Шпаргалка по «Экономической теории»

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом

 

37. Технологический  процесс обработки исходящих  документов. 
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 2): 
разработку проекта документа в структурном подразделении; 
согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; 
утверждение документа руководством; 
регистрацию документа; 
экспедиционную обработку документа. 
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. 
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

 

 

39.Составление  номенклатуры дел. 
В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в ОО, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.

 

 

40.Формирование и оформление  дел 
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел: 
1) номинальный,2) предметно-вопросный,3) авторский,4) корреспондентский,5) географический,6) хронологический. 
Номинальный признак - основание - название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.).Предметно-вопросный признак - основание - содержание документов (например, сводки, докладные записки по вопросу прогулов).Авторский признак - группировка в дела документов одного автора. Корреспондентский признак - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.Географический признак позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.Хронологический признак - группировка в дела документов одного периода.Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам. 
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.  
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.  
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: 
подшивку или переплет дела; 
нумерацию листов дела; 
составление листа-заверителя; 
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

 

 

41.Подготовка документов  к передаче дел на архивное  хранение.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Лучше всего расположить архив в специально выделенном архивном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

В задачи архива входят:

● прием, учет и хранение завершенных дел;

● информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

● организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Архив принимает дела по описям и номенклатуре дел.Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист и секретарь-референт. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. Срок «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок хранения определяет само предприятие.При исчислении сроков хранения учитываются только годы  (день и месяц составления документа значения не имеют). Так, например, переписка за 1997 год с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2001 года.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по з/пл, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Нельзя уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

● документы, предназначенные для архивного хранения;

● документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

● расположить документы в хронологическом порядке;

● пронумеровать (в правом верхнем углу);

● подшить заверительный лист;

● составить внутреннюю опись дел;

● переплести его или прошить в 4 прокола;

● на обложке указать количество листов, срок хранения, заголовок и крайние даты дела.

 

 

42.Архив учреждения. Сроки хранения документов.

"Основные  правила работы архивов центральных  и местных органов государственной  власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики  Беларусь" являются нормативным  документом, регламентирующим деятельность  ведомственных архивов и архивов  негосударственных учреждений, организаций  и предприятий республики. В них  изложены правовые основы деятельности, задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам  дел; методика проведения экспертизы  ценности документов; порядок формирования  и оформления дел, уничтожения  документов временного хранения, составления научно-справочного  аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности  и использования документов, а  также другие вопросы, связанные  с работой указанных архивов.

Государственная архивная служба контролирует состояние делопроизводства в государственных органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с законодательством (ст. 26 Закона N 3277-XII).

Кроме достаточно жесткой нормативно-правовой регламентации документооборота предприятия, правильное построение работы с документами, четкая организация документооборота являются одним из факторов отлаженной и систематизированной работы любой фирмы, позволяющей не только эффективно использовать документы и связанные с ними ресурсы, но также легко и быстро передавать их под ответственность того или иного должностного лица при приеме/увольнении сотрудников и, порой самое главное, вовремя и просто отыскать необходимую информацию или документальное подтверждение.

Согласно Основных  правил работы архивов центральных и местных органов государственной   власти   и   управления,   учреждений,   организаций  и предприятий  Республики  Беларусь, утвержденных Государственным комитетом по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от 30.04.1997 N 5 , каждая  организация  должна  разработать  свое  положение об архиве, определив  в  нем  правовой  статус  архива, его задачи, функции и права, источники  комплектования и состав  документов,  поступающих на  хранение (подп. 14.1.)

Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством

Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив - по месту их создания (оперативное хранение).

Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.

Уничтожению подлежат:

дела временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков оперативного хранения;

дела, не подлежащие передаче в государственный архив по истечении сроков хранения.

Отбор документов для уничтожения производится при проведении экспертизы их ценности. По результатам экспертизы на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором акт составлен.

 

 

 

 

 

 

 

 

43.Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов с грифом «КТ», предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под роспись ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности КТ предприятия может быть закреплен в трудовом договоре с работником. Если сведения из «Перечня…» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра,

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п

На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись», «Фамилия исполнителя»), например:

Составлен в 2 экз.

1 экз. – в адрес

2 экз. – в дело  № 10-05

На обороте документа руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Разрешаю:

1. Петров А. В.
2. Сидоров Ю. П.

Подпись руководителя

Дата

Отработанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же лицом с подтверждением факта уничтожения с последующей записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно в журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).

 

Все поступающие документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь. При поступлении проверяется его цельность, количество листов и экземпляров, наличие приложений. В случае отсутствия одного или нескольких документов составляется акт в 2-ух экз., один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. В начале дела подшивают внутреннюю опись документов, содержащихся в нем, а в конце дела — лист-заверитель дела. Хранятся такие дела в сейфе.

Движение (выдача и возврат) документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

 

Выданный для работы документ с грифом «КТ» подлежит возврату в тот же день. С разрешения руководства отдельные документы могут находиться в течение определенного срока, необходимого для выполнения работы с ним. При возврате документа  с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет  количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.