Учёт расчетов с покупателями и заказчиками и его совершенствование

Бобруйский филиал ОАО «Осиповичский молочный комбинат» ведёт служебную переписку, в той или иной степени связанную с осуществлением экономической деятельности. Одной из возможных ситуаций, в которых необходимо составлять служебные письма, является проведение сверки расчётов с покупателями и заказчиками. По сути, проведение такой сверки является одним из этапов инвентаризации. Для проведения инвентаризации расчётов на Бобруйском филиале ОАО «Осиповичский молочный комбинат» руководителем утверждается Приказ на проведение инвентаризации ценностей и расчётов (прил. 19).

Взаимная сверка расчётов оформляется актом, который содержит результаты инвентаризации имеющейся  задолженности (прил. 20). На основании  актов сверки взаимных расчётов принимается  решение о внесении изменений  в данные бухгалтерского учёта.

Сверка взаиморасчётов между двумя организациями будет  считаться проведённой в том  случае, если акт сверки подписан двумя  сторонами.

Мы присоединяемся к  мнению автора Ветровой Т. и предлагаем в Бобруйском филиале ОАО «Осиповичский молочный комбинат» применить следующую форму составления акта сверки взаиморасчётов (прил. 21), в котором будут указаны не только суммы задолженности, но и номер договора, по которому была поставлена продукция, а также номер товарно-транспортной накладной. Это позволит улучшить контроль за дебиторской задолженностью (дата образования количество отпущенной продукции).

Также особое значение придаётся  проверке состояния дебиторской  и кредиторской задолженности. От объективности  отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском балансе всецело зависят показатели эффективности работы организации.

Для улучшения организации  расчётов с покупателями и заказчиками  в Бобруйском филиале ОАО «Осиповичский  молочный комбинат» рекомендуем  следующие мероприятия:

• создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчётной дисциплины, проведение регулярных сверок расчётов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской задолженности по конкретным покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит выявлять просроченную задолженность и принимать меры к её взысканию;
• постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создаёт угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования;
• контролировать оборачиваемость дебиторской задолженности, а также состояние расчётов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей.

На Бобруйском филиале  ОАО «Осиповичский молочный комбинат» конкретного регистра, учитывающего сроки задолженности нет. С этой целью мы присоединяемся к мнению автора Борбит И. Н.  и считаем целесообразным ввести дополнительный регистр «Аналитические данные к счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» для контроля дебиторской задолженности покупателей», в котором будет отражаться задолженность покупателей сроком до 12 месяцев и свыше 12 месяцев с указанием срока и суммы задолженности (прил. 22).

При хорошей организации  аналитической работы предприятием создаются предпосылки перехода от пассивного управления дебиторской задолженностью к политике активного управления, предполагающей целенаправленное воздействие на условия предоставления коммерческого кредита поставщикам путём отсрочки поставки применения предоплат.       

Значение внутреннего  контроля как организационной системы  трудно переоценить. Ошибки в бухгалтерском  учёте и искажения финансовой отчётности в организациях, пренебрегающих созданием служб внутреннего  контроля, допускаются в 1,24 раза чаще, а сумма затрат на контроль и возможные экономические санкции в среднем выше в 3,7 раза.

 Так как на Бобруйском  филиале ОАО «Осиповичский молочный  комбинат» отсутствует Служба  внутреннего контроля, мы присоединяемся  к мнению Шостик Т. и предлагаем  организовать данную службу.

Служба внутреннего  контроля может быть организована в  виде следующих структур: ревизионной  комиссии, отдела внутреннего аудита, группы контроля и т.д. Для организации  работы службы контроля важно чётко  определить сферу её деятельности, полномочия и обязанности соответствующих специалистов, их подотчётность и подконтрольность. Этого можно достигнуть, разработав в организации Положение о службе внутреннего контроля (прил. 23).

Положение о службе внутреннего  контроля должно содержать следующие  разделы:

Общие положения. Фиксируется  полное наименование службы внутреннего  контроля; указывается подчинённость  службы должностному лицу и определяется должность руководителя службы; определяется нормативная база, которой руководствуются  работники службы (нормативные правовые акты РБ, устав организации).

Структура службы. Чаще всего  в составе службы выделяется только руководитель. В больших организациях служба внутреннего контроля также  будет большой. В ней могут  выделяться подотдел, группа, звено  и т.п. В этом случае приводятся все структурные единицы службы, взаимосвязи между ними. В этом же разделе определяется штат службы, деление его на основной и вспомогательный персонал.

Задачи службы. Определяется главная задача службы внутреннего  контроля – контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организации. Затем следуют второстепенные, вспомогательные задачи, сопутствующие главной и конкретизирующие её.

Функции службы. Выделяются конкретные обязанности, поставленные перед службой внутреннего контроля, вытекающие из предыдущего раздела.

Компетенция службы. Акцент делается на перечисление прав работников службы. Обязанности работников перечисляются  в конце данного раздела.

Ответственность. Приводятся применяемые в отношении работников нормы действующего законодательства и льготы, устанавливаемые в организации, которых работники могут лишиться при невыполнении или недолжном выполнении своих обязанностей.

Основные взаимосвязи  службы с другими службами. Определяется, какую информацию и от кого получает служба внутреннего контроля, как и кому её передаёт.

