Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

3. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ И ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

 

3.1 Первичный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

В процессе кругооборота средства сельскохозяйственных организаций проходят стадию обращения. Для нормальной производственной деятельности организации приобретают необходимые материальные ценности: нефтепродукты, запасные части, минеральные удобрения, строительные материалы, оборудование и другие ценности. Приобретая необходимые средства производства, организации вступают в расчетные взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками: организациями материально-технического снабжения, учреждениями потребкооперации и другими организациями.

Следует отметить, что в современных условиях успешное ведение хозяйственной деятельности, невозможно без строго соблюдения всеми субъектами хозяйствования законности во всех сферах хозяйственных отношений, умение выбрать и использовать ту или иную правовую форму, в наибольшей степени, обеспечивающей достижение поставленной хозяйственной цели, без знания и умения правильно применять правовые средства защиты своих прав и интересов.

Сущность взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками в РУП «Учхоз БГСХА» строится на договорных основах. Отсюда и вытекают формы расчетных взаимоотношений, существующие в организации.

Договор – это соглашение двух или нескольких сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Сторонами в договоре являются субъекты хозяйствования.

В условиях формирования рыночной экономики роль договора значительна возросла. В подавляющем большинстве случаев он является единственным документом, определяющем права и обязанности участников товарного оборота.

Договор состоит из следующих разделов: преамбула; предмет договора, количество, ассортимент; качество, маркировка, упаковка; цены и порядок расчетов; порядок и сроки поставки и транспортировки; форс-мажорные обстоятельства; ответственность сторон; срок действия, расторжение договора, рассмотрение споров; юридические адреса, платежные реквизиты сторон.

В преамбуле указываются полное наименование предприятия – поставщика и предприятия – покупателя, в лице кого выступают обе стороны.

В разделе «Предмет договора, количество, ассортимент» указываются права и обязанности поставщика и покупателя по отношению к поставляемой продукции.

В разделе «Качество, маркировка, упаковка» оговариваются условия комплектности поставляемого товара, его упаковки и выполнения гарантийных обязательств.

В разделе «Цены и порядок расчетов» определяется цена, форма и порядок расчетов за поставленную продукцию.

В разделе «Порядок и сроки поставки и транспортировки» отмечается сроки и порядок поставки продукции, то есть, каким образом будет осуществляться отгрузка поставляемой продукции покупателю, а именно: самовывозом или с доставкой автотранспортом поставщика.

Различные форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия и др.), в результате которых не одна из сторон не несет ответственности,  предусматриваются в разделе «форс-мажорные обстоятельства»

В разделе договора «Ответственность сторон» оговариваются вид ответственности, которую несут стороны за невыполнение обязательств.

 В разделе «Срок действия, расторжение договора, рассмотрение споров» уточняются и оговариваются дополнительные условия, способствующие разрешению различных спорных моментов, возникших во время выполнения договора, и которые решаются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Также здесь указываются срок действия договора, условия его изменения или причины расторжения.

Далее указываются юридические адреса сторон, расчетный счет и наименование банка, в котором обслуживается организация, код банка, учетный номер налогоплательщика, подписи руководителей, скрепленные печатью каждого из организаций.

В  РУП «Учхоз БГСХА» с ОАО «Лидагропроммаш» заключен договор № 231/12 от 15 февраля 2010 г. (приложение 17) на поставку сеялки и сцепки.

Неотъемлемой частью договора является спецификация –  товаросопроводительный документ на партию товара,  
который  включает перечень предлагаемых или поставляемых товаров с указанием количества по каждому сорту, марке, артикулу и другим характеристикам. В необходимых случаях в спецификации содержится информация о цене, качестве товара, условиях и сроке выполнения контракта.

Свободные отпускные цены (тарифы) фиксируются в протоколе согласования, который подписывается руководителями (владельцами) организации-изготовителя и организации-потребителя.

Так, к договору № 231/12 от 15 февраля 2010 г. прилагается спецификация и протокол №112 согласования свободных отпускных цен (приложение 18) на сумму 23426588 руб.

Взаимоотношения между заказчиком и подрядчиком основываются на договоре подряда, в котором предусматриваются взаимные обязательства, цена договора, права и обязанности сторон, порядок расчетов, надзор за строительством, страхование, гарантийные обязательства, форс-мажорные обстоятельства, дополнительные условия, порядок изменения, дополнения и расторжения договора подряда, ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств с указанием размеров санкций – неустоек (штрафы, пени), возмещение убытков, заключительные положения, реквизиты сторон.

В договоре может быть предусмотрена оплата работ по мере их выполнения на основании подписанных представителями подрядчика и заказчика справок формы С-2 и С-3, в которых отражаются стоимость работ за месяц и с начала строительства. Оплата подрядчику также может производиться по мере возведения отдельных конструктивных элементов, а также может быть перечислена сумма аванса до начала строительства, а окончательный расчет производиться по мере окончания работ и предоставления акта государственной комиссии.

В РУП «Учхоз БГСХА» с ЧУПП «Прометей» заключен договор подряда на выполнение подрядных работ № 101 от 17 ноября 2009 г. (приложение 19), предметом которого является строительство пяти одноквартирных жилых домов РУП «Учхоз БГСХА» в д. Задорожье Горецкого района. Цена договора составляет 1104509728 руб.

Для оформления хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения или вслед за совершением предназначены первичные документы.

При взаимоотношениях с поставщиками и подрядчиками в РУП «Учхоз БГСХА» таковыми являются: товарно-транспортные накладные, товарные накладные, счета-фактуры, акты о выполненных работах.

Но прежде, чем получить товарно-материальные ценности от поставщиков выписывается доверенность, которая даёт право должностному лицу выступать в качестве доверенного лица организации при их получении.

В РУП «Учхоз БГСХА» 1 февраля 2010 г. выдана доверенность № 97 (приложение 20) прорабу Пихпову И.В. на получение материальных ценностей от ООО «Техпромимпекс».

Согласно Гражданского кодекса Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З (с доп. от 28 декабря 2009 г.) [10], организации могут выдавать доверенности на получение товарно-материальных ценностей лицам, работающим с организацией по договорам гражданско-правового характера.

Выданная доверенность регистрируется в журнале учета выданных доверенностей (приложение 21). Доверенность выписывается  только  бухгалтером на конкретное физическое лицо с  указанием  срока  действия  и  наименования ценностей, предполагаемых  к  получению.  На  доверенности  имеется  роспись экспедитора,  которая  должна   быть   заверена   подписями   бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати организации.

Журналы учёта выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад, а в журнале учета выданных доверенностей бухгалтером делается отметка о получении ТМЦ. Не использованные доверенности должны быть возвращены организации на следующий день после истечения срока их действия, о чём делается отметка в журнале учёта выданных доверенностей.     

Организации, осуществляющие реализацию продукции, товаров и прочего имущества, в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001 № 53 «Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению» [43], оформляют данные операции с использованием бланков типовых форм товарно-транспортных накладных ф. № ТТН-1 и ТН-2, которые служат основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Грузоотправитель ЗАО «ПремияАвто» товарно-транспортной накладной № 3521718 от 3 февраля 2010 г. (приложение 22) оформил поставку в РУП «Учхоз БГСХА» следующих товарно-материальных ценностей: масло автомобильное, тормозная жидкость, вал кардный переднего моста, АКБ 6СТ-90, на сумму 869520 руб.

Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их приобретение осуществлялось с участием автотранспорта, а также для расчетов за перевозки и учета выполненной транспортной работы.

От поставщика в РУП «Учхоз БГСХА» поступает первый экземпляр товарно-транспортной накладной.

 Бланк товарно-транспортной накладной условно можно разделить на три части: заголовочную, товарную, транспортную.

В заголовочной части указывают учетный номер плательщика налогов, код грузополучателя, грузоотправителя  и организации, оплачивающей транспортные работы по данной накладной (заказчик).

Далее указываются сведения о грузоотправителе и грузополучателе: их юридические адреса, номер расчетного счета и наименование банка, в котором обслуживается организация. Здесь также отмечены цель приобретения товара и основание отпуска.

В товарной части указываются все сведения о грузе: наименование продукции, ее количество, цена, НДС, стоимость, вид тары и масса груза.

В транспортной части товарно-транспортной накладной отражаются сведения о погрузочно-разгрузочных операциях: наименование операции, способ ее выполнения, дата и время осуществления.

Товарная накладная является документом строгой отчетности и используется для  отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

31 января 2010 г.  от ОДО «ПерекрестокСтрой» по товарной накладной № 1323604 (приложение 23) организация получила товарно-материальные ценности на сумму 759628 руб.

Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности либо на оказываемые услуги в одном экземпляре.

23 февраля 2010 г. Государственным учреждением  «Республиканский центр радиационного  контроля и мониторинга окружающей  среды» выставлен счет-фактура № 301 (приложение 24) РУП «Учхоз БГСХА» на сумму с НДС 73662 руб. за оказание услуг по расчету фоновых концентраций вредных веществ в воздухе и определению метеорологических характеристик в д. Паршино.

В документе указывается информация о поставщике и покупателе (плательщике), в виде его наименования, адреса, номера расчетного счета, учетного номера плательщика. Также в нем указываются наименование, количество, цена и стоимость товара (работ, услуг), ставка и сумма НДС, общая стоимость с НДС, на которую отпущено товаров (выполнено работ, оказано услуг) и срок оплаты. Данный документ заверяется печатью поставщика (подрядчика) и подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Счета-фактуры, полученные организацией, должны быть зарегистрированы в книге покупок (приложение 25). Согласно Инструкции о порядке заполнения книги покупок, налоговой декларации (расчета) по налогу на добавленную стоимость, налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость по товарам, ввезенным из Российской Федерации, расчета возмещения из бюджета сумм налога на добавленную стоимость, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь 5 февраля 2007 № 22 [15], книга покупок предназначена для регистрации расчетных документов, подтверждающих оплату налога при приобретении объектов, в которых указаны реквизиты по налогу на добавленную стоимость (далее – налог, НДС), а также получаемых от поставщиков первичных учетных документов, применяемых при отгрузке объектов, в которых указаны реквизиты по налогу, в целях определения суммы налога (суммы налоговых вычетов), подлежащей зачету (возмещению).

Книга покупок в РУП «Учхоз БГСХА» ведется вручную. Фактически она представляет собой таблицу на нескольких листах бумаги формата А4, прошнурованных, пронумерованных и скрепленных подписью руководителя и печатью организации. Книга покупок должна храниться у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи. Контроль за правильностью ведения книги осуществляется руководителем организации.

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 сентября 1998 № 1450 "Об утверждении Правил заключения и исполнения договоров (контрактов) строительного подряда" (с доп. от 27 мая 2006 г.) [44], готовность выполненных строительных работ, соответствие их требованиям по качеству оформляются путем составления и подписания в установленном порядке представителями заказчика и подрядчика актов приемки этих работ.