Инвентаризация расчетов на примере ООО фирма «Транссервис»

Списание подотчетных сумм производится на основании предоставляемых в бухгалтерию авансовых отчетов с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При этом необходимо иметь ввиду, что в определенных случаях выданные работнику денежные средства могут быть включены в совокупный облагаемый доход работника:

1) так, если по истечении срока, на который был выдан аванс, работник не представил в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах, то сумма аванса включается в совокупный доход работника того месяца, в котором наступил срок сдачи отчета (см. Письма ГНИ по г. Москве от 15.12.94 N 11-13/16157 и от 20.05.98 N 31-08/13721).

Напомним, что согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В ноябре месяце 2005 года по приказу руководителя ООО «Транссервис» работнику были выданы денежные средства из кассы предприятия для приобретения канцелярских товаров в сумме 3000 рублей. В приказе написано, что подотчетное лицо должно отчитываться на 1-ое число каждого месяца. По истечении месяца авансовый отчет в бухгалтерию предприятия представлен не был, документы, подтверждающие факт осуществления хозрасходов отсутствуют. При проведении инвентаризации на 01.01.2006 установлено, что подотчетное лицо так и не отчиталось по полученному авансу.

В этом случае предприятию необходимо принять решение: либо взыскать сумму выданного аванса с работника, либо удержать ее из заработной платы, или же оставить выданный аванс работнику, но при этом удержать с него подоходный налог.

Предприятие решило оставить сумму выданного аванса работнику. В бухгалтерском учете предприятия сделаны проводки:

Ноябрь

Дт.71 - Кт.50 - 3000 руб. - выдан аванс подотчетному лицу на приобретение канцелярских товаров.

Декабрь

Дт.70 - Кт.68 - начислен подоходный налог с суммы выданного аванса и удержан из заработной платы

Но можно было сделать и таким способом: подоходный налог вносится физическим лицом в кассу предприятия:

Дт.76 - Кт.68 - начисление подоходного налога;

Дт.50 - Кт.76 - внесена сумма исчисленного подоходного налога.

При этом нужно учитывать, что если подотчетные средства были выданы работнику предприятия без установления срока их возврата, и такие суммы отражены по дебету сч.71, то оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.      

2) если выданные работнику под  отчет суммы списаны с него  необоснованно, то все эти суммы  включаются в совокупный доход  работника в том месяце, когда они были списаны (отражены по кредиту счета 71) (см. Письмо ГНС РФ от 17.08.98 N СШ-6-08/529@).

По приказу руководителя ООО «Транссервис» работнику были выданы денежные средства из кассы предприятия для приобретения продуктов питания в сумме 10000 рублей. Работник привез продукты и товарные чеки, в которых указан перечень приобретенных продуктов. Указанные затраты были отнесены к представительским расходам и включены в себестоимость продукции. К авансовому отчету в качестве оправдательных документов были приложены только товарные чеки.

В учете предприятия были сделаны проводки:

1. Дт.71 - Кт.50 - 10000 руб. - выдан аванс.

2. Дт.20 (44) - Кт.71 - 10000 руб. - после утверждения  авансового отчета израсходованная  сумма списана на себестоимость  продукции.

При проведении инвентаризации обнаружено, что чеки ККМ на приобретенные продукты отсутствуют, т.е. нет в наличии документа, свидетельствующего о том, что расход фактически произведен (об оплате приобретенных продуктов). Товарный чек не может предъявляться в качестве расходного документа без чека ККМ или корешка приходно-кассового ордера.

Поскольку нет оправдательных документов, то сумма представительских расходов была списана на себестоимость неправомерно. Также необосновано она была списана и с физического лица.

По итогам инвентаризации в учете предприятия следует сделать проводки:

1. Дт.44 - Кт.71 - 10000 руб. - сторнирована  сумма представительских расходов, списанная на себестоимость на  основании авансового отчета;

2. Дт.99 - Кт.71 - 10000 руб. - неподтвержденная документами сумма представительских расходов списывается за счет собственных источников предприятия.

3. Дт.70 - Кт.68 - начислен подоходный  налог с суммы выданного аванса  и удержан из заработной платы.

При проведении инвентаризации расчетов и правильности оформления счетов – фактур за 2006 г. было установлено, что к оплате принимались счета – фактуры поставщиков по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 11 мая 2006  г. № 283. Все счета-фактуры оформлены в соответствии с требованиями, установленными п. 5 и 6 ст. 169 Налогового Кодекса РФ: заполнены необходимые реквизиты, содержатся подписи руководителя и главного бухгалтера поставщика и подлинные оттиски печатей. Копии счетов – фактур к оплате не принимались.

При инвентаризации проверена полноту оприходования материальных ценностей. В результате проверки подтвердилась полнота и своевременность оплаты счетов поставщиков. ООО «Транссервис» отражает на счетах бухгалтерского учета расчеты правильно, в соответствии с требованиями Плана счетов бухгалтерского учета. Отчетность ООО «Транссервис» подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение информации о данных расчетах по состоянию на 1 января 2007г.

