводу и выводу информации.

      Требования, предъявляемые к информационному  обеспечению:

1. полнота – достаточность информации для выполнения всех функций, предусмотренных к автоматизации;
2. использование всего набора классификаторов, существующих на предприятии для кодирования информации;
3. информационное обеспечение данной системы должно быть совмещено с информационным обеспечением других систем, взаимодействующих с данной;
4. формы документов должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика;
5. в информационной системе должны быть предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контролю идентичности информации в базе данных.

      Внемашинное информационное обеспечение включает методические инструктивные материалы (совокупность государственных стандартов), систему классификации и кодирования информации, а также систему документации. Автоматизированная система учета использует общероссийские (система обозначения единиц измерения, общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства, общероссийский классификатор предприятий и организаций, банковские идентификационные коды, идентификационные коды налогоплательщиков и т.д.) и локальные (номенклатура продукции, клиенты предприятия и т.д.) классификаторы предприятия. В качестве системы документации рассматривается комплекс взаимосвязанных документов, которые необходимы для управления экономическим объектом, где документ – материальный объект, который содержит информацию, оформленный в установленном порядке и имеет правовое значение. Систему документации составляют:

• входные документы;
• выходные документы;
• нормативно-справочные документы.

      Стоит отметить, что электронный документооборот  имеет следующие преимущества:

• полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями;
• уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов;
• быстрое создание новых документов из уже существующих;
• поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи;
• сокращение времени поиска нужных документов.

      Внутримашинное  информационное обеспечение – совокупность всех данных системы на машинных носителях, сгруппированных по определенному признаку, в виде организованных массивов и баз данных, а также информационных связей между ними. Для решения поставленной задачи сравнительный анализ доходов предприятий наиболее экономически и технически оправданным является создание  единого информационного пространства.

      Это подразумевает существование следующих  возможностей:

• удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;
• доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;
• средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;
• сохранения целостности данных в общей базе данных;
• полнотекстового и реквизитного поиска информации;
• защищенность информации;
• удобства настройки на конкретные задачи пользователей и т.д.

      Системы на основе баз данных мощнее, чем  просто файлы, поскольку данные в  них лучше структурированы. В  эффективно организованной базе данных отсутствуют дублирующиеся данные, которые пользователю или приложению приходится обновлять одновременно. Связанные данные сгруппированы в единую структуру – запись, причем между этими структурами (записями) можно определять связи.

      При использовании файлов данных приложение необходимо запрограммировать для работы с конкретной структурой файла, а база данных содержит каталог, с помощью которого приложения определяют способ организации данных.

      В качестве программного обеспечения  для разработки автоматизированной информационной системы была выбрана объектно-ориентированная среда для визуального проектирования Borland Developer Studio 2006.

      Среда Borland Delphi является одним из популярнейших  средств разработки прикладных программ (приложений).

      Версии Turbo Explorer – это готовые решения для студентов, любителей и непрофессионалов, желающих быстро освоиться с программированием для Windows и .NET на языках C++, C# и Delphi. Версии Turbo Professional предназначены для энтузиастов и независимых профессионалов, которым требуются наиболее гибкие, мощные и удобные среды разработки приложений для Windows и .NET.