Составление и оформление организационно-правовой документации

Порядок внесения изменений  и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который  утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Организационно - правовые документы  разрабатываются руководством организации  или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу управления, как в  целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно - правовые документы  оформляются на общем бланке с  указанием конкретного вида или  на стандартном листе бумаги формата  А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

- название учреждения  или подразделения;

- вид документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Заголовок к тексту в организационных  документах должен согласовываться  с наименованием вида документа:

устав (чей?) Московского  политехникума;

инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

положение (о чем?) о Совете директоров;

положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

правила (чего?) внутреннего  трудового распорядка;

должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ....... год.

Датой подписания организационных  документов является дата, проставляемая  в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы  имеют, как правило, сложную структуру  текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные  заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого  вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое  направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно - распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и  примерные организационные документы (например, Типовое положение о  среднем специальном учебном  заведении), которые служат основой  для разработки конкретных документов.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление  деятельности организации Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 62..

 

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ  ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Общие требования к  составлению и оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления  в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а  также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке  установленных в законодательных  актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению  и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных  стандартах. В соответствии с действующим  законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного  применения стандартов. Однако следует  отметить, что соблюдение установленных  требований позволяет включать документы  в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке  и исполнению, сокращает затраты  времени на работу с документами  не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого  аппарата от руководителей до рядовых  сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет  создавать документы, бесспорно  обладающие юридической силой.

Государственные стандарты  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления  места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и  чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально  увеличить ''полезную '' площадь - место  для размещения текста, основного  реквизита документа. Созданные  в соответствии с требованиями стандарта  документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко  воспринимаются человеком, удобны в  применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации  осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого  аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает  свои требования к работе с документами  и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При  этом должны быть установлены:

- состав применяемых в  управленческой системе документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процессах работы с документами;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- виды применяемых бланков  и порядок их использования;

- порядок движения основных  видов документов;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Упорядочение процессов  документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также  и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы  изготавливают на пишущих машинах  или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также  придают документам официальный  характер, обеспечивают их качество.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый  редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1 - 2 интервала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С.6..

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят  из нескольких строк, печатаются через  один межстрочный интервал. Составные  части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) -28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита  “Заголовок к тексту ”, на бланках  А4 - через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст  документа на двух сторонах листа  бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова “страница” (стр.).

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака - реквизит “Адресат”.

Отступив 40 печатных знаков реквизиты “Гриф ограничения  доступа к документу” и “Гриф  утверждения”.

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите “Подпись”.

2.2 Учредительный договор

Учредительный договор - это  правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое  лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации  и ликвидации.

Учредительный договор юридического лица заключается только его учредителями (участниками), от которых зависит  многосторонность учредительного договора. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участие в его деятельности.

Договором определяются также  условия и порядок распределения  между участниками прибыли и  убытков, управление деятельностью  юридического лица, а также выход  учредителей из его состава.

Учредительный договор приобретает  силу для 3-х лиц с момента государственной  регистрации. Изменения, внесенные  в учредительный договор, приобретают  силу с момента уведомления органа, осуществляющего государственную  регистрацию о таких изменениях. Однако, юридические лица и их представители не вправе ссылаться на отсутствие регистраций таких изменений в отношениях с 3-ми лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Обычно учредительный  договор заключают общества с  ограниченной ответственностью на основании  закона РФ “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 8 февраля 1998г. №14-ФЗ и акционерные общества на основании федерального закона “Об  акционерных обществах ” от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ

Учредительный договор всегда составляется при учреждении общества несколькими лицами. Учредители общества при этом избирают исполнительные органы и утверждают денежную оценку не денежных вкладов.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами.

В учредительном договоре учредители обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, состав учредителей, размер и состав вклада в уставной капитал общества, размер доли каждого участника, ответственность учредителей за нарушение обязанностей по внесению вклада, условия и порядок распределения между учредителями прибыли, состав органов общества и порядок выхода учредителей из общества.

Порядок заключения, составления  и оформления, а также такие  юридические аспекты учредительного договора, как вступление его в  силу, внесение изменений, прекращения  действия, регламентируются законодательством  РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговаривается  другой срок. В качестве учредителей  новой организации могут выступать  как физические, так и юридические  лица. Если учредителем является юридическое  лицо, то договор от его имени  подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Если учредителем является физическое лицо, договор подписывается непосредственно  им. Организация считается учрежденной  и приобретает права юридического лица с момента представления  учредительного договора в соответствующие  государственные органы, где осуществляется его государственная регистрация.

Разделы учредительного договора

1) вводная часть (общие  положения) - обязательно указываются  юридические лица;

2) цель заключения;

3) наименование и правовая  форма создаваемой организации;

4) предмет деятельности  организации;

5) место нахождения организации;

6) обязанности участников (учредителей) по созданию юридического  лица;

порядок образования имущества;

7) условия об ответственности  конкретных участников (учредителей)  по обязательствам созданного  юридического лица;

8) порядок распределения  прибыли и погашения убытков;

9) порядок управления  делами юридического лица;

10) права и обязанности  участников (учредителей);

11) ответственность за  нарушения договора;

12) условия и порядок  выхода участников (учредителей)  из состава организации и принятия  новых членов;

13) порядок рассмотрения  споров;

14) порядок изменения и  расторжения договора, реорганизации  и ликвидации юридического лица.

Эти разделы могут быть изменены в каждом конкретном случае.

Учредительный договор подписывается всеми  учредителями и закрепляется их печатями. Если учредителей 2, то их подписи оформляются  справа и слева, если 3, то справа, слева  и внизу. Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4.

 

2.3 Устав

Устав - это правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных либо государством, либо организацией и регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной  или иной деятельности. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности.