Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного  характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БУ «Центр социальной помощи семье и детям «Радуга  надежды»

ИНН – 8608040844/860801001	№ ____ от 25 Декабря 2012 г.
Адрес: 628484, Ханты-Мансийский Автономный округ - Югра АО, Когалым  г, Прибалтийская ул, д. 17, корп. А

 

СПРАВКА.

Филиппова Наталия Николаевна работает в БУ "Центр социальной помощи семье и детям "Радуга надежды" и  его (ее) средняя зарплата за последние 3 месяца составляет:

№ п/п	Месяц	Начислено	НДФЛ	Алименты	Итого
1	Октябрь 2012 г.	28192.16	3665.00	---	24527.16
2	Ноябрь 2012 г.	28192.16	3665.00	---	24527.16
3	Декабрь 2012 г.	39035.30	5074.00	---	33961.30
	ИТОГО:	95419.62	12404.00	---	83015.62

Среднемесячная  з/п 31806.54

 

Директор         Иванова М.И.

Главный бухгалтер       Степанова Н.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 5

Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.

В зависимости от цели составления  и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные  для использования в организации (далее по тексту будем называть их «внутренними») и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные  для применения за пределами организации (далее - «внешние характеристики»).

Содержание и структура  характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

Обычно, характеристики составляются сотрудниками кадровой службы. При  этом первичная характеристика, которая  ложится в основу официального документа, как правило готовится непосредственным руководителем работника. За основу общей характеристики могут быть взяты опросы коллег или подчиненных  самого работника.

Вне зависимости от того, кто готовит характеристику, в  локальном нормативном акте организации  должно быть четко определено кто  имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны заверяться.

Для характеристик, предназначенных  для внешнего использования, главным  требованием является их официальность. Поэтому, они должны подписываться  первым лицом организации или  уполномоченным им лицом и заверяться печатью организации. В ряде компаний практикуется заверение характеристики второй подписью - непосредственного руководителя кадровой службы. Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиски печати в них не проставляются.

Характеристики относятся  к документам, содержащим персональные сведения о работнике, а, следовательно, их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 88 Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без  получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в  целях предупреждения угрозы жизни  и здоровью работника, а также  в случаях, установленных федеральным  законом).

В том случае, если инициатором  составления характеристики, предназначенной  для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку. Взять расписку о получении характеристики следует  и у адвоката работника, получающего  ее на руки. Для учета выданных организацией внешних характеристик ведется  соответствующая книга (журнал, альбом), предусмотренная локальным Положением о защите персональных данных работников, в которой проставляются отметки о выданных характеристиках и росписи получателей (при получении на руки). При направлении характеристик по почте в ней проставляются отметки о получении, проставляемые на основании почтовых уведомлений.

С характеристики, передаваемой или направляемой по почте инициатору ее составления, снимается копия, которая  помещается в личное дело работника. Причем, это касается как характеристик  на работающих сотрудников, так и  на уволенных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Российская Федерация

Ханты – Мансийский автономный округ - Югра

(Тюменская область)

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ХАНТЫ–МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО  ОКРУГА – ЮГРЫ

«ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ 

«РАДУГА НАДЕЖДЫ»

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

25.10.2012 №25/36

 

На сотрудника отдела кадров

Филиппову Н.Н.

 

Филиппова Наталия Николаевна, 1983 года рождения, имеет средне специальное  образование, в 2002 году окончила Чистопольское  педагогическое училище по специальности  «Документоведение и архивоведение».

В 2002 году в БУ «Центр социальной помощи семье и детям «Радуга  надежды» была принята на должность  сотрудника отдела кадров. За время  работы Филиппова Н.Н. зарекомендовала  себя как грамотный и исполнительный специалист, знающий теоретические  и практические основы профессиональной деятельности, ответственно относящийся  к исполнению своих функциональных обязанностей. Ею проводится большая  работа, направленная на развитие и  совершенствование кадровой системы  учреждения.

Высокий уровень теоретических  знаний, большой практический опыт позволяют Наталии Николаевне успешно  справляться с кадровой работой. Ее должностные обязанности предусматривают  такие направления деятельности, как оформление приказов по личному  составу, прием и увольнение работников, сбор и обработка информации о  сотрудниках, составление статистических отчетов. Всю работу выполняет грамотно, аккуратно, точно в установленные  сроки.

Наталия Николаевна самостоятельно, активна в процессе деятельности, обязательна в выполнении начатого дела, готова оказать посильную помощь всем, кто в ней обращается. Принимает  активное участие в общественной жизни коллектива. Пользуется уважением  клиентов, сотрудников и руководства  учреждения.

 

Директор     Иванова   Н.Н. Иванова

Оттиск печати

 

 

 

Задание 6

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины  нарушения трудовой дисциплины.

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

1. записки, являющиеся приложением к основному документу;
2. объяснительные записки, составляемые отдельными работниками.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному  документу, поясняющие его, оформляются  на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками  на стандартном листе бумаги. Подписывается  автором- составителем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Директору Института

истории и политических наук

И.П. Коневу

 

 

Объяснительная записка

 

Я, Филиппова Наталия Николаевна, студентка 2 курса, была вынуждена 22.02.2012 г. пропустить занятия в связи  с тем, что в этот день находилась на приеме у врача по состоянию  здоровья.

Выданную справку с  лечебного учреждения прилагаю.

 

 

«24» февраля 2012 г.   Филиппова   Н.Н. Филиппова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 7

 

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц  для подтверждения установленных  фактов, событий. Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей.

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов  одинакова. В ней указываются  основание для составления акта, присутствовавшие при его составлении. Со слова «Основание», которое печатается от левого поля с двоеточием и без кавычек, начинается текст акта. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названий учреждений (если члены комиссии из других организаций). После слова «Присутствовали» с двоеточием и без кавычек, напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы присутствующих и их фамилии.

В констатирующей части, которая  начинается с абзаца, анализируются  результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности  перед подписями не указываются. Над текстом акт имеет заголовок, который согласовывается с наименованием  вида документа. Некоторые разновидности  актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они имеются. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата). Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Существуют унифицированные формы актов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ПО ГОРОДУ КОГАЛЫМУ

УТВЕРЖДАЮ Начальник управления социальной защиты населения по городу Когалыму Иванова Н.П. Иванова «25» ноября 2012 г.

 

 

АКТ

20.11.2012 Г. №3

 

О проверке сохранности документов в организации

 

Основание: приказ директора  БУ «Центр социальной помощи семье и детям «Радуга надежды» от 11.11.2012 г. №28 «О создании комиссии по проверке сохранности документов в организации».

 

Комиссия в составе:

Председатель – заместитель  директора Маркель Л.Н.

Члены комиссии: инженер отдела кадров Афанасьева О.В., ., секретарь-машинистка – Давыдова Л.Н., специалист по социальной работе – Филиппова Н.Н

Присутствовали: инженер  по охране труда – Летягина О.И., методист – Тиссен Т.Г.

В период с 18 по 20 ноября 2012 г. Комиссия проверила организацию  и условия хранения управленческих документов. Документы хранятся в  структурных подразделениях и в  общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с руководителем учреждения. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

 

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – заместителю директора

2-й экз. – начальнику управления

3-й экз. – дело №  1-23

 

Председатель комиссии	Маркель	Л.Н. Маркель
Члены комиссии	Афанасьева Филиппова Давыдова	О.В. Афанасьева Н.Н. Филиппова Л.Н. Давыдова

 

 

 

 

 

Задание 8

 

Протокол - документ, фиксирующий  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Ответственным за составление  протокола является секретарь или  другое должностное лицо. Многие проколы  основаны на нормах административного  права и поэтому обязательны  для исполнения. Значение протокола  заключается в том, что в нем  отражаются не только принятые решения, но и указываются исполнители, сроки  исполнения поручений, заданий. Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных  органов. Протокол можно отнести  и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, так  как содержит постановляющую (распорядительную) часть.