Бухгалтерский баланс

Ответственности за то, что  компания не провела инвентаризацию, нет. Поэтому многие бухгалтеры либо не проводят ее вовсе, либо отражают ее результаты лишь на бумаге, чтобы соблюсти формальные требования закона. А зря. Эта процедура помогает как минимум  найти и вовремя исправить  ошибки, допущенные в бухгалтерском  учете, выявить недостачи и при  необходимости привлечь тех или  иных лиц к ответственности. Кроме  того, если компания должна проходить  обязательный аудит, при отсутствии инвентаризации ей могут отказать в  выдаче положительного заключения. Также  при отсутствии обязательной инвентаризации налоговики могут признать бухгалтерскую  отчетность недостоверной. Это влечет за собой начисление штрафных санкций  как для самой компании, так  и для ее должностных лиц. [6]

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель компании. Их закрепляют в качестве элемента бухгалтерской учетной  политики фирмы. Законодательством  определены случаи, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке*(39). Перечислим некоторые из них:

- при передаче какого-либо  имущества в аренду, его выкупе  или продаже;

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

- при смене материально  ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности  инвентаризацию проводят при  смене руководителя коллектива (бригадира), выбытии из коллектива (бригады)  более 50 процентов его членов, а также по требованию одного  или нескольких членов бригады;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или  ликвидации организации. [12]

Руководитель компании может  назначить инвентаризацию при смене  главного бухгалтера. Это необходимо, чтобы правильно передать дела новому главбуху. Кроме того, он вправе проводить  внеплановые, или внезапные, инвентаризации. Обычно они необходимы, чтобы пресечь  злоупотребления со стороны лиц, которым вверены материальные ценности компании. Собственники фирмы (участники  или акционеры) могут назначить  инвентаризацию при смене ее руководителя.

Для проведения инвентаризации в компании должна быть создана инвентаризационная комиссия. Ее назначает руководитель фирмы своим приказом. Для этого  документа установлена типовая форма ИНВ-22. Она, как и все остальные типовые формы, которыми оформляют инвентаризацию, утверждена Госкомстатом России. В состав комиссии включают представителей администрации фирмы, работников бухгалтерии, других необходимых специалистов (например, инженеров, экономистов, техников). При необходимости в нее могут войти работники службы внутреннего аудита (если таковая в компании есть) или представители аудиторских фирм. Лица, которые не являются сотрудниками компании, должны иметь доверенность от фирмы на право участвовать в инвентаризации. При этом отсутствие хотя бы одного из членов комиссии, утвержденного приказом руководителя компании в качестве такового, является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. [16]

Приказ о назначении комиссии (Приложение 2). Его регистрируют в специальном журнале. Для него также предусмотрена типовая форма ИНВ-23. В нем, в частности, указывают реквизиты приказа о проведении проверки и назначении комиссии, ее состав поименно, виды инвентаризируемого имущества и обязательств. (Приложение 3)

Инвентаризация может  быть полная или частичная. При полной проверяют все виды имущества  и обязательств компании. При частичной - лишь отдельные объекты учета (например, только товары или денежные средства).

Таблица 2.3.1 Виды инвентаризации

Причина проведения инвентаризации	Виды инвентаризации	Виды инвентаризируемого имущества и обязательств
Передача имущества в  аренду, его выкуп или продажа	Обязательная, плановая, частичная	Имущество, которое является предметом аренды, выкупа или продажи (например, основные средства, долгосрочные вложения в материальные ценности и  т.п.)
Составление годовой бухгалтерской  отчетности	Обязательная, плановая, полная	Все виды имущества и обязательств компании. При этом инвентаризацию основных средств можно проводить  только один раз в 3 года, библиотечных фондов - один раз в 5 лет. Инвентаризацию имущества, наличие которого проверялось  не ранее 1 октября, допускается не проводить
Смена материально ответственных  лиц	Обязательная, плановая, частичная	Имущество, которое было вверено материально ответственному лицу
Выявление фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества	Обязательная, плановая, частичная	Имущество, в отношении  которого есть подозрения или выявлены факты хищения, злоупотребления, порчи
Стихийное бедствие, пожар, другие чрезвычайные ситуации	Обязательная, плановая, частичная	Имущество, которое пострадало в результате чрезвычайной ситуации
Реорганизация или ликвидация компании	Обязательная, плановая, полная	Все виды имущества и обязательств компании на момент реорганизации или  ликвидации
Проверка добросовестности материально ответственных лиц	Необязательная, внеплановая, частичная	Имущество, которое было вверено материально ответственным  лицам

