Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

Для проверки правильности проставления отметок о переводе носителей на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета носителей и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения носители, ставшие документами. В журналах проверяется соответствие учетного номера и грифа конфиденциальности документа (графа 1 журнала учета документов выделенного хранения и графа 9 журнала учета носителей), вида и наименования документа, с какого учетного номера переведен (графа 2 журнала учета носителей и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), количества листов. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, подразделения, разработавшего документ, номера экземпляра, количества листов в экземпляре с просчетом их в документе. В графе 9 журнала учета носителей проставляются подписи о проверке правильности перевода, а в журнале учета документов выделенного хранения рядом с учетным номером отметка о проверке правильности регистрации.

Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы. В деле и журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса (номера) дела, количества листов в документе, номеров листов дела. Кроме того, в описи документов дела и документе проверяется соответствие даты, номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим документам) или адресата (по отправленным документам), номеров листов дела. Подписи о проверке проставляются в графе 16 журнала учета изданных документов или в графе 12 журнала учета поступивших документов.

Для проверки правильности проставления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-заместителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ. Подписи о проверке проставляются, в графе 7 описи документов дела, из которого изъят документ.

Для проверки правильности проставления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого делопроизводства. В описи документов дела, справке-заместителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела.

При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся.

Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение. В описи и номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера), грифа конфиденциальности, заголовка дела, номера тома дела, количества листов в томе, архивного шифра (номеров фонда, описи, единицы хранения). Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и описи проверяется соответствие номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, номера экземпляра, количества листов в экземпляре, архивного шифра. Подписи о проверке проставляются в графе 15 журнала учета документов выделенного хранения.

Для проверки правильности проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводства дел и документов выделенного хранения, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соответствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, количества листов, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и акте проверяется соответствие учетного номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 15 журнала учета документов выделенного хранения.

 

Глава 5. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

 

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией выполнения открытых документов и дел.

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.

Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет:

    * подмены документов, выделенных для уничтожения или  изъятия из документов и дел  отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей);

    * ошибочного или  умышленного выделения документов  для уничтожения или фиктивное  “уничтожение” ценных документов  и дел;

    * неполного уничтожения  документов, дел и носителей, дающего  возможность восстановить их  текст;

    * утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных  для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации:

    * коллегиальность  принятия решения об уничтожении  документов, дел и самого процесса  уничтожения;

    * документирование (актирование) подготовки к уничтожению  и уничтожение документов и  дел;

    * внесение комиссией  отметок об уничтожении в акт  и учетные формы только после  фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

 

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

    * подготовку документов, дел и носителей информации  к уничтожению;

    * оформление акта  на уничтожение;

    * уничтожение  документов по акту;

    * уничтожение  документов и носителей информации  без составления акта.

 

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

    * выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих  уничтожению по различным причинам;

    * получение письменного  разрешения на уничтожение от  руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;

    * систематизацию  документов, дел и носителей информации  по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

    * включение отдельной  позицией в акт каждого отобранного  к уничтожению традиционного  документа или дела (тома), документа  или дела на магнитном или  ином техническом носителе;

    * оформление в  акте итоговой записи, подписание  итоговой записи сотрудниками, составившими  акт;

    * проверка наличия  и комплектности документов и  дел, включенных в акт;

    * согласование  акта с должностными лицами, подписание  его членами экспертной комиссии  и утверждение первым руководителем  учреждения, фирмы.

В процедуру уничтожения документов по акту входят:

    * проверка специально  назначаемой комиссией наличия  документов, дел (томов), магнитных и  других носителей, включенных в  акт, их комплектности и соответствия  записям в акте;

    * физическое уничтожение  комиссией документов, дел, томов  и носителей информации;

    * внесение в  акт и учетные формы документов  и носителей информации записи  об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период времени.

Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без составления акта входят:

    * разрывание листов, разрушение магнитного или иного  технического носителя в присутствии  исполнителя или второго сотрудника  службы КД;

    * накапливание  остатков носителей в опечатываемом  ящике (урне);

    * физическое уничтожение  остатков носителей несколькими  сотрудниками службы КД;

    * внесение отметок  об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

После утверждения описей дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

 

 

 

 

 

 

 

 

«УТВЕРЖДАЮ»

Наименование должности

руководителя предприятия

 

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

от _________ № __________

о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов 

 

№ п/п	Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциаль-ности	Заголо-вок дела или доку-мента	Год дела или докумен-та	Номера экземпляров документа	Количество листов в деле или в экземпляре документа	Срок ранения и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Примеры заполнения:

 

1	03-14СК	Переписка о поставке сырья	1996	-	142	3 г., ст.48
2	35КТ (Из дела11/04КТ)	Письмо о заключении договора	1996	3	2	3 г., ст.19
3	140К	Инструкция о порядке хранения готовой продукции	1996	1-12	16	До замены новой, ЭК