Информационное обеспечение – важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

Создание и обработка документов в учреждении называется документированием. Документирование основано на соблюдении норм и требований к составлению, оформлению, обработке, движению и хранению документов, которые регламентируются правовыми и нормативно-методическими материалами. Последние, в свою, очередь, образуют Единую государственную систему документационного обеспечения управления.

Документы могут классифицироваться по различным признакам:

По роду деятельности:

• организационно-распорядительные, которые используются практически всем аппаратом управления;
• планово-учетные, используемые для планирования финансовой деятельности, технико-экономического анализа, бухгалтерского и статистического учета, материально-технического снабжения, реализации продукции и т.п.;
• оперативно-производственные, предназначенные для оперативного планирования и регулирования производства;
• технологические и технические – по технической подготовке и обслуживанию производства, капитальному строительству и ремонту, контролю качества продукции;
• документы учета личного состава – по приему, подготовке и переподготовке кадров.

По назначению документы подразделяются на стандартные (доверенности, командировочные удостоверения, бланки плановых заданий и т.п.), типовые (договоры, инструкции) и индивидуальные.

По месту составления документы делятся на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него, и внешние, поступающие извне (от других предприятий и лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (служебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т.п.).

По степени доступности документы бывают для служебного пользования, секретные и несекретные.

По степени подлинности документы делятся на подлинники и копии.

По содержанию документы могут быть простыми и сложными

В сельскохозяйственных и агропромышленных формированиях делопроизводство делится на общее (административное) и специальное.

Управленческая деятельность фиксируется в основном в организационно-распорядительных документах, которые условно можно разделить на организационные, распорядительные, справочно-информационные и кадровые.

К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатное расписание.

К распорядительным – постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

Справочно-информационные документы включают письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.п.

Основные требования, которые предъявляются к оформлению документов является то, что всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его реквизитов: название документа, автор, адресат, заголовок, текст, подпись, резолюция и т.д. Каждому реквизиту отводится строго определенное место на листе бумаги. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных на документе, составляет формуляр этого документа. Каждый вид документа имеет свой формуляр, который называется типовым формуляром.

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В сельскохозяйственных и агропромышленных формированиях делопроизводство делится на общее(административное) и специальное.

 Общее делопроизводства – это система документирования административной и управленческой деятельности. Оно осуществляет преимущественно внешнюю переписку.

Специальное делопроизводство – это система документирования производственной, статистической, финансовой, бухгалтерской деятельности, личного состава.  

Работники делопроизводства выполняют следующие основные функции:

• приемка документов;
• регистрация входящей корреспонденции в соответствующих журналах;
• передачу документов руководителю и исполнителям;
• контроль исполнения;
• отправка исполненной корреспонденции;
• делопроизводство по личному составу;
• протокольное делопроизводство;
• организация оперативного и архивного хранения.    

В сельском хозяйстве используют централизованное делопроизводство. Его организуют в центральной конторе хозяйства. Существует две формы делопроизводства – журнальная и карточная.

Информация в документе может фиксироваться различными способами: текстом, в виде чертежа или рисунка, фотографии, с помощью звуко- и видеозаписи. Кроме фиксации информации документ выполняет и функции передачи ее на расстояние, накопления и реализации управленческих функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Основные  направления совершенствования  информационного обеспечения сельскохозяйственного  предприятия

За последнее время значительно возрос объем и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной.

 Процесс  накопления, обработки и использования  знаний постоянно ускоряется. В  связи с этим возникает необходимость использования информационных технологий, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

На данный момент развитие информационных технологий позволяет использовать информационные системы как стратегические источники информации. Они внедряются в организации любого профиля, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары, услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

При построении системы необходимо использовать массивы информации, организованные с помощью современной вычислительной техники и программных средств в базы знаний и банки данных.

На основе изучения и обобщения теоретических и практических аспектов применения информационных технологий в управлении предприятиями АПК установлено, что их использование будет способствовать:

• повышению эффективности управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота на предприятии;
• замене бумажных носителей данных на магнитные диски, что приведет к рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• снижению расходов на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа к нужной информации;
• обеспечению надежного учета и контроля поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления и т.д.

Информационное обеспечение разработки, принятия и реализации управленческих решений должно соответствовать возрастающей значимости информационных ресурсов по отношению к другим видам ресурсов, а потому повышение эффективности сбора, хранения, передачи и обработки информации за счет более широкого использования информационных технологий при управлении предприятием позволит повысить его конкурентоспособность на основе улучшения управляемости и адаптации предприятия к изменениям рыночной конъюнктуры и среды.

При принятии решения о внедрения информационных технологий, как правило, автоматизируется отдельные задачи управления. В тоже время попытки частично автоматизировать отдельные операции, например автоматизация работ отдела кадров или составление бухгалтерского отчета с целью их ускорения, приводят к нерациональному расходованию средств из-за недостаточного согласования отдельных задач и возрастанию издержек в информационной системе в целом. В итоге руководитель по-прежнему не получает качественной информации в полном объеме, а специалисты дублируют ввод и обработку одной и той же информации в обособленные информационные системы.

Компьютеризация управления должна предполагать качественную перестройку технологии менеджмента. Известно, что обмен информацией занимает до 95% времени руководителей и до 53% - специалистов. В тоже время автоматизация бизнес-процессов, основанных на традиционных «бумажных» технологиях, не обеспечивает достижение желаемого эффекта. Поэтому первым и основополагающим принципом построения информационных систем является системный поход, в соответствии с которым внимание должно быть сосредоточенно на объекте в целом, а не на отдельных частях, так как специфические свойства объекта могут быть оценены только с позиции всей системы. Чем точнее и полнее отвечает бизнес-среда стратегии, задачам, а также используемым современным информационным технологиям, чем точнее и полнее соответствует информационная система его бизнес-среде, тем выше эффект от информационной системы и эффективность системы управления ими в целом.

Поэтому информация в настоящее время должна выходить на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обусловливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Совершенствование управления предприятия на основе создания эффективной системы информации невозможно без адаптации его бизнес-среды к рыночным условиям и возможностям, связанным с внедрением новых информационных технологий.

К автоматизированной информационной системе должны предъявляться следующие основные системные требования:

1. Стандартизация и унификация:

• единообразие форм представления информации, а также учета, контроля и хранения документов;

• единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;
• единый порядок документирования, сопровождения и модификация;
• система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

2. Адаптивность системы;

3. Настраиваемость системы:

• функциональных возможностей;

• интерфейсов пользователей в распределенной структуре.

4. Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных ее компонентов.

5. Масштабируемост.
6. Надежность, защищенность, безопасность:

• Авторизация и контроль доступа в систему для проведения отдельных операций и документооборота;

• Множественность уровней защиты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность деятельности хозяйства зависит от качества управленческих решений. Это определяет важность овладения каждым ответственным работником аппарата управления, а тем более руководителями, теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.

Одно из множества определений менеджмента формулируется как сбор информации, разработка решений в управленческой деятельности.

Разработка эффективных решений – основополагающая предпосылка обеспечения конкурентоспособности продукции на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведение правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-психологических отношений в хозяйстве, создания положительного имиджа и др.

Основными задачами информационного обеспечения, как важнейшего условия принятия управленческого решения является:

• изучение информационной системы управления предприятием;
• содержание управленческих решений и требования предъявляемые к ним;
• изучение организации делопроизводства на предприятии;
• разработка направлений по совершенствованию информационного обеспечения предприятия;

Базой исследования является ЧУП «Степы» Жлобинского района Гомельской области.

Предприятие имеет статус юридического лица, является коммерческой организацией, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам.