Составление и оформление организационно-правовой документации

Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к  содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые  реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения - Законом РФ «Об образовании»).

Устав утверждается учредителями юридического лица. В уставе организации  определяются все требования, обязательные для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Устав разрабатывается для  обществ с ограниченной ответственностью, для акционерных обществ, некоторых  некоммерческих организаций, например, муниципальных образовательных  учреждений.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

1) полное и сокращенное  фирменные наименования общества;

2) место нахождения общества;

3) тип общества (открытое  или закрытое) - для акционерных  обществ;

4) количество, номинальная  стоимость, категории (обыкновенные  или привилегированные) акций,  размещаемых обществом - для акционерных  обществ;

5) права акционера - для  акционерных обществ;

6) размер уставного капитала  общества;

7) сведения о составе,  структуре и компетенции органов  общества и порядок принятия  или решений;

8) порядок подготовки  и проведения общего собрания  акционеров, в том числе перечень  вопросов, решения по которым  принимаются органами управления  общества большинством голосов  или единогласно - для акционерных  обществ;

9) сведения о размере  и номинальной стоимости доли  каждого участника общества - для  акционерных обществ;

10) права и обязанности  участника общества - для обществ  с ограниченной ответственностью;

11) сведения о порядке  и последствиях выхода участника  общества из общества - для обществ  с ограниченной ответственностью;

12) сведения о порядке  перехода доли (части доли) в уставном  капитале;

сведения о порядке  хранения документов общества и о  порядке предоставления общества в  информации, как участникам общества, так и третьим лицам;

13) сведения о порядке  перехода доли (части доли) в уставном  капитале;

14) сведения о порядке  хранения документов общества  и о порядке предоставления  общества в информации, как участникам  общества, так и третьим лицам;

15) сведения о филиалах  и представительствах общества;

16) иные положения, предусмотренные  действующим законодательством.

В соответствии с законом  «Об акционерных обществах» по требованию заинтересованных лиц общество обязано  предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества.

Внесение изменений и  дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров или по решению совета директоров. Внесение изменений, связанных с  уменьшением уставного капитала, принимается общим собранием  акционеров, а внесение изменений, связанных  с увеличением уставного капитала, осуществляется решением общего собрания акционеров и совета директоров.

Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

3. ФУНКЦИИ

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

5. РУКОВОДСТВО

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

7. ПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

8. ИМУЩЕСТВО И СРЕДА

9. КОНТРОЛЬ, ПРОВЕРКА И  РЕВИЗИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Устав оформляется на листах формата А4, аналогично учредительному договору . Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава на титульном листе .

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 64..

2.4 Положение об организации  и структурном подразделении

Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют  государственные и муниципальные  некоммерческие организации, действующие  за счет средств бюджета (органы власти и управления), а также филиалы  коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения и представительства. В структуре таких положений  обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений  обязательно указывается наименование вышестоящей организации, вид документа, дата, номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая  утверждает документ.

Виды положений об организации

1. типовые;

2. примерные;

3. индивидуальные.

Типовые и примерные положения  разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих  одинаковую деятельность. Типовые и  примерные положения являются основой  для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение  об организации получает после утверждения  его вышестоящей организацией.

Обычно положения утверждаются распорядительным документом, но может  утверждаться непосредственно руководителем  вышестоящей организации без  издания распорядительного документа.

Структура текста положения  и его формуляр унифицированы  в УСОРД Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные  и методологические материалы по их применению. М., 1982. С. 12 - 21.. Положение  об организации оформляется на стандартных  листах бумаги формата А 4. Текст положения включает следующие разделы:

- Общие положения;

- Основные задачи;

- Функции;

- Права и обязанности;

- Руководство;

- Взаимоотношение (служебные  связи);

- Контроль, проверка и  ревизия деятельности;

- Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» должны быть приведены официальные  полное и сокращенное наименования организации, которые будут использоваться во всех официальных документах, в  том числе и на бланках организации. Далее указываются цели и основания создания организации, т.е. указывается правовой акт, на основании которого была создана организация. В том же разделе указываются, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе «Цели и задачи»  приводится перечень основных задач (проблем), которые определяют характер и направления  деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются  функции и виды работ, реализация которых обеспечивает выполнение основных задач организации.

В разделе «Права и обязанности» указываются:

права, которыми наделена организация  в лице ее руководителя;

обязанности, которые организация  должна выполнять для реализации своих функций.

Права устанавливают в  объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

Право в данном случае - это  юридически узаконенная возможность  запрещать или требовать представления  определенной информации.

В этом разделе указывается  право на издание определенных видов  распорядительных документов, право  представительствовать в соответствующих  органах и др.

В разделе «Руководство»  указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается  от должности руководитель, сфера  его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения»  указывается - какую информацию получает и представляет организация, основные виды документов, в которых эта  информация содержится, а также периодичность  и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В разделе «Контроль, проверка и ревизия деятельности» оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводится проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» указывается, кто  в соответствии с действующим  законодательством имеет право  принять решение о реорганизации и ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.

Делопроизводство: Учебник  для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - С. 157..

Положение о структурном  подразделении в коллегиальном  и совещательном органе - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность  структурных подразделений и  иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положение о структурных  подразделениях можно классифицировать следующим образом:

положение о структурных  подразделениях;

положение о коллегиальных  органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

положение о временных  органах (совещания, комиссии, советы).

Отличия положения о структурном  подразделении от положения об организации  содержатся в структуре текста. Структура  текста положения о структурном  подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она  включает те же разделы, что и положения об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включаются дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

На практике выработана следующая  структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование  подразделения и степень его  самостоятельности;

- дата, номер и наименование  правового акта, на основании  которого создано и действует  подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными  документами руководствуется подразделение  в своей деятельности;

- кем оно возглавляется  и кому подчиняется;

- порядок назначения и  освобождения от должности руководителя  подразделения;

- кем утверждается структура  и штаты подразделения;

- наличие у подразделения  печати.

В разделе «Основные задачи»  перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ  должно выполнять подразделение  для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью  отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет  право осуществлять руководитель в  целях выполнения возложенных на подразделение функций.

В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя.

В разделе «Взаимоотношения»  регламентируются информационные и  документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями  и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникшие разногласия.

Положение о структурном  подразделении оформляется на листе  формата А4 или на общем бланке организации (приложение Б) с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

2.5 Инструкция. Должностная  инструкция

Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений. организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.