Документ, его функции и способы документирования

Характеристика документов управления начинается с выявления наличия  зафиксированных правил их составления. Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и выдачи их частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на  местах.

В рассматриваемое время четко  прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения  документов.

О существовании фиксированных  норм документирования свидетельствуют  также типовые образцы документов, которые обеспечивали определенность формуляра данного вида. В Главном архиве  древних актов (АГАД) в Польше хранится книга польской коронной канцелярии, содержащая образцы различных документов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Формуляриум был составлен из действительно выданных документов и формировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548—1572). Лишь немногие документы были включены в Формуляриум позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного управления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подобная книг с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных реквизитов, устойчивую форму изложения содержания. Последняя изменялась вместе с изменением политических и социальных отношений.

В целом, в структуре  документа XVI в. можно выделить ряд  основных элементов: указание на автора документа; адресование; основной текст; указание на наличие приложения; указание на свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.

Вид документа.

Почти все документы, создававшиеся в ВКЛ, имели общее  название «лист» (до XV в. включительно использовался также термин «грамота»).  Этот термин использовался для обозначения самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований и подтверждений, частноправовых актов, судебных и дипломатических документов, переписки. Даже в тех случаях, когда в заголовке в копийной  книге или в тексте документа указывалось конкретное название его разновидности, в тексте этот документ назывался также и листом. Все это позволяет сделать вывод о том, что термин «лист» в то время в целом соответствовал понятию «документ».

Название вида документа как самостоятельный  реквизит в документах XVI – XVII вв. не указывалось. В некоторых случаях название вида документа обозначалось в тексте (в конце). Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Название видов документов чаще указывалось в актах при ссылке на другие акты, связанные с составляемым.

Надписи, отражающие название разновидности документа  указывались иногда на обороте и делались, возможно, при направлении документа в архив, для его оперативного поиска.

Автор документа

Большинство документов выходило из государственной канцелярии от имени великого князя, чье имя  и полный титул писались в именительном падеже.

В XV в. указание автора не выделялось из текста. Начиная с Александра (1502 год) указание автора документа писалось выше текста и центровалось.

Указание на автора в документах, писавшихся от имени центральных врядников (должностных  лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.

В частных актах  автор из текста не выделялся, указание автора обычно начиналось словом «Я».

Адресат документа

Определенное  место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат.

В документах  XVI в.  можно выделить четыре типа адресования:

1. Конкретному должностному  или частному лицу;

2. Определенной  группе лиц (чаще всего шляхте  повета или воеводства) или всему  населению ВКЛ по принципу "всем, всем, всем" с обязательным доведением  содержания документа до каждого адресата;

3. Определенной  группе лиц или всему населению  ВКЛ без обязательного ознакомления  с содержанием документа, а  лишь по мере необходимости; 

4. Абстрактному  адресату.

Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

Текст документа

Как правило, каждое принимаемое решение документировалось  отдельно, даже если решения принимались  в один день и касались одного лица. В то же время тексты некоторых документов могли иметь комбинированный характер, то есть включать сразу несколько вопросов. Такую структуру имели тексты сеймовых ухвал, универсалов, конституций, рецессов, а также некоторых других документов.

Тексты большинства  документов писались слитно, без деления на пункты («артикулы», или «артыкулы») и абзацы. Вместе с тем, в некоторых документах артикулы могли выделяться, например, в господарских инструкциях послам на поветовые сеймики, сеймовых документах и др.

Тексты большинства документов можно разделить на две части: вводную (в дипломатике известна как наррация) и основную (в дипломатике – диспозиция).

Во вводной  части излагалась предыстория вопроса, причины и мотивы издания документа, процесс рассмотрения дела (в судебных документах). Вводная часть подтверждающих привилеев обычно включала полные тексты подтверждаемых актов.

В основной части  содержалась информация о принятом решении, давалось указание о его  выполнении и т.п.

Для документов XVI в. характерна синтаксическая невыдержанность. Наиболее часто она встречается в текстах судебных и комбинированных документов и проявляется в смене лица.

Основная масса  документов, выходивших из государственной  канцелярии в XVI в., готовилась на «русском»  языке. Большинство отечественных и зарубежных исследователей считают, что этот язык существенно отличается от московского русского, и характеризуют его как «белорусский позднего средневековья», «ранняя форма белорусского» либо «средневековый белорусский». Вместе с тем значительная часть документов составлялась на польском и латинском языках. Кроме того, политическое и культурное сближение с Польшой оказывало большое влияние на официальный язык государственной канцелярии. Проявлялось оно в возраставшем количестве польских слов и специальных терминов, заимствованных из западноевропейских документов. Из великокняжеской канцелярии документы выходили также на немецком, татарском, итальянском, еврейском языках.

