Разработка проекта совершенствования условий труда персонала в СК «Росгосстрах»

 

Таблица 17 - Анализ соответствия фактических  затрат рабочего времени выполняемым  функциям специалиста

Наименование  работ (перечень элементов затрат)	Плановые  затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты рабочего времени, мин
Изучение  рабочих документов	600	1200
Подготовка  документов, справок	720	300
Подготовка  материалов, отчетов	420	420
Консультации  по работе	720	720
Участие в совещаниях	180	300
Встречи с коллегами из других подразделений	600	840
Разговоры по телефону	600	720
Повышение квалификации	600	180
Служебные командировки	300	360
Выполнение  общественных работ	60	180
Регламентированные  перерывы	600	600
Взаимодействие  с подчиненными и клиентами	540	60
Нерегламентированные  перерывы	60	120

 

Из этого анализа выявлено, что в два раза превышают нормы  рабочего времени на изучение рабочих  документов, нерегламентированные перерывы и выполнение общественных работ, на 240 минут превышают нормы использования  рабочего времени на встречи с  коллегами и друзьями. Также много  времени используется на разговоры  по телефону.

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера Страховой компании Филиал ОАО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану за каждую неделю наблюдений, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени (см. табл. 16). Здесь мы анализируем фактическую продолжительность выполняемых работ в минутах за неделю и рекомендуемую продолжительность выполняемых работ. На основании данного анализа выявляем позиции, по которым можно сократить время на выполнение данной работы, и позиции по которым время на выполнение данной работы сократить нельзя. Такой анализ делается для каждой недели наблюдений.

 

Рассмотрим анализ затрат рабочего времени менеджера за первую неделю наблюдений (табл. 18).

 

Таблица 18 - Анализ затрат рабочего времени специалиста  за первую неделю наблюдений

Наименование  работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжит. работ, всего		В том  числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение  рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка  документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка  материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации  по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	120	4	120	100
Служебные командировки	09	150	5	25	17	125	83
Выполнение  общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные  перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодействие  с подчиненными и клиентами	12	30	1	30	100
Нерегламентированные  перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3000	100	1825	61	1175	39

 

Данный анализ показал, что  максимально затрачивается время  на изучение рабочих документов, участие  в совещаниях, на встречи с коллегами  из других подразделений, служебные командировки и разговоры по телефону. Минимум времени используется на взаимодействие с подчиненными - всего 30 минут в неделю. Можно сократить или исключить время на изучение рабочих документов на 50% от всего используемого времени на данный вид работы, участие в совещаниях на 60 % от всего используемого времени на данный вид работы, встречу с коллегами из других подразделений на 71 % от всего используемого времени на данный вид работы, разговоры по телефону на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, служебные командировки (по городу) на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, нерегламентированные перерывы 50% от всего используемого времени на данный вид работы и выполнение общественных работ на 33 % от всего используемого времени на данный вид работы.

Таким образом, общая продолжительность  выполненных работ за неделю составляет 3000 минут, из которых 1175 минут или 39% от всего используемого времени, можно сократить или исключить

Рассмотрим анализ затрат рабочего времени менеджера за вторую неделю наблюдений (табл. 19).

 

Таблица 19 - Анализ затрат рабочего времени  специалиста за вторую неделю наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжит. работ, всего		В том  числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение  рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка  документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка  материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации  по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	60	2	60	100
Служебные командировки	09	210	7	35	17	175	83
Выполнение  общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные  перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодействие  с подчиненными и клиентами	12	30	1	30	100
Нерегламентированные  перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3000	100	1775	59	1225	41

 

Данный анализ показал, что  максимально затрачивается время  на изучение рабочих документов, участие  в совещаниях, на встречи с коллегами  из других подразделений, служебные  командировки и разговоры по телефону. Минимум времени используется на взаимодействие с подчиненными - всего 30 минут в неделю. Можно сократить или исключить время на изучение рабочих документов на 50% от всего используемого времени на данный вид работы, участие в совещаниях на 60 % от всего используемого времени на данный вид работы, встречу с коллегами из других подразделений на 71 % от всего используемого времени на данный вид работы, разговоры по телефону на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, служебные командировки ( по городу) на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, нерегламентированные перерывы 50% от всего используемого времени на данный вид работы и выполнение общественных работ на 33 % от всего используемого времени на данный вид работы.

