Організація бухгалтерського обліку

Отже, у довіднику Контрагенти міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство спілкується). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документів та організації аналітичного обліку на рахунках 63, 68 й ін. Трирівнева структура довідника дає змогу групувати контрагенти за певними ознаками (наприклад, постачальники й одержувачі), що суттєво полегшує роботу з ним.

Документом-замовленням в програмі є перший документ, пов’язаній за змістом послідовності документів, які впливали на стан розрахунків з контрагентом (регламентували відносини з ним). Прикладами такої послідовності є:

• рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (в цьому випадку замовленням є рахунок-фактура);
• договір - рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (замовленням є договір).

Облік взаєморозрахунків з клієнтом – по рахунках/накладних або за договорами визначається для кожного клієнта в реквізиті «Вид взаєморозрахунків» форми елементів довідника «Контрагенти».

Облік взаєморозрахунків з постійними постачальниками підприємство веде в розрізі договорів, а з випадковими постачальниками – в розрізі рахунків/накладних.

Для ведення договору в програмі необхідно виконати команди «Документи» – «Договір».

При введенні даного документу визначається контрагент, з яким укладається договір, валюта, в якій проводитимуться розрахунки та її курс у гривнях, вид торгівлі, оподаткування  ПДВ операцій по договору. Крім того, в договорі визначається термін дії, дата початку та кінця його дії та загальна сума договору [5; 35].

Слід зазначити, що одному й тому ж замовленню може бути декілька оплат, тому типова конфігурація дозволяє вести облік господарських операцій підприємства за видами розрахунків – готівка, передплата і бартер.

Кожен з них має свої особливості у використанні і по-різному відображається в бухгалтерському обліку. Вибір того чи іншого виду торгівлі здійснюється в кожному прибутковому і видатковому документі.

На ТОВ «МЕБЛІ БУМ» облік здійснюється здебільшого за умови передоплати. В такому випадку отриманий рахунок від постачальника заноситься в  «Рахунок вхідний». Для цього в головному меню Документи слід вибрати «Прихід» – «Рахунки вхідний». В «Рахунки вхідний» вибираємо контрагента із довідника «Контрагенти», вказується валюта, що оприбутковуємо, вид торгівлі, вид ПДВ. У примітки вказується за що оплачується рахунок та номер рахунка постачальника. Дані по рахунку заносяться в наступні довідники: «Номенклатура», «Контрагенти» [8; 1].

В табличній частині «Рахунки вхідний» із довідника Номенклатури слід обрати необхідні ТМЦ до оплати. Занесений рахунок реєструється в Журналі «Рахунки вхідні».

Операція перерахованих коштів відображається на підставі банківської виписки з розрахункового рахунку. Для уведення інформації банківських виписок відображаємо факт оплати постачальникам через меню «Журнал-документів - Банк – Банківська виписка».

При позитивній відповіді на запит програми про проведення документа буде автоматично сформовано по одній проводці на кожен рядок табличної частини документа.

Інформацію про стан розрахунків з постачальниками, відомості про зміну їхнього стану в часі можна одержати в стандартному звіті «Оборотно-сальдова відомість по рахунку»

В даному документі за рахунком 631 відображається сальдо на початок відповідного місяця, оборот за звітний період та сальдо на кінець місяця у розрізі  «Контрагентів».

Для відображення факту надходження ТМЦ в головному меню передбачено Документ – «Приходна накладна». В електронну форму «Приходна накладна» заносять дані з накладною на паперовому носії.

В «Приходній накладній» номер та дата відображаються автоматично, номер накладної постачальника заноситься в ручку. Далі вибираємо Контрагента із довідника «Контрагент», вказується валюта, місце зберігання, вид торгівлі та що оприбутковуємо. Таблична частина «Приходної накладної» заносимо з Довідника «Номенклатура».

Проведення документа відображає формування проводок по приходу ТМЦ.

При проведення документів формуються проводки, які можна проглянути в журналі операцій. Для цього необхідно відкрити головне меню «Операції» - «Журнал операцій»

Синтетичний облік є кінцевим етапом бухгалтерського обліку, на якому узагальнюються дані первісного та аналітичного обліку. Узагальнені дані синтетичного обліку використовуються для складання фінансової звітності.

Для ведення синтетичного обліку на підприємстві використовується субрахунок 631 [29].

По кредиту рахунка відображається заборгованість підприємства перед постачальниками і підрядчиками, що виникає в момент одержання підприємством  від них ТМЦ,  виконаних робіт чи наданих послуг. По дебету рахунка відображається зменшення заборгованості шляхом оплати підприємством отриманих від постачальників і підрядчиків ТМЦ, робіт і послуг,  наприклад, у результаті пред'явлення претензій і повернення товару.

В таблиці 3.2 наведено основні бухгалтерські проведення, що складаються на ТОВ «МЕБЛІ БУМ» при відображені розрахунків з постачальниками [48].

Таблиця 3.2

Облік розрахунків з постачальниками

№ п\п	Зміст господарської операції	Д-т	К-т	Сума, грн
1	Отримано ТМЦ  від постачальника	20	631	1000
2	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	200
3	Нарахована сума транспортних витрат	20	631	100
4	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	20
5	Перераховано кошти постачальнику за товар та транспортні витрати	631	311	1520
6	Одержано від постачальника МШП	22	631	300
7	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	60
8	Виставлено претензію	374	631	400
9	Одержання від постачальника основних засобів	15	631	2000
10	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	400
11	Нарахована сума транспортних витрат	15	631	200
12	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	40
13	Введено в експлуатацію основні засоби	10	15	2200
14	Перераховано кошти постачальнику	631	311	2640

 

Аналітичний облік розрахунків з постачальниками ведуть по кожному окремо поданому рахунку, що дає можливість отримання необхідних даних по постачальниках, по розрахункових документах, термін оплати яких (визначений умовами договору) не настав, по неоплачених у термін розрахункових документах, невідфактурованих поставках. У такий спосіб аналітичний облік ведеться по кожному рахунку постачальника з одночасним контролем повноти оприбуткування ТМЦ і своєчасності їхньої оплати по кожній позиції.

Дебетове сальдо аналітичного обліку розрахунків за товари, послуги наводиться в активі «Балансу підприємства» (ф. №1) за статтею аванси отримані, кредитове сальдо – у пасиві «Балансу підприємства» (ф. № 1.) стаття — кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, тобто заборгованість в розрахунках наводиться розгорнуто [3; 36].

ТОВ «МЕБЛІ БУМ» здійснює розрахунки за податком на додану вартість [13]. Облік розрахунків по ПДВ в типовій конфігурації ведеться на рахунку 6415 «ПДВ» в розрізі субконто «Податки та відрахування», який має тип довідника «Податки та відрахування».

Облік сум податку на додану вартість, які визначаються виходячи з сум отриманих авансів (тобто передплати) за готову продукцію, ТМЦ, необоротні активи, а також роботи (послуги), які належать до відвантаження (виконання) ведеться на субрахунку :

• 643 «Податкові зобов’язання» (тут відображаються суми, які пройшли по податковим накладним, які видало наше підприємство) в розрізі двох видів субконто “Контрагенти” та “Замовлення”;
• 644 «Податковий кредит» (тут відображаються суми, які відображені в податкових накладних отриманих нашим підприємством) в розрізі субрахунків 6441 «Податковий кредит» 6442 «Не отримані податкові накладні» та двох видів субконто «Контрагенти» та «Замовлення» ведеться облік сум ПДВ, на які підприємство має право зменшити свої податкові зобов’язання [17; 18].

Документ «Податкова накладна» знаходиться в Головному меню Журнал - Податкові накладні – Вхідні податкові накладні.

В електронну базу заноситься дані про номер податкової накладної, суму без ПДВ, суму ПДВ, сума ПДВ.

В конфігурації «1С» вміщено ряд констант, значення яких задають той чи інший режим автоматичного формування податкових накладних, які представляються покупцем організації, а також формування проводок по ПДВ при взаєморозрахунках з її постачальниками [2; 5].

Отже, часткова автоматизація обліку на ТОВ «МЕБЛІ БУМ» дозволяє одержувати своєчасно в повному обсязі детальну інформацію про стан розрахунків з постачальниками і підрядчиками за відповідний період, вживати необхідні заходи щодо її управління.

 

 

3.5 Узагальнення інформації  з обліку розрахунків з 

      постачальниками  і підрядчиками в облікових  регістрах та

      фінансовій  звітності 

 

Система розрахунків з постачальниками є складовою обліку кожного підприємства. Діяльність, що пов’язана із здійсненням закупівель, є комплексною, оскільки пов’язана як з функціональними видами діяльності на підприємстві, так із зовнішнім оточенням, наприклад, із постачальниками, які можуть впливати на здобуття стійкості конкурентної переваги на ринку.

Належна фіксація фактів здійснення розрахунків з постачальниками та підрядчиками є невід’ємною складовою системи бухгалтерського обліку підприємств, яка побудована на основі документування та складання звітності [48].

Формування інформаційної бази про розрахунки з постачальниками та підрядниками починається із складання первинних документів. Дані первинних документів є підставою для формування інформації у регістрах аналітичного та синтетичного обліку.

Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88. Відповідно до цього Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, засобами механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень [10; 40].

Так як на ТОВ «МЕБЛІ БУМ», облікові регістри формуються механічним способом, то для їх зручного читання вони відтворюються і зберігаються у паперовому вигляді.

Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками на ТОВ «МЕБЛІ БУМ» здійснюється у Журналі 3 і Відомості аналітичного обліку 3.3 [42].

В журналі 3 відображаються обороти по кредиту рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних Відомості 3.3 та первинних документів.

Відомості аналітичного обліку ведуться в цілому за синтетичним рахунком. Отже, Відомість 3.3. призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками за отримані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і наданні послуги, що відображаються на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Протягом місяця записи у відомості здійснюються по мірі визнання зобов’язання по матеріальних цінностях, нематеріальним активам, роботам і послугам і проведення розрахунків з постачальниками і підрядниками на підставі первинних документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових і видаткових касових ордерів, виписок банку тощо).

По кредиту рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» відображається заборгованість за отримані від постачальників і підрядників товарно-матеріальних цінностей, прийняті роботи, послуги, по дебету – її погашення, списання, тощо. Сальдо на кінець місяця приводиться по кожному постачальнику і підряднику і переноситься до графи 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.