Составление и оформление организационно-правовой документации

1) постоянно;

2) свыше 10 лет (75,15, 10);

3) до 10 лет (5, 3, 1 год).

Никогда в одно дело не помещают документы разного срока хранения. Сроки хранения устанавливают на основании перечней: типовых и  ведомственных.

Номенклатуры дел подразделяются:

1) на типовые.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативны документом;

2) примерные.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит  рекомендательный характер. Примерные  номенклатуры дел разрабатываются  в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;

3) индивидуальные.

Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления  индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации  из типовой ил и примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные  ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации  составляется по установленной форме  на основании номенклатур дел  структурных подразделений, разработанных  по аналогичной форме, согласованных  с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации  визируется руководителем архива или  лицом, ответственным за архив, подписывается  руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после  одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы выступают в  качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.

Нами в работе раскрыты и представлены некоторые виды документов организационно-правового характера.

Без знания сущности, признаков, свойств, функций и структуры  документов невозможны их создание, сбор, обработка, хранение, пропаганда, распространение  и использование.

В данной работе всесторонне  раскрыты сущность, признаки, свойства и классификация организационно-правовых документов по общим и специфическим  признакам и их функционирование в системе документационного  обеспечения управления. Именно содержание документа определяет его сущность, назначение, функциональные способности, в то время как форма может  изменяться в зависимости от различных  внешних, меняющихся условий.

В мою работу включены формы  и примеры оформления наиболее часто  применяемых видов организационно-правовых документов. Представленные формы и  примеры оформления документов приведены  в соответствии с обновленным  законодательством, с Российскими  стандартами и статистическими  образцами. Наличие приведенных  образцов позволяет быстро и правильно  оформить документ, необходимый в  конкретной жизненной ситуации.

Следует заметить, что некоторые  справочники и практические пособия  по составлению и оформлению управленческой документации содержат типовые и  примерные тексты организационных  документов. Однако мало кто из авторов  уделяет должное внимание правильному  оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах или  экономисты по труду, разрабатывающие  должностные инструкции, создают  организационные документы, не имеющие  юридической силы, т.е., строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и  служить доказательством при  трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов должна нести служба ДОУ, специализирующаяся на обработке ОРД.

Итогом нашей курсовой работы и является освещение некоторых  проблемных форм и методов работы с документами и их функционирование в системе документационного  обеспечения управления организации.

 

Список использованных источников и литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство / Изд.4-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 224 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Изд. 4-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - 352 с.

3. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: [учебно-практ. пособие] / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. - 197 с.: табл.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 359 с.

7. Делопроизводство: Учебник  для вузов / Т.А. Быкова, Л.М.  Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

8. Кирсанова М.В. Делопроизводство  в органах власти и местного  самоуправления. Новые обязательные  правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - 239 с.: табл.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. / Н.Н. Кушнаренко. - 6-е изд., стер. - К.: Знання, 2005. - 459 с.

10. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы док. с коммент. / Е.А. Лопатникова. - 3-е изд., стер. - Москва: Омега-Л, 2006. - 319 с.

11. Охотников А.В. Документоведение  и делопроизводство: Учебное пособие. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. - 304 с.

12. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. / А.В. Басаков. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

13. Рогожин М.Ю. Делопроизводство  в кадровой службе: учебно-практ. пособие. / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. - 776 с.

14. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: учеб.-практ. пособие. / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 384 с.

15. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.

16. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001.

Размещено на Allbest.ru

Челябинский юридический колледж

Курсовая работа по дисциплине " Делопроизводство"

Студент группы ЮЗ-01-10-10 Г.В. Гладков

Преподаватель Мурзина

Челябинск

2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Регистрация документов  как процесс создания банка  данных о документах организации

2. Номенклатура дел

3. Должностная инструкция

4. Заключение

5. Список использованной  литературы

 

Введение

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

 

1. Регистрация документов  как процесс создания банка  данных о документах организации

Организационно-правовые документы  являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного  права и обязательные для исполнения. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим  собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости  от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы  могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или  коллегиальным органом. Датой организационно-правового  документа является дата его утверждения. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы .

 

2. Номенклатура дел

Ин-декс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
01-Канцелярия
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. Ст.67
01-02	Организационные документы (устав, учредительные документы  и др.)		Пост. ст.13, ст.14, ст.30
01-03	Положение о структурных  подразделениях		Пост. ст.16
01-04	Приказы генерального директора  по основной деятельности		Пост. Ст.6а
01-05	Переписка с управой района "Ларино-Садовники" по основным вопросам деятельности		5л. ЭПК ст. 12
01-06	Обращения граждан личного  характера (предложения, заявления, жалобы)		5л. ЭПК ст. 56	В случае неоднократного обращения 5л. После последнего рассмотрения
02-Управление по персоналу 02/1-Отдел кадров
02/1-01	Должностные инструкции сотрудников		Пост. Ст.35
02/1-02	Штатные расстановки		70 лет ст.34
02/1-03	Приказы генерального директора  по личному составу (приём, перевод, увольнение)		75 лет ЭПК Ст.66
02/1-04	Приказы генерального директора  по предоставлению отпусков, дежурствах и командировках		5л. Ст.66
02/1-05	Приказы генерального директора  по основной деятельности. Копии		До минования надобности Ст.6а
02/2-Отдел труда и заработной  платы

3. Должностная инструкция

I. Общие положения

-степень самостоятельности  работника при выполнении должностных  обязанностей;

-ответственность за принимаемые  решения;

-отношение к работе;

-эффективность и качество  труда;

-профессиональные знания;

-опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по  специальности;

-другие факторы.

II. Должностные обязанности

-чинить при любых погодных  условиях, выходящие из строя  механизмы;