Жизненный цикл проекта, его основные стадии и этапы

 

В ходе разработки технических  решений осуществляется выбор эксплуатационных характеристик будущей продукции  проекта.

 

На стадии эскизного проектирования утверждается состав работ по рабочему проектированию и начинается проектно-конструкторская  деятельность. В начале этой фазы подбираются  материалы, позволяющие начать разработку проекта. Корректируется и утверждается технико-экономическое обоснование, являющееся основой для проектирования. На базе этой исправленной и утверждённой основы и формируется новая оценка затрат, включающая и дополнительную информацию по проекту, поступающую  к этому моменту. Приближенная оценка определяется на основе сведений об объёмах  работ при известной стоимости  оборудования и материалов. Неточность оценки - 10-15%.

 

Контрактная фаза. Если продолжение  работ о проекту утверждается, переходят к составлению так называемых квалификационных требований, являющихся материалом для подготовки контракта и проведения рабочего проектирования. С этой же целью подготавливается предварительное задание на проектирование. В объявлении (декларации) о намерении проектировать объекты излагаются основные характеристики объектов, указывается место строительства и налагаемые ограничения. Отбор потенциальных подрядчиков проекта производится следующим образом. Обычно предварительно выбираются несколько фирм-претендентов, которые приглашаются для переговоров (торгов). Переговоры ведёт группа экспертов, при этом каждый эксперт оценивает претендента самостоятельно по следующим критериям: архитектурные и функциональные достоинства представленных предпроектных проработок, стоимостные показатели по будущему проекту, реальные архитектурные (инженерные) возможности фирмы, надёжность фирмы как партнёра по ранее осуществлённым проектам, финансовое положение. На основании результатов торгов оформляется контракт с выбранной проектной организацией. Контракт включает график и задание на проектирование. Затем переходят к выбору и утверждению окончательного варианта проекта. Обычно на это заказчик берёт 3-4 недели, что оговаривается в контракте. На этом этапе разрабатывается в полном объёме технико-экономическое обоснование и составляется задание на рабочее проектирование. Выбор и оформление отношений с подрядными организациями - последний этап контрактной фазы проекта. Одновременно с заключением контракта с проектной фирмой аналогичные мероприятия осуществляются по привлечению подрядных строительных фирм, а также фирм - поставщиков оборудования и материалов.

 

Фазу реализации проекта  принято делить на две стадии:

 

* детальное (рабочее) проектирование  и поставки;

 

* исполнение.

 

Следует отметить, что содержание проекта сильно влияет на представление  и структуру жизненного цикла. Проект строительства автозаправки будет иметь другую структуру жизненного цикла, нежели проект организационных преобразований. Кроме этого, на схему представления жизненного цикла проекта могут влиять и другие факторы:

 

* выработанная методология  одного из участников проекта;

 

* требования Заказчика;

 

* требования контролирующих  организаций и проч.

 

Специализированные виды проектов имеют специализированные жизненные циклы, хотя принципиально  жизненный цикл имеет единую структуру.

 

Глава 2. Этапы деятельности по проекту

 

2.1 Инициация проекта

 

Деятельность по разработке проекта начинается с разработки концепции проекта, продолжается при  выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление контрактных  предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

 

Первый этап деятельности по проекту - его инициация.

 

Инициация проекта - убеждение  руководства организации в необходимости  выполнения проекта (перехода к следующей  фазе проекта), то есть обеспечение  принятия соответствующего решения. Иными  словами, инициация - это процесс  формального признания необходимости  выполнения проекта (для исполняющегося проекта - необходимости выполнения следующей фазы проекта).

 

Инициация проекта обычно базируется на следующей исходной информации или документах:

 

* Описание продукта.

 

* Стратегический план.

 

* Критерии выбора проекта.

 

* Историческая информация.

 

Средствами, позволяющими успешно  пройти стадию инициации проекта, обычно являются:

 

* Методы выбора проектов.

 

* Экспертные оценки.

 

* Процедуры инициации.

 

В некоторых организациях проект не подлежит формальной инициации  до тех пор, пока не проведён анализ его осуществимости, не составлен  бизнес-план проекта, его технико-экономическое  обоснование или не выполнена  какая-то иная форма предварительного анализа. Такой предварительный  анализ зачастую является самостоятельным  проектом.

 

Методы выбора проектов обычно попадают в одну из следующих категорий:

 

* методы измерения предполагаемой  прибыли (экономические модели, сравнительные  оценки и т.д.);

 

* оптимизационные методы (математические модели, использующие  линейное, нелинейное, целочисленное,  динамическое и проч. программирование).

 

К процедурам инициации проекта  относятся:

 

Демонстрация необходимости  проекта и его осуществимости, для чего должен быть подготовлен  документ, обосновывающий необходимость  в результатах проекта в общем  виде: в частности, должны быть описаны  цели (продукты) проекта, средства и  технологии достижения этих целей, скалькулированы  затраты на достижение целей и  ожидаемая отдача.

 

Получение одобрения проекта  в целом, включающее одобрение со стороны спонсора проекта и имеющее  результатом выпуск административных директив, таких как назначение менеджера  проекта и решение (приказ) о начале работ по проекту. Решение о начале работ, во-первых, должно выражать формальное признание проекта, во-вторых, должно быть издано на достаточно высоком  административном уровне с тем, чтобы  в последующем проект имел надёжное финансирование, в-третьих, решение  должно давать менеджеру проекта  санкцию на привлечение ресурсов к работам по проекту.

 

В результате деятельности по инициации проекта появляются первоначальные распоряжения, документы и вырабатывается общее видение имеющихся возможностей и путей реализации проекта. Формальные результаты инициации проекта следующие:

 

* Формулирование допущений  проекта. Допущения проекта - исходные  данные, которые считаются известными  при планировании, но достоверность которых не является стопроцентной.

 

* Выявление всех ограничений  проекта. Ограничения проекта  - факторы, ограничивающие возможности  команды проекта. Все ограничения  проекта и все сделанные при  инициации проекта допущения  должны быть в обязательном  порядке задокументированы.

 

* Утверждение Устава проекта.

 

* Назначение руководителя  проекта.

 

В результате инициации должен быть выпущен Устав проекта (Project Charter), который должен включать либо непосредственно, либо посредством ссылок на другие документы следующие положения:

 

* описание потребностей  бизнеса, на которые ориентирован  проект;

 

* описание продукта проекта.

 

2.2 Планирование проекта

 

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации  деятельности участников проекта, с  её помощью определяется порядок, в  котором должны выполняться работы.

 

Процесс планирования начинается до утверждения объёма работ и  продолжается в ходе выполнения проекта  и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает  определённый вид планирования с  присущими ему методиками и инструментами.

 

Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных  между собой взаимными отношениями. Первый этап планирования проекта - разработка первоначальных планов, являющихся основой  для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и проч. Планирование проекта предшествует контролю по проекту  и является основой для его  применения, так как на этапе контроля проводится сравнение фактических  показателей с плановыми.

 

Определение уровней планирования - также предмет планирования и  проводится для каждого конкретного  проекта с учётом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам  работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.

 

Планы (графики, сети) как  выражение результатов процессов  планирования должны образовывать в  совокупности некоторую пирамидальную  структуру, дифференцированную по уровням  управления и эшелонированную по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные  и долгосрочные планы). Уровни планирования и система планов должны строиться  с использованием принципов «обратной  связи», обеспечивающей постоянное сравнение  фактических данных с плановыми.

 

Ключевые понятия, используемые в процессах планирования, - «работы» и «вехи».

 

Работа в плане проекта  представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего  уровня). Таким образом, работа - основной элемент (дискретная компонента) деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта (результата работы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в системах управления проектами.

 

Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния  завершённости тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры  используют вехи для того, чтобы  обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в  процессе реализации проекта. Важным отличием вех от работ является то, что  они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями. Веха является мерой выполнения (контрольной точкой), её завершённость  имеет только две оценки - выполнена  или нет. Принятие решений в системах финансирования проектов, например, чаще всего полагается на оценки завершённости  вех при выполнении платеже по контрактам.

 

Определение основных вех  требует ясного понимания ключевых стадий или состояний, через которые  проходит программа в течение  своего жизненного цикла, и чётких характеристик  точек перехода. Вехи отмечают эти  ключевые переходы и, следовательно, обеспечивают естественную серию контрольных  точек. Эти контрольные точки  соответствуют специфическим промежуточным  целям, требуемым для достижения общей цели. При обзоре выполнения работ вехи позволяют руководству  быстро понять, на какой стадии находится  проект, и оценить, достигнуты ли основные состояния, необходимые для успешного  завершения работ.

 

В действительности процесс  планирования не является таким строго последовательным, как это было только что показано. Например, ключевые вехи обычно определяются требованиями заказчика  в самом начале программы. При  контроле разработчик плана может  обнаружить, что эти вехи не могут  быть достигнуты и поэтому должны быть заново проведены переговоры с  заказчиком. Кроме того, детальные  вехи (для рабочих групп и отдельных  исполнителей) могут устанавливаться  по ходу выполнения проекта. Аналогично основные ресурсы (руководство проекта, ключевые исполнители) назначаются  на ранних стадиях проекта, а специфические - определяются и назначаются на более поздних стадиях.

 

Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения  проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более чётко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

 

Хотя планирование и является итеративным процессом, существует логическая последовательность шагов  разработки плана проекта, которая  составляет цикл планирования. Для  руководства проектом каждый шаг  планирования подразумевает необходимость  ответа на некоторый обобщённый вопрос.

 

Конкретная структура  планов, применяемых на разных уровнях  и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект. Например, в  строительной индустрии в состав проектной документации входят сметная  документация, поставляемая заказчиком и детализируемая исполнителями, строительный генплан объекта, организационно-технологические  схемы возведения объектов, графики  выполнения работ и поступления  на объект строительных материалов. В промышленных проектах в основе календарных графиков работ лежит конструкторская и технологическая документация. В информационных проектах - спецификация информационной системы.

 

В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие  виды планов:

 

* Концептуальный план  проекта.

 

* Стратегический план  реализации проекта.

 

* Тактические (детальные)  планы реализации проекта.

 

Отметим, что разные уровни управления в организации в разной степени вовлечены в разработку данных планов.

 

Исходными данными для  разработки плана проекта являются: