Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Факт выполнения работ  и оказания услуг сторонними организациями или отдельными лицами в РУП «Учхоз БГСХА» подтверждается одним из документов: акт приемки-сдачи выполненных работ, акт сдачи-приемки услуг, акт приемки выполненных работ. Эти документы составляются  в произвольной форме в печатном варианте в двух экземплярах: один экземпляр остается у заказчика, а второй – у исполнителя. Формы того или иного документа, подтверждающего выполнение работ (оказание услуг) определяются исполнителем, поэтому отличаются друг от друга оформлением. Содержание такого документа отражает информацию о заказчике и исполнителе, о наименовании, объемах работ, сроках их выполнения, соответствии качеству, оговоренному  в договоре, также в актах содержится   информация о стоимости выполненных работ, ставке НДС, сумме НДС и общей сумме выполненных работ с НДС. Акты заверяется печатями организаций и подписями ответственных за выполнение подрядных работ лиц.

Согласно счету-фактуре № 301 от 23.02.2010 оформлен акт № 301 выполненных работ (услуг) от 25.02.2010 г.(приложение 26), подтверждающий выполнение услуг Государственным учреждением «Республиканский центр радиационного контроля и мониторинга окружающей среды» по расчету фоновых концентраций вредных веществ в воздухе и определению метеорологических характеристик в д. Паршино.

Документами, подтверждающими поступление денежных средств на расчетный счет РУП «Учхоз БГСХА» являются платежные поручения, приложенные к выписке банка по расчетному счету организации.

Банки периодически сообщают владельцам счетов о произведенных операциях, выдавая выписки со счетов с приложением к ним документов, на основании которых были выполнены операции зачисления или списания денежных средств со счета.  Выписка по расчетному счету (приложение 27) содержит следующие реквизиты: номер счета, дату совершения текущей операции, номер документа, на основании которого осуществляются операции, сумма операции и др. В выписке обязательно указывают суммы входящего и исходящего остатков, итоги оборотов по дебету и по кредиту.

В бухгалтерии организации  полученную выписку обрабатывают: к ней прилагают документы, подтверждающие зачисление и списание денежных средств, проставляются корреспонденции счетов. Поступление средств на счет отражается в выписке по кредиту, а списание со счета – по дебету.

Все первичные документы по учету расчетов подвергаются тщательной проверке в бухгалтерии организации, затем их данные группируют и отражают в регистрах бухгалтерского учета.

 

3.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

В РУП «Учхоз БГСХА» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях и Инструкции по его применению, утвержденными постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь № 28 от 28 апреля 2004 г. [47] учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Данный счет является активно-пассивным, но, чаще всего, выступает как пассивный. Он предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за поступившие товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, а также по выданным им авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков по частичной готовности.

По кредиту счета 60 отражается задолженность предприятия в сумме расчетного документа фактически поступивших товарно-материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг.

Все операции, связанные с расчётами за приобретённые материальные ценности, принятые работы или потреблённые услуги, проводят по счёту 60 независимо от времени оплаты предъявленного счёта.

По дебету счета 60 отражается оплата поставщикам (подрядчикам) за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, зачет взаимных требований и суммы выданных авансов.

РУП «Учхоз БГСХА» сотрудничает с большим количеством поставщиков, которые обеспечивают организацию необходимыми товарами. Однако можно выделить ряд организаций, с которыми осуществляются постоянные хозяйственные связи. К ним относятся: РУП «Могилеоблнефтепродукт», ПО «Тепловая энергетика», ОАО Агромашзапчасть г. Орша, УЧПКП «Орхидея», ГЛХУ Горецкий Лесхоз, «Агросемсервис», «Горки хлебозавод», ООО «Горкилен» «Белагросервис», «Добруш-кировец-сервис», «Могилев белцветмет», ОАО «Бобруйскагромаш», «Горки Райпо», ЧУП «Агротехкультура». Следует отметить, что поставщиками товаров  РУП «Учхоз БГСХА» являются не только государственные предприятия, организации и объединения, но и индивидуальные предприниматели, фермеры, частные унитарные предприятия. Этот факт говорит о демократичности деятельности  организации, которая является неотъемлемой частью поддержки развития функционирования малых предприятий.

В РУП «Учхоз БГСХА» подрядчиками выполняется часть транспортных работ, работ по ремонту техники, строительные работы,  монтаж и установка оборудования.

Основными подрядчиками выступают: «Автопарк № 17» г. Горки, ОАО «Строитель», Конно-спортивная школа г. Горки, ООО «Сельхозуслуги» г. Минска, РУК ДСП «Горецкая ПМК № 1», ДЭУ-75, ООО «Ремком».

Ведение хозяйственной деятельности РУП «Учхоз БГСХА» с привлечением сторонних организаций благоприятно сказывается на результативных показателях ее деятельности. Это обусловлено, во-первых, расширением взаимоотношений на производственном рынке, т.е., чем больше организация пользуется услугами подрядных организаций, тем больше у нее выбора и возможности сотрудничества с лучшими в своем деле подрядчиками, а, во-вторых, труд работников, не затраченный на выполнение тех работ, на которые привлечены подрядные организации, может использоваться на других работах, в другой сфере с наибольшей пользой.

Хозяйственные операции по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками и корреспонденции счетов в РУП «Учхоз БГСХА» за февраль 2010 г. приведены в приложении 28.  

 

 

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в РУП «Учхоз БГСХА» ведется по каждому поставщику и подрядчику.

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Планом счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях не предусмотрены субсчета, однако каждая организация может самостоятельно определять перечень субсчетов. Это достаточно удобно, т.к. предоставляется возможность вести учет расчетов в соответствии с направлением деятельности организации в зависимости от разновидностей и форм расчетов, перечня поставщиков (подрядчиков).

Так, организация может воспользоваться следующими субсчетами к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:

1. Расчеты с поставщиками платежными поручениями;
2. Расчеты с подрядчиками платежными поручениями;
3. Расчеты по авансам выданным;

        4.       Прочие расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Введение необходимых из перечисленных выше субсчетов позволит повысить аналитическую и контрольную функции учета  расчетов с поставщиками и подрядчиками.

     В РУП «Учхоз БГСХА» с 2005 года применяется автоматизированная форма ведения учета, на базе программы АРМ бухгалтер.

 Автоматизированная форма учета строится по схеме: первичные документы – массивы информации – банк данных – регистры синтетического и аналитического учета – баланс и формы отчетности.

Кроме массивов нормативно-справочной информации при автоматизированной обработке информации ежемесячно формируются массивы переменной информации разных видов, а именно: на основании первичных бухгалтерских документов формируются массивы исходных данных. Также используется оперативная информация о движении денежных средств и операций по расчетам и справочная информация о наименованиях синтетических и аналитических счетов, целевому назначению денежных средств и кредитов и т.д.

При автоматизированной обработке учетно-аналитической информации данные из первичных документов являются основным источником формирования внутримашинной информационной базы. При автоматизированном составлении документа бухгалтеру необходимо выбрать соответственную форму документа и внести дату, наименование аналитического объекта (поставщики либо подрядчики.) и сумму. Все остальные реквизиты сформируются автоматически.

Когда бухгалтер получает внешние первичные документы от поставщиков они подвергаются проверке: устанавливается правильность заполнения реквизитов документов, подлинность подписей лиц, составивших документ; определяется точность арифметических вычислений; устанавливается законность и целесообразность хозяйственной операции.

Справочник наименований аналитических счетов МН23 по счету 60 представлен в приложении 29.

Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками вызывает необходимость разработки и использования кодовых словарей: синтетического счета 60, корреспондирующих счетов. Коды строятся по последовательному методу кодирования и состоят из семи знаков. Три первых знака обозначают соответственно счет и субсчет, четыре последующих – объект аналитического учета.

В условиях применения предложенных нами субсчетов к счету 60 необходимо предусмотреть их кодовые обозначения:

6010000 – Расчеты с поставщиками платежными поручениями;

6020000 – Расчеты с подрядчиками платежными поручениями;

6030000 – Расчеты по авансам выданным;

6040000 – Прочие расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Далее бухгалтер обрабатывает первичные документы, т.е. вводит данные в систему, на основании которых выполняется их автоматизированная обработка, сортировка, группировка, необходимые вычисления и расчет итогов.

Созданные массивы постоянной и переменной  информации позволяют ежемесячно по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками формировать следующие выходные документы: ДВ 70 «Ведомость учета финансово-расчетных операций по счету 60», ДВ 71  «Сальдовая ведомость по счетам  финансово-расчетных операций».

  ДВ 70 «Ведомость учета финансово-расчетных операций по счету 60» (приложение 30) составляется по массивам переменной информации: «Остатки по расчетным счетам»,  «Расчеты» и  массивов исходных данных «Справочник наименований аналитических счетов по счету 60» и «Классификатор корреспондирующих счетов по учетным операциям». В машинограмме ДВ 70 итоги подсчитываются по аналитическим счетам и субсчетам, показаны суммы кредитовых и дебитовых оборотов по каждой операции. Суммовые данные этой машинограммы служат основанием для составления следующей машинограммы ДВ 71. 

ДВ 71 «Сальдовая ведомость по счетам финансово-расчетных операций» (приложение 31) формируется на основании массива переменной информации «Остатки по расчетным счетам» и массива исходных данных «Справочник наименований аналитических счетов по счету 60». Такая машинограмма используется для контроля за суммами остатков по счету 60.

Выходные документы служат основанием для разработки оборотной ведомости по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», итоговые данные которой записывают в Главную книгу (приложение 32).

Преимущества автоматизированной формы ведения учета заключаются в том, что работники бухгалтерии, используя возможности компьютеров и комплексов АРМ бухгалтер, не выполняют рутинных трудоемких ручных операций по обработке первичных документов, составлению ведомостей, журналов – ордеров и других учетных регистров. Эти операции выполняются ПЭВМ; при этом существенно повышаются контрольно-аналитические функции учетной информации, труд бухгалтера становится более производительным и приобретает творческий характер.

 Но, с другой стороны, такая  форма ведения учета приносит  бухгалтерам РУП «Учхоз БГСХА» немало проблем. Они находят ее недостаточно приспособленной к осуществлению полной автоматизации в организации. В связи с этим можно отметить ряд недостатков АРМ бухгалтер РУП «Учхоз БГСХА»:

- для формирования регистров синтетического и аналитического учета необходимо вручную вводить данные первичных документов;

- ведомости ДВ 70 и ДВ 71 не отражают наименование первичных документов, которыми оформлены хозяйственные операции, а только их номер;

- ведомости ДВ 70 и ДВ 71 недостаточно раскрывают содержание произведенных хозяйственных операций;

- для расшифровки хозяйственных  операций необходимо обращаться  к  дополнительным источникам – справочнику наименований аналитических счетов по счету 60.

В качестве совершенствования, уместно предложить внедрение такого программного продукта как «1С:Предприятие 7.7». Это универсальная программа массового назначения для полной автоматизации бухгалтерского учета, она позволит значительно сократить время на ведение учетных операций и поможет избежать случайных ошибок в расчетах.

При учете расчетов с поставщиками и подрядчиками в программе «1С:Предприятие 7.7» можно вести учет расчетов с контрагентами по договорам и без договоров. При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

Решить задачи учета и управления договорами позволит разработанный программный продукт «АстроСофт: Учет договоров», автоматизирующий все процессы договорной деятельности, тем самым обеспечивая своевременный доступ к необходимой оперативной и аналитической информации по договорам.