Аудиторская проверка

(См. трудовой договор от 01.09.2006 Хорошун Т.В.: нет № трудового договора, нет печати, не указан оклад в руб., надбавка пишется не «по решению администрации», а по «положению об оплате труда», нет разделов: местонахождение Работника, права и обязанности Работника, права и обязанности Работодателя, рабочее время и время отдыха работника,  социальные гарантии Работника,  ответственность Работника, срок действия трудового договора, адреса и подписи сторон).

См.трудовые договоры Халеевой Ю.В., Болдырева Н.В., Умимновой Т.Н.- недостатки в этих документах идентичны.

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, утвержденной Госкомстатом России, обязательно.

Поскольку названные  Правила относятся к актам  трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении  в личную карточку записей, внесенных  в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек). Ответственность за это нарушение определяется в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной Постановлением Госкомстата  России N 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 4 апреля 2004 г. Личные карточки, заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, замене не подлежат.

Личные карточки заполняются на работников на основании  приказа о приеме на работу. В  соответствии со ст. 65 ТК РФ при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником.

Требования  по ведению личной карточки формы  № Т-2 не выполнены и (только приобретены  бланки и начато оформление). 

В настоящее  время применяются трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003 годов. Все три образца действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками.

Бланки трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, введены в действие с 1 января 2004 г.

Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:

- в приходно-расходной  книге по учету бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее;

- в книге  учета движения трудовых книжек  и вкладышей.

Хранение трудовых книжек работников обеспечено (в сейфе).

 

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем.

Личные дела работни ков требуют основательной  доработки.

 

К документам, регулирующим социально-трудовые отношения в  организации, относится коллективный договор, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (Закон РФ от 11 марта 1992 г. N 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях"). Коллективный договор может заключаться на уровне не только организации в целом, но и обособленных структурных подразделений.

В статье 41 ТК РФ дан примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в  коллективный договор.

В ТК РФ указаны  следующие виды соглашений:

- генеральные,  устанавливающие общие принципы  регулирования социально-трудовых отношений на федеральном уровне (например, между Общероссийским объединением профсоюзов, Общероссийским объединением работодателей и Правительством РФ);

- межрегиональные,  устанавливающие общие принципы  регулирования трудовых отношений  и связанных с ними экономических отношений на уровне двух и более субъектов РФ;

- региональные, устанавливающие общие принципы  регулирования социально-трудовых  отношений на уровне субъекта  РФ (например, между действующими  в регионе объединениями работодателей,  работников и органами исполнительной власти);

- отраслевые (межотраслевые), определяющие общие условия оплаты труда, трудовые гарантии и льготы работникам отрасли (отраслей);

- территориальные,  устанавливающие общие условия  труда, трудовые гарантии и  льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.

Коллективный  договор данного учреждения не относится  не к одному из видов соглашений, зарегистрирован на основе типового.

 

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, код по ОКУД - 0301020. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. Графики отпусков работниками кадров не представлены.

Рекомендуем разработать все недостающие кадровые документы, указанные в Табл.1 и 2, оформить и вести журналы учета, перечисленные в Табл.4 и разработать и принять приказы, имеющие правовой характер, указанные нами в Табл.4.

Разработать и утвердить Положении о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне, Положение о структурном подразделении, Положение об оплате труда и премировании, а также Стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов, т.к. требования по Унифицированной системе документации в организации не соблюдаются.

Оформить кадровые документы в  соответствии с требованиями, утвержденными  Постановлением Госкомстата России № 1об унифицированных формах кадровых документов, а именно: приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы о прекращении трудового договора.

Внести в Устав учреждения пункт «Учёт, хранение кадровых документов и передача их в архив».

Разработать и  утвердить в учреждении Штатное  расписание.

Утвердить конкретные размеры окладов (тарифных ставок) по должностям.

 

10. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

Аудит проводился в целях установления соответствия порядка бухгалтерского и налогового учета расчетов с  подотчетными лицами требованиям основных законодательных и нормативных  актов, используемых при расчетах с  подотчетными лицами:

- Бюджетного кодекса;

- Трудового кодекса;

- Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

- Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

- Указания о порядке применения  бюджетной классификации Российской  Федерации, утвержденные Приказом  Минфина России от 08.12.2006 N 168н;

- Инструкции по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н;

- Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Советом Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40.