Таким образом, общая продолжительность  выполненных работ за неделю составляет 3000 минут, из которых 1225 минут или 41% от всего используемого времени, можно сократить или исключить.

Для обеспечения возможности  анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в  отдельные, относительно самостоятельные  группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 8:

 

 (2.1)

 

где

- Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

 

 (2.2)

 

где

- Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:

 

 (2.3)

 

где

- Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час

В данном случае значение для  всех . Тогда:

 

 (2.4)

 

 

Полученные таким образом  данные заносятся в таблицу 20. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

 

Таблица 20 - Анализ соответствия затрат времени поставленной цели

Формулировка  цели	Плановые  затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %
Изучить документацию	10	20	-10
Подготовить документы, справки	12	5	7
Подготовить отчет	7	7	0
Проконсультироваться  по работе, проконсультировать коллег	12	12	0
Принять участие в совещаниях	3	5	-2
Встретиться с коллегами	10	14	-4
Провести  телефонные переговоры	10	12	-2
Повысить  квалификацию	10	3	7
Осуществить служебные командировки	5	6	-1
Выполнить общественную работу	1	3	-2
Использовать  регламентированные перерывы	10	10	0
Взаимодействие  с подчиненными и клиентами	9	1	8
Выполнить нерегламентированные перерывы	1	2	-1

 

На основании мнения экспертов, представленного в таблице № 20 можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера среднего звена страховой компании Филиал ООО «РГС-Дагестан» «Управление по Дагестану. Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени:

- изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

- встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

- участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

- выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

- телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

- служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

- нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений (табл. 21), где наглядно показано необходимое  сокращение затрат рабочего времени  по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

 

Таблица 21 - Анализ затрат рабочего времени  специалиста за весь период наблюдений.

Наименование  работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжит. работ, всего		В том  числе
				сократить нельзя		можно сократить  или исключить
		Мин	% к итогу	Мин.	% к продолж. данной работы	Мин	% к продолж. данной работы
1	2	3	4	5	6	7	8
Изучение  рабочих документов	01	1200	20	600	50	600	50
Подготовка  документов, справок	02	300	5	300	100	—	—
Подготовка  материалов, отчетов	03	420	7	420	100	—	—
Консультации  по работе	04	720	12	720	100	—	—
Участие в совещаниях	05	300	5	120	40	180	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	840	14	240	29	600	71
Разговоры по телефону	07	720	12	120	17	600	83
Повышение квалификации	08	180	3	180	100	—	—
Служебные командировки	09	360	6	60	17	300	83
Выполнение  общественных работ	10	180	3	120	67	60	33
Регламентированные  перерывы	11	600	10	600	100	—	—
Взаимодействие  с подчиненными, клиентами и заказчиками	12	60	1	60	100	—	—
Нерегламентированные  перерывы	13	120	2	60	50	60	50
Итого		6000	100	3600	60	2400	40

 

Таким образом, основываясь  на мнении экспертов, у менеджера страховой компании Филиал ОАО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану продолжительность выполняемых работ составила 6000 минут, необходимо перераспределить 2400 минут или 40% рабочего времени. Можно сократить или исключить время на изучение рабочих документов на 50% от всего используемого времени на данный вид работы, участие в совещаниях на 60 % от всего используемого времени на данный вид работы, встречу с коллегами из других подразделений на 71 % от всего используемого времени на данный вид работы, разговоры по телефону на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, служебные командировки (по городу) на 83 % от всего используемого времени на данный вид работы, нерегламентированные перерывы 50% от всего используемого времени на данный вид работы и выполнение общественных работ на 33 % от всего используемого времени на данный вид работы. И более полно уделять внимание вопросам (см. табл.19):

- взаимодействия с подчиненными клиентами – на 8% от общего фонда времени;

- повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;

- подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени  можно применить коэффициент  экстенсивности, отражающий использование  фонда рабочего времени:

 

 (2.5)

 

где

- Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

- Фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 21 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6000 мин. Тогда:

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера Страховой компании Филиал ООО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

 

 (2.6)

 

где

- Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут  за каждый день наблюдений, таким образом  за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от менеджера говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.