Порядок проведения инвентаризации определен специальными Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России. По этому документу основные цели этой процедуры:

- выявление фактического  наличия имущества, как отраженного,  так и не отраженного в бухгалтерском  учете;

- сопоставление фактического  наличия имущества с данными  бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения  в учете обязательств.

В ходе инвентаризации сотрудники компании (инвентаризационная комиссия) проверяют фактическое наличие  имущества путем его пересчета, взвешивания и обмера. Это делают при обязательном присутствии материально  ответственных лиц. Правильность учета  обязательств, расходов, нематериальных активов проверяют на основании  бухгалтерских документов. [16]

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и  финансовых обязательств

Порядок проведения инвентаризации зависит от вида имущества и финансовых обязательств, в отношении которых  устанавливается полнота и достоверность  информации. [8]

Особенности инвентаризации амортизируемого имущества

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации в них должны быть внесены  соответствующие исправления и  уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи, составленные по форме № ИНВ-1, полное их наименование, назначение, инвентарные номера и  основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации, а также  наличие документов, подтверждающих государственную регистрацию этого  права.

По результатам инвентаризации амортизируемого имущества составляется сличительная ведомость по форме  № ИНВ-18. В этой ведомости отражаются все расхождения между фактическим  наличием имущества и имуществом, которое должно присутствовать в  организации по данным документов. Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  с учетом рыночных цен, а износ  определен по действительному техническому со стоянию объектов с оформлением  сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Инвентаризация  финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические  затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также  предоставленные другим организациям займы.

Инвентаризация ценных бумаг  проводится по отдельным эмитентам  с указанием в акте на звания, серии, номера, номинальной и фактической  стоимости, сроков погашения и общей  суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии  организации.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

• правильность оформления ценных бумаг;
• реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
• сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
• правильность переоценки ценных бумаг;
• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг  в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией  денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в депозитарий, заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок депозитария.

Суммы финансовых вложений в уставные капиталы других организаций, а также займов, предоставленных  другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами. (Приложение 4)

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, проводится в порядке расположения ценностей  в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в  разных изолированных помещениях у  одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно  по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит  для работы в следующее помещение.

По итогам проверки товарно-материальных ценностей, если выявлены несовпадения с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость  по форме № ИНВ-19.

Инвентаризация  незавершенного производства и расходов будущих периодов

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых  промышленным производством, необходимо:

• определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
• определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);
• выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики  и особенностей производства перед  началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные в  цехах материалы, покупные детали и  полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых  на данном этапе закончена.

Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на счете «Расходы будущих периодов» и отнесению  на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники  средств организации) исходя из документально  обоснованного срока и в соответствии с учет ной политикой организации.

Инвентаризация  денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от22.09.93 № 40.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, бланки строгой отчетности, бланки векселей, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и бланков  строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных  и конечных номеров тех или  иных бланков, а также по каждому  месту хранения и материально  ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем  сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валют ном и  специальных счетах, производится путем  сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухучета, с данными  выписок банков.

Инвентаризация  расчетов с дебиторами и кредиторами

Для подтверждения правильности отражения на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию расчетов:

• с банками и другими кредитными учреждениями;
• с контрагентами (покупателями, продавцами, заимодавцами и заемщиками и т. д.);
• с работниками (подотчетными лицами и теми работниками, которые получали ссуды, займы от организации).

При сверке расчетов с работниками  организации выявляются невыплаченные  суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы  переплаты работникам и причины  ее возникновения.