Указание  свидетелей, присутствовавших при совершении акта.

Во многие документы  вносились имена, титулы и должности лиц, присутствовавших при принятии отраженных в них решений. Как правило, это были радные паны, только по совету и при участии которых господарь, согласно привилею 1492 г., мог издать документ. Указание на свидетелей оформлялось с помощью стереотипной формулы «При том были».

Формула «При том  были» использовалась, главным образом, в привилеях и судебных решениях XV – начала XVI вв. В последующие годы она употреблялась все реже и реже. Окончательно указание на свидетелей совершения акта вышло из употребления в XVII в.

Этот элемент  документа обычно указывался в конце  текста перед местом составления  и датой. В некоторых случаях  он мог писаться и в самом конце  документа, после даты, иногда заменяя, а иногда дополняя подпись писаря.

В частных актах указание свидетелей всегда было обязательным. Писалось перед датой и местом издания документа.

Место составления (издания) документа

В каждом документе  указывались место и дата его  составления. Местом составления являлся  населенный пункт, в котором документ был подписан господарем и выдан на руки заинтересованному лицу. Этот элемент документа оформлялся стандартной формулой, например: «Писанъ у Вилни».

Место составления  всегда указывалось после текста отдельным предложением, но в одну строку с ним и объединялось с датой документа. Дата документаДата не во всех случаях писалась в конце текста. В таких разновидностях документов, как сознанья и оповеданья (выписки из канцелярских книг записей частноправовых актов), она помещалась обычно вверху и открывала документ.

Дата включала в себя, как правило, год, месяц  и день месяца. Год указывался «от  Рождества Христова», однако в XV – начале XVI столетия иногда еще употреблялось летоисчисление «от сотворения мира».

Начиная с Жигимонта  Старого год в официальных документах указывался только от рождества Христова.  Дольше всего датировка от сотворения мира продержалась в частных актах.

В оформлении даты не было строгих правил. Использовались буквенный, цифровой и буквенно-цифровой (смешанный) варианты. При этом следует иметь в виду, что при датировании документов, написанных по-русски, в качестве цифр использовались буквы кириллического алфавита, а в латинских документах – римские, реже – арабские цифры.

Подпись Одним из обязательных элементов документа являлась подпись.

Большинство документов XV в. не имело вообще никаких подписей. Для удостоверения документов использовалась стереотипная формула «правил – писал» или «приказ – писал».

Начиная с XVI в. документ, как правило, имел две подписи: лица, от имени которого исходил или выдавался документ (господаря), и лица, ответственного за техническую подготовку и правильность оформления документа (писаря).

Великокняжеская подпись появляется на документах при  Александре не позднее 1502 г. При Жигимонте  Старом подпись господаря стала проставляться чаще, хотя подписание документов великим князем не стало правилом.

Подпись писаря регулярно появляется на документах с 1511 г., когда привилей подписал писарь Богухвал.

С 1516 г. документы  в классическом варианте подписываются двумя лицами –господарем и писарем.

Подпись господаря  на документе располагалась слева  под текстом и писалась, как  правило, по-латыни, например: «Stefanus Rex». Подпись писаря располагалась справа под текстом ниже подписи господаря.

Официальный документ центральной власти наряду с господарем вместо писаря могли подписать и другие лица. Например, канцлер, подканцлер, либо кто-либо из высших духовных лиц. В некоторых случаях печатари подписывали документ за господаря, но чаще их подпись ставилась вместо писарской на наиболее важных документах.

В текстах документов, как правило, указывалось на наличие  господарской подписи и печати.

В частных актах  подпись была редким явлением. Статуты  ВКЛ предусматривали подпись  частноправового акта только в том  случае, если человек умел писать.

Печать

Печать могла  либо прикладываться к листу ниже подписи на расплавленный воск цвета, либо привешиваться к нему. В тексте документа указывалось стереотипной формулой на особенность прикрепления печати к документу. Разновидность документа не имела значения для способа прикрепления печати.

Во второй половине XVI в. великокняжеская канцелярия использовала две государственные печати –  большую, находившуюся у канцлера, и  малую, бывшую у подканцлера.

К некоторым  официальным документам могло прилагаться две-три и более печатей.

Печать прилагалась  ко всем документам (привилеям, уставам, сеймовым постановлениям, инструкциям  и др.) и для придания документу  юридической силы имела большее  значение, чем подпись.

 

4.3. ФОРМУЛЯР  СОВРЕМЕННОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА

 

Формуляр современного управленческого  документа определяется в процессе унификации его формы и содержания.

Под унификацией в широком теоретическом  смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.

Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть:

при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.