Технология обработки документов и архивный фонд

Содержание

Введение 2

1 Структура организации делопроизводственного процесса 5

2 Технологическая цепочка движения документов в организации 9

3 Документы, регламентирующие работу с документами в организации 10

3.1 Положение о секторе документационного обеспечения управления 10

3.2 Должностная инструкция делопроизводителя 15

4 Документооборот в компании ООО «Инфанта» 16

4.1 Работа с входящими, исходящими и внутренними документами организации 16

4.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов организации 16

4.3 Работа с документами с пометкой «Контроль» 16

5 Состав, классификация и комплектование документов Архивного Фонда 16

5.1 Состав и структура документов в архиве 16

5.2 Классификация документов Архивного Фонда 16

 

 

Введение

Делопроизводство  или документационное обеспечение  управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением или службой, которые создаются для организации, координации, контроля и выполнения типовых операций по получению, обработке и хранению документов

В современных  условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Система документационного обеспечения  управления включает три взаимосвязанных  составных части:

1. подготовка управленческих документов,
2. технология работы с документами,
3. систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем  специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Основными задачами службы ДОУ являются:

1) обеспечение  документирования управленческой  деятельности;

2) организация  работы с документами в учреждении;

3)совершенствование  форм и методов работы с  документами.

В связи с  развитием документ проходит эволюцию от документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам – до его архивного хранения. Порядок документирования изучает ДОУ, порядок архивного хранения – архивное дело. 

Архивоведение – это комплексная  научная дисциплина, разрабатывающая  теоретические, методические и правовые вопросы архивного дела. Объект архивоведения: текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на ином носителе. Объект: информация, содержащаяся на листе  бумаги или другая информация на ином носителе.

Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и  использования архивных документов.

Дисциплины, входящие в архивоведение:

· методы и теория архивоведения;

· архивный менеджмент;

· архивное право;

· археография – научная дисциплина, разрабатывающая теоретические и методические вопросы публикационной деятельности.

Объект архивоведения – это  текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на ином носителе.

Предмет архивоведения  – классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных.

Дисциплины, с которыми взаимодействует  архивоведение:

· история

· археология

· информатика

· биология

· химия

· геральдика – это изучение символов и гербов;

· криптография – это разновидность того или иного вида приема, известная определенному кругу лиц или одному лицу и предназначенная для фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне;

· делопроизводство

Архивное дело принимает меры по упорядочению состава документов и информационных потоков, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Осуществляет работу по текущему хранению документов, организует прием и обеспечивает сохранность документов, поступивших на архивное хранение.  Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при передаче на архивное хранение в соответствии с действующими правилами. Подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по  документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности документов

Рассмотрим взаимодействие делопроизводства и архивоведения  поближе.

ДОУ изучает закономерности образования документов и разрабатывает способы их создания, принципы организации документооборота и построения систем документации. Эта научная дисциплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать правильную форму их организации в архивах.

Делопроизводство расширяет возможности архивистов, создавая условия, позволяющие решать многие архивоведческие вопросы уже на стадии управления.

Документация, создаваемая в любой организации, необходима для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует документы в течение двух-трех лет. Для эффективной работы документы необходимо систематизировать, сформировать в дела и организовать их хранение таким образом, чтобы можно было их использовать в справочных целях.

Существующие правила хранения предполагают обязанность каждой организации проводить экспертизу ценности документов для отбора их с целью дальнейшего хранения и уничтожения тех документов, которые утратили практическую значимость. Подготовка документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям делопроизводства.

 

1. Структура организации делопроизводственного  процесса

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации  является определение структуры  службы документационного обеспечения  управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов  управления рассматривается,

• во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления,
• во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Структура службы ДОУ в современной  организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами и может быть представлена следующими подразделениями:

– секретариат,

– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

– подразделение (отдел, группа) по регистрации и  учету документов,

– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан,

– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

– отдел  совершенствования делопроизводства,

– копировально-множительное бюро,

– протокольная группа,

– редакционная группа,

– приемная,

– архив. 

Рассмотрим структуру делопроизводства в ООО «Инфанта»

Направления деятельности компании ООО «Инфанта»:

• Разработка и внедрение программного обеспечения для автоматизации процесса обучения и проверки знаний персонала для специализированных учебных центров и организаций любого уровня;
• Разработка методического обеспечения (учебных курсов и тестов) для проведения обучения и проверки знаний по вопросам безопасности и охраны труда на производстве;
• Разработка и внедрение автоматизированной технологии проведения всех видов инструктажей по безопасности и охране труда при выполнении различных видов работ на производстве;
• Интеграция полнотекстовых информационных ресурсов и методического обеспечения для проведения обучения и проверки знаний в корпоративные информационные системы (корпоративные Интранет-порталы).

 

Генеральный директор ООО «Инфанта» имеет в своем подчинении двух заместителей.

Генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет  полную ответственность за его состояние и деятельность. Генеральный директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

За процесс документооборота на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из четырех  работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора и двух работников машбюро. Согласно организационной структуре ООО «Инфанта» при необходимости выполнение функций секретаря и работника сектора делопроизводства может быть поручено работникам машбюро. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разграничение функций секторов отдела делопроизводства происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства: 
1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции. 
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности. 
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных директором служебных записок. 
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору. 
5. Доведение резолюций директора до исполнителей. 
6. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений. 
7. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру. 
8. Формирование дел и сдача их в архив. 
9. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях. 

Функции организационного сектора: 
1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию. 
2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля. 
3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства. 
4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях. 
5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.). 
6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам. 
7. Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

 
Функции экспедиции:

1. Обработка, упаковка и отправка отправляемых документов;
2. Количественный учет поступающих и отправляемых документов.

 

 

2. Технологическая цепочка движения документов в организации

 

На основе этой структуры формируется  маршрут движения документов в компании ООО «Инфанта». Структура и маршрут движения должны быть зафиксированы в инструкции предприятия. 

3. Документы, регламентирующие работу с документами в организации

1. Положение о секторе документационного  обеспечения управления

Положение четко описывает порядок работы и функции службы, распределяет права  и обязанности сотрудников и  является основой для создания инструкции по делопроизводству.

Положение о  службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ  должно содержать следующие разделы:

• общие положения;
• цели и задачи;
• функции;
• права и ответственность;
• взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ         УТВЕРЖДАЮ

15.06.2012 №_2_         Генеральный директор

_________А.Г. Климин

15.06.2012 г.

О службе документационного

 обеспечении управления

 

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение  управления осуществляет служба  Документационного обеспечения  управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2.  В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.