Шпаргалка по «Экономической теории»

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Пересмотр положении следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

                                  Структура положения о службе  ДОУ

Общие положения

Цели, задачи службы

Функции

Права

Руководство

Ответственность

Взаимоотношения

с другими структурными подразделениями.

 

 

8. Унификация и  стандартизация управленческой  документации. Принципы и методы  унификации.

Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.

Принципы унификации

Основными принципами унификации документов являются:

унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.  Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники; стабильность требований к документации.  Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.

                                                  Методы унификации

Основными методами унификации документов являются методы построения единого формуляра (формуляра-образца) и математического моделирования.

 

 

9. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации (ОРД), назначение, особенности, содержание и формуляр-образец

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

В настоящее время в состав УСОРД  входят:

 

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;

пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;

альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Формуляр-образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением.

Формуляр-образец устанавливает формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение реквизитов.

 

 

10. Виды бланков организационно-распорядительных документов и требования к их составлению. Постоянные реквизиты бланка.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

                                                                 Виды бланков:

1. бланк  для письма 

2. общий  бланк

3. специальный  бланк изготавливается, если документооборот  превышает 200 документов.

  При разработке бланков могут  использоваться листы бумаги  формата А4 и А5 (для 5-7 строк)

На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Название конкретного вида документа (кроме письма) наносится на общий бланк.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров палей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ регулируются актами законодательства РБ.

                                           Постоянные реквизиты бланка

1. Гос. Герб. РБ
2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
3. Наименование вышестоящей организации
4. наименование организации
5. Наименование структурного подразделения
6. Почтовый адрес отправителя
7. Коммуникационные и коммерческие данные
8. Название вида документа

Место составления или издания документа.

 

11. Характеристика заполняемых реквизитов. Название вида документа, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату входящего документа.

 Заполняемые  реквизиты – реквизиты требующие заполнения на бланке.

Название вида документа

Указывается на всех видах документов, за исключением писем. Этот реквизит печатают прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков на 2-х языках реквизит повторяют на 2-х языках.

Дата

 Дата в тексте и  в других реквизитах оформляется  цифровым либо словесным способом(нормативно-правовые акты, док. Финансового характера). Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день, месяц, год.

Индекс документа

Условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документов, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

 Для внутренних документов  – это обычный порядковый номер  с начала года в пределах  каждого вида документа в течении календарного года.

Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 – индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, 53 – порядковый номер отправляемого документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа .

Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.

 

 

12. Варианты адресования документов (реквизит адресат), в том числе и иностранному корреспонденту. Различие между реквизитами «Адресат» и «Адресант».

Реквизит адресат:

Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.

 Адресат – сложный  реквизит, включающий в себя следующие  части:

 Наименование учреждения  и структурного подразделения (в  именительном падеже);

 Указание должности  и фамилия получателя (в дательном  падеже);

 Почтовый адрес.

 Например:

 Белорусский филиал  «Мосэнергобанк»

 Начальнику управления  инженерно-инвестиционной

 деятельности г-ну  Давыдову О.М.

 ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ.

Если документ направляется частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

 На документе не  должно быть более четырех  адресатов; если их больше, составляется  список на рассылку и на  каждом экземпляре пишется один  адресат.

При адресовании документов иностранным корреспондентам следует придерживаться международных почтовых правил. Обычно письма адресуются в организацию или конкретному лицу без указания должности. Сначала указываются фамилия и инициалы, затем название организации, номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города, название страны.

АДРЕСАТ - тот, кому адресовано письмо, телеграмма, почтовое отправление.

Адресант — отправитель документа

 

13.Характеристика способов согласования и удостоверения документов.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита Подпись в левом нижнем углу документа. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Отказываться от согласования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем ставится отметка: Замечания прилагаются. Как правило, виза согласования проставляется на первом экземпляре документа. Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации. На внутренних документах визы согласования ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте.

Печать на документе

На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Как правило, документы, оформленные на бланках и подписанные, проставления печати не требуют (за исключением финансовых).