Аудит учета движения товаров в торговле

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1.2 Документальное  оформление учета движения товаров  в торговле

 

        Основу хозяйственной деятельности торговых организаций составляет совокупность торгово-производственных операций, имеющих большой объем документооборота. Документооборот как элемент учетной политики торговой организации выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета, но и является базой для принятия различного рода управленческих решений.

        По общему правилу, вытекающему из статьи 4 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ (далее – Закон N 402) торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель, утверждающим своим приказом  учетную политику. Вместе с учетной политикой утверждаются:

- формы первичных документов, по  которым не предусмотрены типовые  формы документов;

- формы документов, которые будут  использоваться торговой фирмой для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и  технология обработки учетной  информации.

Общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются:

- создание (получение) первичного  документа;

- передача его в бухгалтерскую  службу организации;

- принятие его к учету, что, в  свою очередь, предполагает его  проверку, обработку и внесение данных в соответствующий бухгалтерский регистр;

- передача документов в архив.

 Разработка такого графика документооборота входит в обязанности главного бухгалтера торговой компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Закон N 402 обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции первичными учетными документами. Торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России. И только в случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно разработанные формы учетных документов при условии того, что они содержат все обязательные реквизиты, а их применение закреплено учетной политикой компании.

Торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи с чем можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа.

1. Приемка товара. При приемке товара торговые фирмы

руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Как следует из п. 2.1.5 указанных рекомендаций, порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависят от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и т.д.

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара в соответствии с заключенными договорами с поставщиками, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12. Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная N 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).

Для документального оформления приемки товаров по качеству количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора Госкомстатом России предусмотрен акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1. На  практике обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N ТОРГ-12. Объяснением тому являются Указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Составляется форма N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров на учет. Следовательно, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать как расходным, так и приходным товарным документом, это указано и в п. 2.1.2 Методических рекомендаций. Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

- акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);

- акт об установленном расхождении  по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности - с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и покупателя или представителем организации-покупателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Подписываются акты всеми членами комиссии, в случае отказа любого члена комиссии от подписи акта об этом делается соответствующая отметка в самом акте. Подписанные акты с приложением всех соответствующих документов (накладных, счетов-фактур и т.д.) передаются под расписку в бухгалтерскую службу организации для направления претензии поставщику или перевозчику.

Утверждает акт руководитель торговой организации, он же принимает решение о направлении претензионного письма. Форма акта N ТОРГ-2 оформляется при приемке товаров отечественного производства и составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации-покупателя, второй обычно прикладывается к претензионному письму, направляемому в адрес поставщика или перевозчика, третий вручается представителю поставщика, участвующему в актировании товара, а четвертый вручается перевозчику.

При актировании товаров, поступивших от иностранных поставщиков, используется форма акта N ТОРГ-3, составляемая в пяти экземплярах.

2. Продажа товара. Для оформления операций продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организацией используется товарная накладная формы N ТОРГ-12. Выписывается она уполномоченным лицом торговой организации в двух экземплярах и содержит следующую информацию:

- наименование, адрес, телефон, факс  и реквизиты обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика;

- номер и дата транспортной  накладной;

- должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую отгрузку. Помимо самих подписей в товарной накладной в обязательном порядке приводятся расшифровки подписей указанных лиц.

Если условиями договора купли-продажи или поставки предусмотрено, что доставка товара осуществляется силами продавца, то, необходимо заполнить товарно-транспортную накладную формы N 1-Т (далее - ТТН).

 ТТН состоит из двух разделов:

- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго - используется для оприходования;

- транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя - заказчика автотранспорта с транспортной организацией, выполнившей перевозку груза. Грузоотправитель составляет ТТН на перевозку груза автотранспортом для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Причем она выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах:

- первый остается у самого  грузоотправителя и является у него основанием для списания товарно-материальных ценностей;

- второй, третий и четвертый  экземпляры, заверенные подписями  и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

- второй передается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются  организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Особенностью торговых организаций, ведущих суммовой учет товаров, является то, что такие организации движение товара оформляют посредством товарного отчета формы N ТОРГ-29. Составляется этот документ материально ответственным лицом за определенный период времени, Обычно в качестве такого периода выступает декада.

Ответственным за составление товарного отчета выступает материально ответственное лицо розничной торговой организации. Составляется товарный отчет за установленный период времени в двух экземплярах. Он содержит приходную и расходную части. В приходную часть товарного отчета переносится остаток товара на начало отчетного периода, взятый из предыдущего отчета, а ниже отражается поступление товара по сопроводительным документам. Затем определяется сумма товаров, поступивших в магазин (отдел, секцию) за отчетный период, и выводится итог с учетом суммы остатка.

В расходную часть товарного отчета материально ответственное лицо вносит номера и даты документов, подтверждающих выбытие товаров (выручка от продажи товаров, определяемая по данным кассовых суммирующих отчетов, накладные на возврат товаров на склад и др.). После чего подсчитываются общие данные по выбывшим товарам и определяется остаток товаров и тары на конец отчетного периода.

Отчет подписывается материально ответственным лицом и вместе с подтверждающими документами сдается в бухгалтерскую службу компании на проверку. Проверенный отчет подписывается бухгалтером. Второй экземпляр товарного отчета остается у материально ответственного лица.

Все первичные учетные документы, созданные или полученные организацией, передаются в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота. Там документы проверяются, причем проверка состоит из трех этапов.

Вначале документ проверяется по существу, т.е. проверяется законность операции, оформленной документом. Если у бухгалтера возникли по этому поводу сомнения, он должен поставить об этом в известность главного бухгалтера. Затем проводится проверка документа на качество его заполнения. На заключительной стадии проверки производится:

- группировка документов по  однородным признакам, позволяющая  получить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств фирмы за отчетный период;

- проверка арифметических результатов  и итоговых значений, а также  правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа;

- таксировка и контировка документа;

Проверенный и принятый к учету документ в обязательном порядке помечается специальной отметкой во избежание его повторного использования.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются регистры бухгалтерского учета, состав которых определяется торговой фирмой самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Обработанные первичные бухгалтерские документы текущего месяца, относящиеся к определенному участку бухгалтерского учета, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

          Бухгалтерская документация текущего года хранится в бухгалтерской службе, а по его окончании передается в архив. В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства хранение бухгалтерской документации осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Нарушение требования законодательства Российской Федерации о сохранности документации может привести к очень серьезным последствиям как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Методика проведения аудиторской проверки учета движения товаров