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):

- приказ (распоряжение) о направлении  работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

- командировочное удостоверение  (форма N Т-10);

- служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма N Т-10а);

- авансовый отчет (форма N АО-1).

В Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 указано, что составление  перечисленных документов обязательно.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N Т-10а. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.

По возвращении из командировки в графе "12" (краткий отчет  о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания работником, ставит подпись и дату. Заполнение графы "Составление отчета" является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки.

В учетной политике Университета за 2007 год не нашел отражение порядок выдачи средств в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы:

-  утверждение руководителем  круга подотчетных лиц; 

- предельный размер и срок  использования подотчетных средств  на хозяйственные 

      нужды;

- срок отчетности по командировочным  расходам;

В РГСУ отсутствует Положение о  служебных командировках.

При проведении аудита нами изучены следующие документы:

- бухгалтерская отчетность по состоянию на 31.12.2007;

- регистры синтетического и аналитического учета по счету «Расчеты с подотчетными лицами» -  Журналы операций № 3-2 за 2007год;

- первичные учетные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

- формы АО-1 «Авансовый отчет» с приложениями;

- приказы и иные документы.

 

В ходе проверки установлено:

1. служебное задание и отчет  о выполнении задания присутствовали  только в авансовых отчетах  НИИ РГСУ, но составлены они были  не по унифицированной форме N Т-10а.;

2. оформление остальных авансовых  отчетов не соответствуют существующим  требованиям:

- отсутствует служебное задание и отчет о выполнении задания (указанное нарушение носит систематический характер)

-  командировочные удостоверения  не содержат цели командировки;

- на обороте командировочного  удостоверения допускаются исправления в датах прибытия и убытия или даты не проставлены совсем;

- на первой странице авансового  отчета при внесении остатка или выдаче перерасхода не проставляется  № и дата РКО и ПКО. Расписка не заполняется и не выдается подотчетному лицу;

- в авансовых отчетах не подтверждается  руководителями подразделений целесообразность  произведенных расходов или стоит подпись без расшифровки;

- на обороте командировочного  удостоверения допускаются исправления в датах прибытия и убытия или даты не проставлены совсем;

- допускаются нарушения срока отчетности по командировочным расходам

№ п/п	Ф.И.О. подотчетного лица	№, дата авансового отчета	Срок командировки
1	Аксенова Е.А.	№ 457 от 18.06.2007г.	с 28.05. по 07.06.2007г.
2.	Бобыльченко В.Ю.	№ 473 от 28.06.2007г.	с 15.06. по 23.06.2007г.
3.	Василенко Ж.А.	№ 456 от 14.06.2007г.	с 03.06. по 07.06.2007г.
4.	Василенко И.Т.	№ 464 от 19.06.2007г.	с 02.06. по 12.06.2007г.
5.	Васильков Г.В.	№ 454 от 13.06.2007г.	с 04.06. по 08.06.2007г.
6.	Веремеенко А.А.	№ 476 от 28.06.2007г.	с 11.06. по 19.06.2007г.
7.	Дудникова В.В.	№ 474 от 28.06.2007г.	с 11.06. по 18.06.2007г.
8.	Иванов М.Ю.	№ 454 от 13.06.2007г.	с 04.06. по 08.06.2007г.
9.	Котельников В.П.	№ 461 от 19.06.2007г.	с 07.06. по 10.06.2007г.
10.	Лилеева Л.Р.	№ 458 от 18.06.2007г.	с 26.05. по 07.06.2007г.
11.	Шилов В.А.	№ 471 от 28.06.2007г.	с 20.06. по 21.06.2007г.
12.	Аксенова Е.А.	№ 509 от 06.07.2007г.	с 28.06. по 29.06.2007г.
13.	Замятин А.В.	№ 502 от 06.07.2007г.	с 26.06. по 28.06.2007г.
14.	Краснощеков С.В.	№ 564 от 17.09.2007г.	с 23.07. по 01.08.2007г.
15.	Еремин В.Д.	№ 544 от 06.09.2007г.	с 15.08. по 29.08.2007г.
16.	Сагамонова Г.В.	№ 542 от 06.09.2007г.	с 15.08. по 29.08.2007г.