Инвентаризация расчетов на примере ООО фирма «Транссервис»

 

Для этого графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик».

Такой способ учета позволяет оперативно отслеживать состояние расчетов по заключенным договорам, планировать платежи, прогнозировать возможные штрафные санкции за нарушение договоров, а также легко сопоставить информацию о расчетах с покупателями и расчетах с поставщиками.

Для планирования задолженности и управления ею целесообразно составить ведомость, примерный вариант которой я предлагаю в таблице 14 [21, 15].

Таблица 14

Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

Покупатель	№ договора	Дата	Месяц январь								На конец месяца
			I неделя		II неделя		III неделя		IV неделя
			План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт
ИТОГО

 

Аналогично можно организовать и учет по кредиторской задолженности (таблица 15). В этом случае графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик».

Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить «неблагополучные»договоры, платежи по которым «отстают» от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

Управление дебиторской задолженности включает ее планирование. В структуре текущих активов большинства российских компаний дебиторская задолженность составляет внушительную часть. Это значит, что существенная часть продукции отгружается в кредит.

Таблица 15

Ведомость расчетов по кредиторской задолженности

Поставщик	№ договора	Дата	Месяц январь								На конец месяца
			I неделя		II неделя		III неделя		IV неделя
			План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт
ИТОГО

 

В то же время многие компании отражают в бухгалтерском учете реализацию продукции «по отгрузке» непосредственно после продажи. Иначе говоря, показатель выручки от реализации в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, большинству компаний для получения «живых» денег необходимо следить за своевременностью погашения дебиторской задолженности.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением.

Затем определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д.

Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% – в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего – 20%.

Обычно финансовые службы компании отслеживают количество времени, необходимое покупателям для оплаты счетов. Информацию о сроках оплаты получают из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы. План погашения задолженности можно представить в следующем виде (таблица 16).

Таблица 16

План погашения дебиторской задолженности предприятия ООО «Транссервис» «Транссервис»

	№	2007 г.	Оплачено												2008 г. итого
			Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
Остаток деб. задолжен-ности на конец периода	1	1339,3	790	582	195	210	225	240	255	270	285	300	315	330	330
Сумма задолженности к погашению за предыдущий год	2		670	268	402
Отгружено:
Январь	3		150	60	45
Февраль	4		30	150	60	45
Март	5			30	150	60	45
Апрель	6				30	150	60	45
Май	7					30	150	60	45
Июнь	8						30	150	60	45
Июль	9							30	150	60	45
Август	10								30	150	60	45
Сентябрь	11									30	150	60	45
Октябрь	12										30	150	60	45
Ноябрь	13											30	150	60
Декабрь	14												30	150
Январь 2007 года	15													30
Всего поступлений	16		850	508	687	285	285	285	285	285	285	285	285	285	4609
Отгружено товаров	17		300	300	300	300	300	300	300	300	300	300	300	300	3600

 

Возможный вариант прогноза погашения дебиторской задолженности для предприятия ООО «Транссервис» представим на 2008 год (с ежемесячной разбивкой), у которого прогнозируемый объем отгрузки продукции и работ покупателям в каждом месяце – 300 тыс. руб.

Тогда коэффициенты инкассации будут следующими:

1. 10% от продажи товаров оплачивается  в месяце, предшествующем отгрузке (аванс), то есть при объеме отгрузки 300 тыс. руб. аванс составляет 30 тыс. руб.;

2. 50% от продажи товаров оплачивается  в этом же месяце (150 тыс. руб.);

3. 20% продаж оплачивается в следующем  месяце (60 тыс. руб.);

4. 15% продаж оплачивается через  месяц (45 тыс. руб.);

5. 5% продаж представляют собой  безнадежные к взысканию долги (15 тыс. руб.).

Исходя из этих условий, план погашения дебиторской задолженности (таблица 16), позволит прогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца планируемого 2008 года.

Общая формула расчета:

Дебиторская задолженность на конец периода = Дебиторская

      задолженность на начало периода + Объем отгрузки текущего

     периода - Объем денежных поступлений в текущем периоде               (10)

Дебиторская задолженность на начало периода совпадает с задолженностью на конец предыдущего периода. Например, дебиторская задолженность покупателей на конец марта равна:

255 тыс. руб. + 300 тыс. руб. – 360 тыс. руб. = 195 тыс. руб., где 255 тыс. руб. – дебиторская задолженность на конец февраля;

300 тыс. руб. – отгрузка товаров  в феврале;

360 тыс. руб. – объем денежных  поступлений в марте, состоящий  из погашения долга за прошлый год, а также поступлений, рассчитанных исходя из коэффициентов инкассации:

45 тыс. руб. (15% от 300 тыс. руб.) – оплата  товаров, отгруженных в январе;

60 тыс. руб. (20% от 300 тыс. руб.) – оплата  товаров, отгруженных в феврале;

150 тыс. руб. (50% от 300 тыс. руб.) – оплата  товаров, отгруженных в марте;

30 тыс. руб. (10% от 300 тыс. руб.) – аванс  за отгрузку товаров в апреле;

75 тыс. руб. – погашение дебиторской  задолженности за предыдущий  год.

