Выполнение и оформление кассовых операций

При зачислении денежных средств, поступающих  в адрес клиента, ответственный  исполнитель должен убедиться в  наличии на копии поступившего от плательщика документа подписи  работника банка-плательщика, т.е. проверить  подлинность документа. Особому  контролю подвергаются операции, связанные  с безналичными перечислениями средств  физических лиц во вклады. Это необходимо во избежание ошибок в зачислении средств владельцам счетов. При открытии и ведении ссудного счета клиента проверяется правильность составления срочных обязательств на погашение кредита и осуществляется повседневный контроль за своевременностью его погашения.

Отдельные виды банковских операций подвергаются двойному текущему контролю. Так, заявления на выдачу чеков и  чековых книжек, акцепт платежных  поручений помимо ответственного исполнителя  заверяются подписью контролера. Проверяются  и подписываются контролирующими  работниками все денежно-расчетные  документы и записи в аналитическом  учете по счетам военнослужащих и  граждан, основным средствам банка, прочим материальным ценностям, взысканию  штрафов с клиентов за нарушение  правил проведения расчетных операций, по расчетам с хозрасчетными предприятиями  банка, по формированию операционных доходов  и расходов банка и т.д. Двойного контроля требуют и операции по транзитам  и текущим субсчетам, по лицевым  пенсионным счетам, по счетам государственного бюджета, по ссудным счетам индивидуальных заемщиков. В отдельных случаях  по решению банка контролируются в аналогичном порядке и другие операции.

Особое внимание обращается на организацию  текущего контроля в процессе проведения операций с наличностью. Значительное место здесь отводится предварительному контролю при совершении расходных  кассовых операций. В этом случае проведение контроля возлагается на трех работников кредитной организации, участвующих  в этой операции: ответственного исполнителя, контролера и кассира. Задача организации  контроля на этом участке сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Задача контролера заключается в проведении проверки правильности оформления каждого  расходного кассового документа.

При получении клиентом наличных денег  по именному денежному чеку контролирующий работник должен удостовериться в наличия  на чеке отметки о предъявлении получателем  средств паспорта или другого  документа, удостоверяющего его  личность. Кроме того, в чеке или  расходном ордере должна быть его  расписка в получения средств. При  поступлении денежного чека происходит сличение подписи лиц, правомочных подписывать его, оттиска печати клиенте с имеющимися у ответственного исполнителя и контролера образцами, указанными в соответствующей карточке. Контролер и кассир сопоставляют также подпись ответственного исполнителя с имеющимся образцом. Тщательному контролю подвергаются все расходные кассовые документы и со стороны кассового работника.

За организацию текущего контроля несет ответственность главный  бухгалтер банка. Он непосредственно  контролирует правильность оформления операций по открытию расчетных и  текущих счетов клиентов, организует текущий контроль и ежедневное наблюдение за его проведением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы банка. В обязанности главного бухгалтера и его заместителя входит: осуществление  контроля за внесением исправлений в лицевые счета, открытием и закрытием счетов, начислением процентов по ним, движением бланков строгой отчетности и квитанций о приеме наличных денег. Главный бухгалтер банка ежедневно проводит проверку заключения кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и поступивших в вечернюю кассу; правильность формирования и хранения всех денежно-расчетных документов и другой учетной документации. Ежедневно им контролируется своевременность и качество составления сводки оборотов банковского баланса за день.

Тема 4.2. Последующий контроль кассовых операций. 
Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль.

Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов  и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.

При проверках  контролируется правильность учета  и оформления надлежащими документами  совершенных операций.

В процессе последующих проверок должны вскрываться  причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к  устранению недостатков.

Последующие проверки проводятся с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника проверялась в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в год.

Состав работников, привлекаемых к  проведению последующих проверок, помимо специальных работников по контролю, заместителей главного бухгалтера и  начальников отделов, определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых кредитной организацией операций.

Результаты  последующих проверок оформляются  справками; руководящие работники (руководитель или его заместители) кредитной  организации обязаны в пятидневный  срок после получения справки  о недостатках, выявленных при последующий  проверке, лично рассмотреть справку  в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые  меры для устранения причин, вызвавших  отмеченные недостатки.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

Исправление ошибочных записей в зависимости  от времени их выявления и бухгалтерских  регистров производится в следующем  порядке.

Ошибки  в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при  текущей, до заключения баланса, проверке лицевых счетов, исправляются путем  зачеркивания неправильно записанных сумм и написания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает  тонкой чертой всю запись и рядом  с зачеркнутой суммой делается надпись  «Не считать», заверяя эту надпись  своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные  регистры бухгалтерского учета.

Если  по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные  записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой, правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляются текущим днем два ордера – сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.

Ошибочные записи, выявленные после составления  баланса, должны исправляться обратными  записями по счетам, по которым сделаны  неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.

Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или (по его поручению) заместителем главного бухгалтера.

Исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых  первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями  для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр  остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.

В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу  была допущена неправильная запись, а  если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указываются должность  и фамилия исполнителя, а также  лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах.

В лицевом  счете против ошибочной записи, сумма  которой была впоследствии сторнирована, делается отметка «Сторнировано» с  указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер.

Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися  в книжке, главный бухгалтер ведет  учет ошибок в работе сотрудников, изучает  причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

В случае, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета  на другой счет либо в другую кредитную  организацию, бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета.

В целях  обеспечения составления годового отчета в целом по кредитной организации, получения полной и достоверной  информации о работе кредитной организации  часть операций за истекший год проводится заключительными оборотами в  соответствии с указаниями по составлению  годового бухгалтерского отчета.

Заключительными оборотами являются обороты по отдельным  счетам и операциям, проводимые в  новом году, но подлежащие учету  как обороты истекшего года.

Предельный  срок совершения заключительных оборотов устанавливается Банком России. Главный  бухгалтер кредитной организации  имеет право устанавливать срок совершения заключительных оборотов только по внутрибанковским счетам, не включая счета клиентов, с таким расчетом, чтобы не задержать перечисление остатков централизованных счетов и высылку годового отчета в установленный срок с учетом указаний Банка России по этому вопросу.

Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки  итогов оборотов, относящихся к прошлому году.

По внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.

На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись «По  заключительным оборотам». Документы  по заключительным оборотам подбираются  в отдельную пачку, но брошюруются  вместе с документами данного  дня по операциям нового года.

Сверка аналитического учета с  синтетическим по оборотам производится раздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а остатки сверяются в  обычном порядке.

До перечисления вышестоящему банку  остатки по транзитным счетам сверяются  с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов.

В период проведения заключительных оборотов, установленный Банком России (с 1 января по день окончания заключительных оборотов), в ежедневной оборотной ведомости по каждому счету второго порядка, по которому были проведены операции с заключительными оборотами, а также по итоговым строкам (по балансовым счетам первого порядка, разделам, по активу и пассиву и по строке «ВСЕГО ОБОРОТОВ») обороты показываются по двум отдельным строкам, по первой строке – обороты нового года, по второй – заключительные обороты. В этом случае в графе 3 «Наименование разделов и счетов баланса» ежедневной оборотной ведомости по первой строке указывается наименование счета второго порядка, а по второй строке – «ЗО» (заключительные обороты).

По окончании заключительных оборотов составляются оборотная ведомость  по всем заключительным оборотам, а  также оборотная ведомость за год и баланс на 1 января с включением заключительных оборотов.

 
Тема 4.3. Ревизия наличных денег  и ценностей.

Кредитная организация, ВСП проводят ревизии наличных денег не реже одного раза в год; при смене должностных  лиц, ответственных за сохранность  ценностей, кассового работника  ВСП; по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку кредитной организации, ВСП в соответствии с Инструкцией Банка России от 25 августа 2003 года N 105-И "О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального банка Российской Федерации", зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 сентября 2003 года N 5118, 28 января 2005 года N 6284, 15 ноября 2006 года N 8479, 23 апреля 2007 года N 9310 ("Вестник Банка России" от 9 декабря 2003 года N 67, от 9 февраля 2005 года N 7, от 20 декабря 2006 года N 70, от 25 апреля 2007 года N 23).

Необходимость проведения ревизий  наличных денег при временной  смене должностных лиц, ответственных  за сохранность ценностей, кассового  работника ВСП, при организации  посменной работы указанных работников, а также в других случаях определяется кредитной организацией.