Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного  лица, ответственного за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и  размножения документов;

- отдельную регистрацию  документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и  хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и  порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства  предприятия;

- с ограниченным количеством  копий;

- в специально выделенном  помещении;

- в присутствии должностного  лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением  бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных  документов из дел;

- перемещение их одного  дела в другое без разрешения  руководства и отметок в «Журнале  учета выдачи конфиденциальных  документов»;

- несанкционированный вынос  конфиденциальных документов из  офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

- ставится в известность  руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к  розыску документа.

На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

 

 

Глава 3. МЕСТО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЩЕЙ СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Успешность активно работающей и развивающейся фирмы в современных условиях не может быть надежно стабильной, если в ней не работают стандартные правила конфиденциального делопроизводства. Жесткая конкурентная борьба в условиях рыночной экономики порождает такие явления, как промышленный шпионаж и финансовая разведка. Даже у самых честных и выдержанных людей бизнеса иногда возникает непрошенное желание знать планы прямых конкурентов, Если вспомнить такие понятия, как конкурсное участие, тендер, аукцион, то можно представить, какие выгоды могло сулить владение информацией о планах соперничающих фирм, об их финансовой состоятельности. Зачастую разглашение конфиденциальной информации о состоянии дел компании приводило к ее полному краху от целенаправленной деструктивной деятельности организаций-конкурентов, владевших информацией о внутренних проблемах компании, о ее слабых местах. Есть и другие причины соблюдать стандартные процедуры конфиденциального делопроизводства: гарантированная сохранность документов, контроль за их исполнением, отслеживание пути документов в пределах организации и вне ее, и другие.

Существует практика деления информации на две основные группы: открытая и с ограниченным доступом. Информацию, составляющую вторую группу, можно разделить на подгруппы: составляющие государственную тайну и содержащие конфиденциальную информацию. В зависимости от информационного наполнения документы можно разделить на секретные и конфиденциальные. Документам первой группы присваиваются грифы «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». На документах второй группы могут делаться отметки следующего вида, обозначающие степень конфиденциальности информации и ее принадлежность: «Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и другие.

Практически вся документация организации является конфиденциальной, а значит, сформировался перечень из более тридцати видов документов, на которых проставляется какой-либо из грифов. Подобный подход не делает эффективной безопасность информации, так как в число конфиденциальных бумаг попадают зачастую совершенно не нуждающиеся в защите документы.

Для хранения конфиденциальной документации отводится специально оборудованное, безопасное помещение. Конфиденциальная документация запирается в шкафах и опечатывается.

Все конфиденциальные документы можно разделить на исходящие, входящие и внутренние. На первом этапе обработки входящие конфиденциальные документы попадают в руки уполномоченных на работу с такого рода документами сотрудников. Они устанавливают количество листов, составляющих документ, количество экземпляров и наличие приложений. Если обнаруживается несоответствие имеющихся в пакете документов с перечнем, указанным в сопроводительном письме, сотрудник, сверявший опись с имеющимися в наличии документами, должен составить соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых немедленно пересылается отправителю пакета.

Обязательной является регистрация конфиденциальных документов в специальных журналах. Страницы журнала представляют собой таблицу, содержащую графы: № по порядку, дата регистрации документа, дата подписания и номер документа, адресант, наименование и краткое содержание, количество листов документа, количество листов приложения, количество экземпляров, исполнитель, примечания.

На каждом входящем документе при регистрации должен быть проставлен отпечаток штампа, в который ответственный вписывает наименование документа, его регистрационный номер и дата поступления.

На следующем этапе руководитель организации рассматривает документ и определяет его судьбу: рецензирует документ, назначает исполнителя и передает ему документ с рекомендациями по исполнению. Исполнитель дает расписку в получении конфиденциального документа в журнале регистрации. По исполнении положений документа на нем делается специальная отметка, и он передается для подшивки в дело.

Документ в дальнейшем может продолжать использоваться, может быть отправлен на хранение в архив, уничтожаться. Каждый документ имеет свои сроки хранения, которые регламентируется специальными нормативными документами.

Что касается регламента работы с исходящими конфиденциальными документами, то можно определить ряд стандартных процедур, с помощью которых формируется содержание документа и отслеживается его путь от адресанта до адресата. Подготовительный этап - разработка проекта документа, затем его согласование с руководством и подписание, заключительный этап – регистрация в журнале исходящих конфиденциальных документов и отправка документа.

На этапе подготовки исходящего конфиденциального документа назначается его исполнитель, который и разрабатывает документ, оформляя в двух экземплярах. Законченный проект документа должен утверждаться руководством организации и передаваться для регистрации в журнале исходящих конфиденциальных документов.

Отправка документов осуществляется в соответствии с утвержденным руководством организации перечнем адресатов с указанием регистрационного номера исходящего конфиденциального документа.

Для регистрации выдачи и возврата заводится специальный журнал по аналогии с журналом регистрации входящих документов с разницей в наименование граф таблицы. В таблице журнала регистрации выдачи – возврата конфиденциальных документов имеются следующие графы: номер по порядку, номер документа, дата выдачи, наименование документа и его краткое содержание, количество страниц в документе, количество страниц в приложении, количество экземпляров, ФИО лица, получившего документ, расписка в получении, отметка о возврате с подписью и датой, примечания.

При передаче конфиденциальных документов ответственному лицу сверяется его номер, количество листов документа и приложений (если они есть), количество экземпляров и с сотрудника берется расписка в получении. Подобная процедура производится при возврате документа с добавлением в нее отметки в журнале регистрации выдачи – возврата документа, которая делается лицом, отвечающим за конфиденциальное делопроизводство. Он указывает дату возврата документа и ставит свою подпись.

Как уже упоминалось выше, архивное хранение конфиденциальной документации производится в соответствии с нормативными документами, регламентирующими сроки хранения документов определенных типов и назначения, а также условия их хранения. Если вкратце, то процедура архивного хранения подобного рода документации выглядит следующим образом. Документация, относящаяся к конфиденциальной, отправленная на архивное хранение, упаковывается в коробки и опечатывается. Для архивного хранения выделяется помещение, в которое ограничивается доступ персонала организации и посторонних лиц. Документы, исчерпавшие срок хранения или не подпадающие под действие положений, регламентирующих сроки хранения конфиденциальной документации, могут быть уничтожены специально созданной комиссией, которая составляет акт, утверждаемый впоследствии руководителем организации.

Если конфиденциальный документ в процессе делопроизводства был утерян, приведен в негодность, то руководством организации создается специальная комиссия для расследования причин случившегося и выявления виновных лиц.

 

Глава 4. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВИДЫ

 

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства.

Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составляющими частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие таких документов на учет.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их пользователям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому необходимо осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении.

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

    * 1. проверки правильности  проставления регистрационных данных  носителей, документов, дел и учетных  журналов (картотек) - сразу после  регистрации;

    * 2. проверки правильности  проставления отметок о движении  носителей, документов и дел, независимо  от времени их регистрации, - сразу  после проставления отметок или  при невозможности проведения  сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;