Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

правила подготовки и оформления распорядительных документов:

- приказ;

- распоряжение;

- протокол;

- решение;

- другие (по необходимости);

правила подготовки и оформления организационных документов:

- положение;

- правила;

- инструкция;

- решение;

- другие (по необходимости);

правила оформления информационно-справочных документов:

- служебное письмо;

- служебная записка;

другие (по необходимости);

Организация документооборота, включающая описание:

порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;

порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;

порядка работы исполнителей с документами;

порядка регистрации документов;

организации контроля исполнения документов;

порядок учета объема документооборота;

Организация документов в  делопроизводстве,  включающая описание:

правил составления номенклатуры дел компании;

правил формирования и  оформления дел;

порядка систематизации и  организации оперативного хранения документов;

правил подготовки документов к передаче в архив;

другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

3. Положение об архивном  хранении документов, включающая описание:

порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

порядка приема документов и дел в архив компании;

правил комплектования, фондирования документов и дел;

порядка организации научно-справочного  аппарата фонда;

порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

порядка обеспечения сохранности  документов и дел;

порядка уничтожения документов и дел;

порядка передачи документов на государственное хранение;

4. Положение о печатях  и штампах, включающая описание:

порядка изготовления, учета, использования и уничтожения  печатей и штампов;

оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе  с документами конфиденциального  характера включающая описание:

перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

описание порядка предоставления и разграничения прав доступа  к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального  характера;

описание порядка ведения  делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального  характера);

6. Инструкция по организации  работы с документами в автоматизированной  системе.

7. Другие нормативные  н методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального  стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся  к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная  форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами  сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных  за делопроизводство в структурных  подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 1) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция по документационному  обеспечению управления должна содержать  приложения, состоящие из максимума  справочно-иллюстративного и информационного  материала, систематизированного в  порядке расположения разделов, в  каждом из которых делаются соответствующие  ссылки.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой  инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой  она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные  правовые и законодательные акты. Важно учитывать, что Инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для Службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому, чем более  подробно будут описаны все разделы  инструкции, тем более понятным и  прозрачным для всех будет не только сам документ, но и все процессы работы с документами.

Несмотря на то, что Инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию  и технологию работ с документами, в том числе в условиях автоматизации, на практике в деятельности многих компаний и предприятий встречаются  иные подходы. Например, решая вопросы  оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков  в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов  без учета внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Здесь следует отметить, что при  описании конкретных бизнес-процессов  в разрабатываемых стандартах и  регламентах необходимо делать соответствующие  «перекрестные ссылки» (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные  документы, в том числе на инструкцию по делопроизводству, в части касающихся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические  процессы работы с документами конкретного  бизнес-процесса (участка) не должны противоречить  общепринятой схеме организации  работы с документами в компании.

Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами  выходит за рамки традиционного  делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения  пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, порядка сканирования документов и  работы с электронными файлами и  корпоративной почтой и т.п., то включать эти вопросы в Инструкцию по делопроизводству, значит «перегрузить» данный документ разнородной информацией, название которого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникает необходимость  разрабатывать другие нормативные  документы, более учитывающие особенности  работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Например, такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами  в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

инструкция по работе с  корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя АСДЭД;

и другие.

Что касается регламентации  деятельности Службы ДОУ и ее работников, то Положение о Службе ДОУ и  должностные инструкции делопроизводственного  персонала разрабатываются на основе типовых или примерных1, а также на основе организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях).

При разработке положения  о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий  в вопросе о том, кто и что  должен делать, кто кому подчинен и  т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения  Службы ДОУ с другими подразделениями  компании, должны быть согласованы  с этими подразделениями. На основе Положения о Службе ДОУ разрабатывается  должностная инструкция для каждого  работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение  работника в структурном подразделении, обеспечивает условия для его  эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а  также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют  объективно оценивать деятельность каждого работника службы и объективно применять меры воздействия.

Исполнители по созданию корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

Кто должен разрабатывать  в организации нормативно-методические документы в области документационного  обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос мы можем найти в следующих  нормативно-методических документах:

В «Примерном положении о  Службе ДОУ», являющимся приложением  ГСДОУ, определено, что задачей Службы ДОУ является «разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного  обеспечения в организации». А  в соответствии с возложенной  задачей Служба ДОУ осуществляет функцию по «разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений». Также Служба ДОУ имеет право «разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам».

В «Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих» отмечено, что  документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, по своим должностным обязанностям «...разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения; разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации; разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники...». Также, в соответствии с тем же Квалификационным справочником, заведующий канцелярией по своим должностным обязанностям «разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение...». А заведующий архивом организации «принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела».

Таким образом, в должностной  состав Службы ДОУ организации следует  включать специалистов соответствующего профиля, которые позволят обеспечить выполнение функции по разработке нормативно-методических документов в области ДОУ и  архивного дела.

Этапы формирования корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

Разработка корпоративных  нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает в себя ряд последовательных действий: сначала - диагностика текущего состояния  ДОУ предприятия (компании), затем  проектирование системы ДОУ и  регламентация ее процессов.

На этапе диагностики  ДОУ:

изучаются (при наличии) действующие  нормативно-методические документы  компании (стандарты/положения/инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу  и группировке документов, номенклатура дел; схемы/графики документооборота, в том числе с обособленными  структурными подразделения компании; анализируется действующая структура  и функции подразделения, обеспечивающего  ведение делопроизводства, порядок  его взаимодействия с другими  подразделениями компании;

1) проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая процедуры:

2) подготовки и оформления служебных документов;

3) обработки и передачи документов на рассмотрение и исполнение;

4) учета и регистрации документов;

5) рассмотрения и согласования документов;

6) ведения контроля сроков исполнения документов;

7) обеспечения хранения и уничтожения документов;

8) анализируется состав документов и сложившаяся их систематизация и группировка;

9) изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

10) проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документа в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих систему делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

11) рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

12) выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе  проектирования системы ДОУ:

1.формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию/утверждению/визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений (включая территориально-распределенные структурные единицы) компании в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;