При постоянных объемах отгрузки и равномерном поступлении денег увеличение дебиторской задолженности происходит за счет безнадежных к взысканию долгов (в данном случае 5% от объема отгрузки составляет 15 тыс. руб.).

В первой строке таблицы 5 в столбцах 2 – 13 указаны остатки дебиторской задолженности на конец каждого месяца планового периода.

Вторая строка таблицы содержит данные о погашении в январе, феврале и марте остатка дебиторской задолженности, перешедшей с прошлого года. Далее каждая строка с 3-й по 15-ю отражает график поступления денежных средств по отгрузке, произведенной в соответствующем месяце.

В первом столбце таблицы показан остаток дебиторской задолженности на начало года. Столбцы 2 – 13 отражают объем денежных поступлений в соответствующем месяце за отгруженные товары. Данные суммы рассчитываются, исходя из коэффициентов инкассации и специальных договоренностей с должниками (как, например, в марте).

Полученные данные о состоянии дебиторской задолженности можно использовать при подготовке бюджета денежных средств и прогнозного баланса. Применение такого подхода удобно при прогнозировании на среднесрочный период времени (например, на год), в условиях неопределенности. При небольшом периоде планирования (на квартал) более точную оценку можно дать, исходя из конкретных договоренностей с покупателями продукции.

Для планирования кредиторской задолженности можно составить таблицу, аналогичную плану погашения дебиторской задолженности.

В этой таблице вместо отгрузки товаров потребителям отражается закупка (получение) товаров, а вместо поступления денежных средств – оплата по договорам.

В первой строке плановой таблицы указывается остаток кредиторской задолженности на начало каждого месяца в планируемом периоде. Во второй строке отражается погашение кредиторской задолженности за товары, полученные в предыдущем плановом периоде (прошлый год). В последней строке сведены остатки кредиторской задолженности на конец каждого месяца в отчетном периоде. В столбцах 1 – 6 таблицы показаны суммы погашения кредиторской задолженности за товары, полученные в один из месяцев, указанных в стр. 3 – 8.

Рассмотрим, как можно использовать таблицу плана кредиторской задолженности. Допустим, мы хотели бы определить сумму платежей по погашению кредиторской задолженности в марте. В соответствующем столбце плана находим, что всего в марте должно быть выплачено 397 тыс. руб., из которых 35 тыс. руб. за товары, закупленные в январе, 112 тыс. руб. – в феврале и 250 тыс. руб. за товары, закупленные непосредственно в марте (таблица 17). Таблица позволяет также выявить ежемесячное распределение платежей по погашению кредиторской задолженности. Допустим, в феврале планируется закупить товары на сумму 353 тыс. руб. (стр. 4, столбец 8). Выплата кредиторской задолженности за эти товары составит 224 тыс. руб. в феврале, 112 тыс. руб. – в марте и 17 тыс. руб. – в апреле.

Остаток задолженности на конец каждого месяца рассчитывается по формуле:

Кредиторская задолженность на конец месяца (стр. 16) =

Остаток кредиторской задолженности на начало месяца (стр. 1)

+ Объем закупки товаров в этом месяце (столбец 15) – Сумма

                  оплаты за товары в этом месяце (стр. 15).                       (11)

Задолженность на конец месяца совпадает с задолженностью на начало следующего месяца.

Таблица 17

План погашения кредиторской задолженности предприятия ООО «Транссервис»

	№.	Оплачено												Остаток задолженности на следующий период	Объем закупки товаров
		Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
Остаток задолженности на нач. каждого месяца	1	2297	1123	666	115	142	152	211	87	88	76	90	152	117
Сумма задолженности к погаш. за пред. год	2	1297	500	500
Закуплено:
Январь	3	239	86	35	2										362
Февраль	4		224	112	17										353
Март	5			250	62	25	9								346
Апрель	6				244	102	6								352
Май	7					235	102	35							372
Июнь	8						245	164	12						421
Июль	9							312	111	23					446
Август	10								543	111	12				579
Сентябрь	11									235	102	35			666
Октябрь	12										245	164	12		372
Ноябрь	13											245	164	12	421
Декабрь	14												245	164	409
Всего к оплате	15	1536	810	897	325	362	362	511	578	678	358	359	444	176
Остаток задолж. на конец месяца	16	1123	666	115	142	152	211	87	88	76	90	152	117