Облік і аудит розрахунків зв виплатами працівникам Альянс Єланецького району

При проведенні перевірки аудитори мають право вимагати будь-які документи, які на їх думку, їм необхідні. Ці документи, відповідно, можна вилучати у підприємства. Мова йде про документи, які свідчать про приховування (завищення) сум по заробітній штаті.

Якщо виявлено розбіжності між даними синтетичного і аналітичного обліку слід встановити їх причини. Основними причинами розходжень можуть бути: підробки в розрахунково-платіжних відомостях і платіжних відомостях для приховування, розкрадання грошей з каси шляхом змови бухгалтера і касира. Сам спосіб розкрадання полягає в залишенні загальної суми грошей в останній колонці розрахунково-платіжної відомості «До видачі». Таку підробку аудитор виявляє підрахунком підсумків у розрахунково-платіжних відомостях як по рядках (горизонталі), так і по стовпчиках (вертикалі). Кінцеві підсумки звіряють із сумою, показаною у видатковому касовому ордері й у первинних документах щодо нарахування заробітної плати.

У такому разі арифметичній перевірці підлягають: розрахунково-платіжна (платіжна) відомість; видатковий касовий ордер, журнал обліку прибуткових і видаткових касових ордерів; касова книга (звіт касира), табелі обліку робочого часу, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати тощо.

Можуть бути випадки розкрадання грошей шляхом привласнення депонованих сум. Для цього касир разом з бухгалтером підробляють підпис депонента в розрахунково-платіжній відомості або у видатковому касовому ордері чи депонентській відомості.

У цьому випадку слід звірити депоновані суми за такими документами: депонентська відомість; реєстр депонованих сум: видатковий касовий ордер; особовий рахунок та картка депонента; журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів; касова книга й звіт касира; документ про прийняття на роботу або звільнення з роботи (наказ, розпорядження); розрахунково-платіжні відомості за попередній період із підписами депонентів.

Перевіряючі можуть також викликати окремих депонентів для підтвердження одержання ними відповідних сум.

Аудитор перевіряє правильність нарахування заробітної плати в ТОВ «Альянс» таким чином :

• з’ясовує правильність застосування розцінок способом зіставлення з документом, де вони передбачені, а також уточнює, чи відповідають стаж працівника, його розряд, тип підприємства, сезон, асортимент продукції тощо розцінкам;
• встановлює, чи правильно підраховано обсяг виконаної роботи й кількість відпрацьованого часу шляхом їх зіставлення з обліковими листками, нарядами, картами, подорожніми листами, табелем виходу на роботу, актам здавання-приймання виконаних робіт та іншими документами, прикладеними до меморіальних ордерів для нарахування заробітної плати;
• арифметично перевіряє правильність нарахованої суми шляхом множення розцінки на кількість днів роботи, на кількість виробленої продукції тощо.

Доцільно також перевірити, чи зафіксовані в розрахункових відомостях на оплату праці за другу половину місяця усі раніше виплачені протягом цього місяця суми (аванс, відпускні, допомога з тимчасової втрати працездатності).

Причинами відхилень між даними аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» можуть також бути перекручення даних внаслідок зловживань (завуалювання видатку грошей шляхом вилучення з фонду оплати праці різних виплат і утримань); неповне утримання авансів; повторне списання грошових документів з віднесенням виплат за ними в дебет рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам»; зменшення дебіторської або збільшення кредиторської заборгованості під час перенесення сальдо із однієї розрахункової відомості до іншої.

Порушення в господарстві щодо оплати праці можуть виникнути у зв’язку з:

• неправильним визначенням обсягів виконаних робіт (виявляють зіставленням обсягів робіт, вказаних у первинних документах з обліку праці, з аналогічними показниками технологічних карт, документів щодо оприбуткування готової продукції або контрольним обміром фактично виконаних робіт);
• неправильним застосуванням норм виробітку, тарифних ставок, посадових окладів і розцінок (визначають зіставлянням зі збірниками виробітку і тарифікаційними довідниками);
• включенням у документи з оплати праці прізвищ осіб, які не брани участі у виконанні конкретних робіт (виявляють зіставленням прізвищ працівників зі списковим складом підприємства, бригади, а також опитуванням окремих осіб, звіркою підписів);
• внесення у документи з обліку праці посадових осіб, не передбачених штатним розкладом (встановлюють зіставленням цих документів зі штатним розкладом).

Дійовий аудит за використанням коштів на оплату прані значною мірою сприяє зростанню продуктивності праці й зміцненню трудової дисципліни.

Перевірка витрачання коштів на оплату праці може бути успішно здійснена у ТОВ «Альянс» за умови вивчення правильності розрахункових показників з питань праці (чисельності працівників за трупами, категоріями, стану нормування праці, продуктивністю праці, використання робочого часу й коштів на оплату праці). Спочатку доцільно вивчити затверджені штатні розклади, встановити можливі штатні надмірності чисельності працівників. Невідповідність окремих посад фактично виконуваній роботі; завищені розміри посадових окладів. Для встановлення можливих відхилень - перевитрат чи економії фонду оплати праці, слід порівняти кошторисні дані зі звітними показниками. Показники з питань оплати праці податні у квартальних і річних звітах ТОВ «Альянс» зіставляють з даними бухгалтерського обліку При цьому аудитор користується П(С)БО 16 «Витрати». За цим положенням до складу прямих втрат на оплату праці включено заробітну плату та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт або наданні послуг, які можуть безпосередньо бути віднесені до конкретного об’єкта втрат.

У зв’язку з цим важливим питанням аудиту розрахунків з оплати праці у ТОВ «Альянс» Єланецького району є перевірка правильності застосування норм, посадових окладів і тарифних ставок, встановлених розцінок, а також положень про оплату праці й виплату преміальних винагород.

Дотримання тарифних сіток і ставок, посадових окладів можливо встановити шляхом їхнього порівняння зі штатним розкладом і перевіркою даних розрахунково-платіжних відомостей, табелів обліку використання робочого часу й розрахунку заробітної плати. Аудитор аналізує показники продуктивності праці й виявляє фактори, які впливають на зниження витрат на оплату праці (систематичне виконання завдань з випуску й реалізації продукції (робіт, послуг), впровадження штатно-кошторисної дисципліни, підвищення продуктивності праці тощо).

Під час аудиту фонду оплати праці аудитор також керується змінами в обліку затрат виробництва і доходу (виручки) від реалізації продукції. Розмір коштів, які спрямовуються на оплату праці й включаються у витрати виробництва, визначає саме ТОВ «Альянс». При погодинній оплаті праці перевіряється правильність тарифних ставок або умов контракту, а при відрядній - виконання кількісних і якісних, показників роботи, правильність норм і розцінок.

Під час перевірки табелів обліку використання робочого часу та інших первинних документів з нарахування заробітної плати слід з’ясувати, чи не було випадків внесення в них вигаданих (підставних) осіб.

Перевіряється правильність відрахування на соціальне страхування, а також утримань із заробітної плати: податку на доходи фізичних осіб, за виконавчими документами, дорученнями-зобов’язаннями за придбані товари в кредит; за письмовими дорученнями про переказ страхових внесків за договорами особистого страхування, авансів, виданих у рахунок заробітної плати, на відшкодування збитків, заподіяних підприємству, перерахування в Ощадбанк на рахунки особистих вкладів за заявою працівника підприємства тощо. Перевірка правильності нарахування основної заробітної плати починається з перегляду відомості, на основі якої здійснювалися нарахування. Перевірці підлягають усі ці документи, прикладені до меморіальних ордерів, за якими роблять бухгалтерський запис у кредит рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». Слід також з’ясувати, чи правильно записані в меморіальних ордерах номери балансових рахунків і субрахунків. Далі здійснюється перерахунок зазначених підсумків, а також підсумків усіх утримань з робітників і службовців і підсумків сум для видачі на руки. Відтак, у ТОВ «Альянс», перевіряються підсумки «Всього», за відомістю зіставляються з Головною книгою як з кредиту, так і з дебету рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» та інших розрахунків, зазначених у меморіальних ордерах. Крім того, на основі відомості вибірково перевіряються правильність запису сум, що підлягають видачі окремим працівникам. При встановленні розбіжностей правильність сум, що підлягають видачі, перевіряються в усіх працівників. Така перевірка зумовлена тим, що ревізори в інших підприємствах, виявляли випадки, коли за домовленістю з окремими одержувачами коштів нечесні облікові працівники з метою крадіжки грошей механічно збільшували їм сума, що підлягали видачі, з відповідним зменшенням сум у інших працівників. Збільшення і зменшення в цілому здійснювалось на однакову суму і, таким чином, не впливало на загальний підсумок документа. Як правило, в ТОВ «Альянс»», перевірку розрахунків щодо оплати праці здійснювали вибірково, але в разі виявлення помилок або зловживань, перевірці підлягають усі без винятку розрахунків, пов’язані з нарахуванням і виплатою заробітної плати.

Також при перевірці звертають увагу на правильність розрахунків щодо чергових відпусток. Насамперед перевіряють дотримання закону про надання чергових відпусток відносно їх своєчасності, особливо стосовно матеріально-відповідальних осіб. Потім перевіряють чи немає випадків фіктивної передачі цінностей, надання відпусток за два роки й більше; чи є резерв працівників для заміни осіб, що йдуть у відпустку, чи правильно встановлено суму відпускних (перевіряють правильність оплати за 12 місяців).

Під час документальної перевірки аудитор перевіряє правильність кореспонденції рахунків, на яких у ТОВ «Альянс» відображують розрахунки за відрахування на соціальне страхування. За кредитом рахунка 65 «Розрахунки за страхування» відображають суми нарахування страхових внесків з дебету рахунків 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», 375 «Розрахунки за відшкодування завданих збитків», 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках» тощо; дебетом рахунка 65 «Розрахунки за страхуванням» — з кредиту рахунків 31 «Рахунки в банках», 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» та інші. Аудитор здійснює аудит за своєчасним і повним надходженням страхових внесків та інших платежів, а також правильністю витрачання коштів на підприємстві. Такий аудит здійснюється шляхом перевірки:

• бухгалтерських документів про нараховану заробітну плату та інші виплати, на які нараховується страхові внески;
• платіжних доручень на перерахування сум страхових внесків та інших платежів на відповідний рахунок;
• касових документів на оплату вартості путівок на лікування та відпочинок, виданих за рахунок коштів соціального страхування;
• актів про нещасні випадки, пов’язані з виробництвом, відповідності фінансових звітів за коштами соціального страхування за балансовим рахунком 65 «Розрахунки за страхуванням», субрахунком 652 «За соціальним страхуванням».

Наслідки аудиту розрахунків з оплати праці оформлюються висновком, який підписаний аудитором. Кінцевою датою написання висновку, є останній день проведення аудиту. Результати перевірки оформлюються довідкою. Складений висновок про результати аудиту розрахунків з оплати праці надається для ознайомлення і підпису керівнику або головному бухгалтеру ТОВ «Альянс» особисто під розписку. Вони ознайомлюються з ним і підписують протягом не більше трьох робочих днів з дати його надання.

За результатами внутрішнього аудиту було встановлено, що дані бухгалтерських рахунків синтетичного і аналітичного обліку, бухгалтерського балансу у ТОВ «Альянс» станом на 1 січня 2014 року співставленні з обіговим балансом та підтверджуються первинними документами. Витрати на оплату праці визначаються відповідно до П(С)БО 16 «Витрати» і документально підтверджені. Залишок по рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» у Головній книзі відповідає сумі наведеній за статтею балансу (код 1630) по поточних зобов’язання за розрахунками з оплати праці, розходжень немає. На 01.01.2014 року залишок по поточних зобов’язаннях за розрахунками з оплати праці не зафіксовано, що відображено у рядку 1630 балансу.

5. Напрями вдосконалення обліку і аудиту розрахунків за виплатами працівникам

Господарювання сільськогосподарських підприємств, як суб’єктів підприємницької діяльності, має непередбачуваний характер результатів діяльності та певний рівень їх ризикованості.

В умовах ринкової економіки зросла залежність результативної господарської діяльності підприємств від ефективності і дієвості механізму матеріального стимулювання, адже людський ресурс в сучасних умовах домінує над природним та технічним і потребує для повноцінного функціонування постійного підкріплення через удосконалення системи оплати праці.

Пропонуємо в умовах застосування систем складних оцінок і систем оплати праці вводити для обліку спеціальні форми, де б знаходили відображення щоденні оцінки праці за всіма параметрами системи, те ж і у відомостях нарахування заробітної плати. Це дасть можливість працівникові пересвідчитись в об’єктивності оплати його праці, налагодити кращу систему зворотного зв’язку, підвищити стимулюючу роль оплати праці.

З метою запобігання зловживанням, а також підвищення ефективності системи внутрішнього контролю доцільно практикувати періодичний перерозподіл обов’язків працівників бухгалтерії. Перекладання всіх контрольних функцій на бухгалтерську службу призводить до обмеження, а іноді й повної відсутності контролю з боку керівників інших структурних підрозділів, економічних і виробничо-технічних служб. Так, дослідження показують, що на вітчизняних підприємствах, в тому числі і у ТОВ «Альянс», досить поширеною є предметна структура організації роботи бухгалтерської служби: окремі групи бухгалтерів виконують комплекс завдань за певним ділянками обліку (група обліку оплати праці, група готової продукції та її реалізації тощо). На нашу думку, ротація кадрів у ТОВ «Альянс» забезпечить зниження ймовірності не виявлення помилок за рахунок взаємоконтролю бухгалтерами фактичного стану облікових даних на ділянках обліку, що здаються або приймаються; зменшення випадків виникнення помилок і підвищення продуктивності праці в результаті зниження втомлюваності від одноманітної роботи; а також сприятиме підвищення професійної майстерності працівників господарства на місцях. Із впровадженням комп’ютерних інформаційних облікових систем, що ґрунтуються на сучасних інформаційних технологіях, бухгалтери та управлінці отримують численні переваги і виграє в цілому.

Встановлений у П(С)БО 26 «Виплати працівникам» порядок визнання окремих видів зобов’язань за виплатами працівникам на дату балансу (пункти 7-8, 11-12, 15, 16 та 31), міжнародна й вітчизняна практика обліку дозволяє запропонувати нові рахунки і субрахунки до Плану рахунків і внести певні зміни до методики обліку розрахунків з оплати праці та інших виплат працівникам (табл. 3.6).