По итогам инвентаризации были выявлены нарушения, касающиеся документооборота операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками и отсутствие подтверждающих документов при расчетах с подотчетными лицами.

В связи с этим необходимо разработать направления по совершенствованию расчетов.

Следовательно, исходя из проведенного анализа данной организации, можно порекомендовать: более тщательно следить за движением денежных потоков, направить все силы на увеличение реализации продукции либо не приобретать слишком большое количество продукции впрок, чтобы не увеличивать кредиторскую задолженность, т.к. это приводит к дефициту платежных средств, что может привести к неплатежеспособности организации.   

Таким образом, можно сделать вывод, что планирование дебиторской и кредиторской задолженности тесно связано с другими элементами системы финансового менеджмента. С одной стороны, планы погашения дебиторской и кредиторской задолженности являются частью маркетинговой и кредитной политики компании. С другой стороны, – это важный подготовительный этап при формировании бюджета движения денежных средств и прогнозных финансовых документов (баланс, отчет о прибылях и убытках). Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно сказаться на достоверности прогноза движения денежных средств, что повлияет на финансовую устойчивость компании.

 

3. Разработка мероприятий по улучшению состояния расчетов в ООО «Транссервис»

 

3.1 Предложения по совершенствованию учета расчетов

 

По результатам анализа состава, структуры и динамики кредиторской и дебиторской задолженности организации и проведении инвентаризации расчетов можно сделать вывод, что в целом ситуация складывается не совсем благополучно.

Важно не допустить дальнейшего роста доли дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов предприятия – это может повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота ресурсов, простои вследствие не внутренних проблем, а внешних, снижение возможности оплачивать свои обязательства перед кредиторами.

В деятельности любого предприятия всегда присутствует дебиторская задолженность, разница состоит лишь в том, что для одних предприятий удельный вес задолженности занимает незначительный вес в активах, для других, наоборот, ее наличие является серьезной проблемой.

Наличие большой дебиторской задолженности также является негативным моментом в работе организации. Высокая доля дебиторской задолженности в активе баланса свидетельствует о том, что предприятие широко использует для авансирования своих покупателей коммерческий (товарный) кредит.

Кредитуя их, предприятие фактически делится с ними частью своего дохода. Однако когда платежи предприятию задерживаются, оно вынуждено брать кредиты для обеспечения текущей хозяйственной деятельности, увеличивая тем самым собственную кредиторскую задолженность. Дебиторскую задолженность можно рассматривать именно как коммерческий кредит покупателю [22, 21].

Состояние расчетов предприятия, их  размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации. Для улучшения финансового положения организации необходимо:

- следить за соотношением дебиторской  и кредиторской задолженности. Значительное  превышение дебиторской задолженности  создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования;

- контролировать состояние расчетов  по просроченным задолженностям;

- по возможности ориентироваться  на повышение количества заказчиков  с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчикам.

- контролировать политику диверсификации  в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться  на увеличение их количества  для уменьшения риска неуплаты  одним или несколькими крупными  покупателями;

- производить классификацию покупателей  и поставщиков в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

- имея оперативные данные по  просроченной задолженности, необходимо  начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления – претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

- разрабатывать разнообразные  модели договоров с гибкими  условиями оплаты, в частности  предоставления покупателями скидок  при досрочной оплате, так как  снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Первый шаг к планированию задолженности – это правильная организация управленческого учета в части расчетов с контрагентами.

Сегодня на рынке существует много компьютерных систем, позволяющих автоматизировать управленческий учет, в том числе учет дебиторской и кредиторской задолженности. Крупные компании пользуются ERP-системами, отражающими все особенности бизнес-процессов организации. Многие мелкие и средние компании успешно ведут управленческий учет в электронных таблицах Microsoft Excel, также достаточно широко начинает использоваться программный продукт «1-С Предприятие 8.0».

Дебиторская и кредиторская задолженность должна отражаться в учете таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату.

Например, учет договоров по продаже готовой продукции предлагаю вести по форме, приведенной в таблице 12 [21, 14].

 

Таблица 12

Оперативный учет расчетов с покупателями

Покупа-тель	№ договора	Дата	Сумма по договору		Состояние расчетов			Срок платежа	Штрафные санкции
			Общая	Аванс	Отгружено	Оплачено	Задол-женность		Условия	Сумма

 

Договоры с поставщиками могут учитываться в аналогичном порядке (таблица 13).

Таблица 13

Оперативный учет расчетов с поставщиками

Постав-щик	№ договора	Дата	Сумма по договору		Состояние расчетов			Срок платежа	Штрафные санкции
			Общая	Аванс	Отгружено	Оплачено	Задол-женность		Условия	Сумма
ИТОГО