Приёмы внутреннего  контроля:

1. Проверка первичных  документов. Первичные документы,  поступающие в бухгалтерию, подлежат  проверке. Проверка проверяется  по форме (полнота и правильность  оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

        Выполнение проверки первичных  документов позволяет выносить  решение о принятии либо непринятии  их к учёту.

        Проверка на логическую увязку необходима в том случае, когда одна и  та же операция отражается в различных регистрах по различным критериям.

2.   Выполнение требований  должностной инструкции. Должностные  инструкции работников организации,  а также разработанный с их  учётом график документооборота организации должны позволять контролировать сроки движения документов между учётными участками, стимулировать ответственность работников, составляющих, подписывающих, обрабатывающих либо проверяющих данные документы.

3. Разграничение выполняемых операций. При распределении обязанностей между работниками организации следует избегать совмещения различных участков работы.

4. Проведение инвентаризаций. Соблюдение установленных организацией  сроков и порядка проведения  инвентаризаций позволяет своевременно контролировать остатки незавершённого производства, готовой продукции, товаров и т.д., что позволяет избежать расхождений между данными бухгалтерского и складского учёта.

5.   Ведение регистров  бухгалтерского учёта. Целый ряд  регистров предусматривает осуществление текущего контроля за законностью и целесообразностью осуществляемых хозяйственных операций.

6.      Маркировка  обрабатываемых документов. Первичные  документы, прошедшие первичную  обработку, должны иметь пометку,  исключающую возможность их повторного использования.

7.  Проверка соответствия  данных учёта и отчётности. Данные  синтетического, аналитического учёта  и бухгалтерской отчётности должны  совпадать. Проверка правильности  увязки данных учёта с данными,  приводимыми в бухгалтерской отчётности, осуществляется при помощи вспомогательных таблиц.

8.      Составление  оборотного (оборотно - сальдового) баланса.  Приём заключается в проверке  на равенство итогов актива  и пассива бухгалтерского баланса.

9.   Сверка данных  синтетического и аналитического учёта. При применении данного приёма осуществляется сравнение записей по синтетическим и открываемым к ним аналитическим счетам бухгалтерского учёта.

10.  Суммирование ряда  чисел с последующим вычитанием  из получившейся суммы всех  слагаемых. Данный приём удобен при проверке итоговых сумм учётных регистров. Если результат вычитания промежуточных строк (столбцов) из итоговой строки равен нулю, ошибки в итоговой сумме нет.

11.  Нахождение разности  между несовпадающими итогами  в оборотных (оборотно – сальдовых) ведомостях. Полученная при использовании указанного приёма разность будет указывать на наличие ошибки.

12.      Пунктирование  чисел. Приём пунктирования чисел  применяется для отметок проверяемых  на правильность сумм.

13.   Проверка порядка чисел в документе. Довольно часто при разноске сумм по регистрам бухгалтер ошибочно меняет последовательность чисел, что приводит к ошибкам. 

На службу внутреннего  контроль организации возложено  выполнение следующих функций:

контроль за эффективностью систем бухгалтерского учёта и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их улучшению;

контроль за достоверностью бухгалтерской и оперативной  информации, проведение экспертизы средств  и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации этой информации и составления на её основе отчётности, а также изучение отдельных статей отчётности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;

контроль за соблюдением  законодательства, нормативных актов, требований учётной политики, инструкций;

контроль за деятельностью различных звеньев управления;

контроль за эффективностью механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных процедур;

контроль за отдельными элементами структуры внутреннего  контроля;

проведение мероприятий  по предупреждению злоупотреблений и специальных расследований;

разработка рекомендаций и мероприятий по устранению выявляемых недостатков и повышению эффективности  управления.

Чёткая и отлаженная система внутреннего контроля позволяет  совершенствовать управление производством, находить резервы повышения эффективности деятельности организации.

 

4.3. Проверка организации  и состояния контроля за выполнением  договорных обязательств с покупателями  и заказчиками.

 

На Бобруйском филиале  ОАО «Осиповичский молочный комбинат» существует постоянно действующая ревизионная комиссия, состав которой утверждается Приказом руководителя.

При проверке выполнения договорных обязательств ревизионная  комиссия проверяет следующее:

• уровень постановки договорной работы и качество постановки договорной работы, и качество составления договоров;
• оговорены ли вопросы имущественной ответственности сторон, страхование сделок;
• порядок изменения и расторжения договоров;
• обоснованность взыскания неустоек за несвоевременную оплату;
• выполнение обязательств по поставкам товаров, выполнению работ и оказанию услуг;
• организация претензионной работы;
• состояние дебиторской задолженности, соблюдение сроков исковой давности.

Бобруйский филиал ОАО  «Осиповичский молочный комбинат»  должен поставлять покупателю продукцию  в количестве, согласно принятых заявок, при этом качество товара должно соответствовать действующей нормативно-технической документации ГОСТ на данный вид продукции.

Приёмка товара покупателем  должна производиться в соответствии с Положением о приёмке товара по количеству и качеству, утв. Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26.04.96 г. № 285. Фактом, подтверждающим приёмку товара должна являться товарно-транспортная накладная, подписанная представителем покупателя.

Товар должен поставляться покупателю в транспортной таре, которая должна быть возвращена в трёхдневный срок. Возвращаемая тара должна быть исправной, чистой, пригодной к её дальнейшему использованию по назначению.

Согласно Указа Президента РБ № 117 от 07.03.2000 г. покупатель обязан приложить к договору копию лицензии на осуществляемый им вид торговли.