Информационное обеспечение деятельности руководителя

По полноте – частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная – дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения. 

По предназначению – универсальная – необходима для решения любых проблем; функциональная – для решения родственных проблем; и индивидуализированная – для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению  движения –   входящая и исходящая. 

По способам распространения – устная, письменная и комбинированная информация. 

В соответствии с порядком предоставления – по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя. 

По способам воспроизведения –  визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация. 

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низшего звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме. 

Руководитель должен также иметь  возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных. 

Таким образом, мы можем сказать что, информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально – экономического, технического, технологического развития любой организации. Известное изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого руководителя, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д.,тем выше будет производительность его управленческого труда.  

2. Информационное обеспечение деятельности руководителя.

Информационное обеспечение деятельности руководителя состоит из поиска необходимой  информации для осуществления управления, организационной подготовки заседаний и совещаний, организации приема посетителей, организации и проведения бизнес – поездок руководителя, организации общения по телефону,  проведения приемов, организационно-технического обеспечения административно – распорядительной деятельности руководителя,  обеспечения делопроизводства, контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, ведения контрольно – регистрационной картотеки¹³.

Также необходимо отметить, что это  не весь перечень элементов информационного обеспечения деятельности руководителя, которое осуществляет секретарь. Этот перечень может варьироваться в зависимости от положений должностной инструкции секретаря в организации и пожеланий самого руководителя.

2.1. Поиск информации для руководителя.

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в  течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую  информацию и соответствующим образом ее обработать – одно из важнейших профессиональных качеств секретаря¹⁴.

Необходимая руководителю информация может содержаться в  различных источниках. Для того чтобы  грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

• хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;
• знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;
• знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;
• управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и другая документация организации);
• публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;
• научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;
• справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Если секретарю  необходимо найти информацию законодательного или нормативного характера, то в этом случае необходимо пользоваться официальными справочниками. Их существует несколько. Во-первых, большинство законодательных и нормативных правовых актов после их государственной регистрации публикуются в «Российской газете», поэтому зная дату принятия акта, его номер и заголовок, текст акта можно найти в газете. Другим типом справочников являются специальные бюллетени, публикующие законодательные и нормативные правовые акты: «Собрание законодательства Российской Федерации», «Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации», «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». Законодательные и нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации также подлежат официальному опубликованию, поэтому в каждом субъекте Российской Федерации издаются соответствующие справочники и бюллетени.

Наконец, еще  одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных – «Гарант», «Консультант Плюс», позволяющие быстро и легко на рабочем месте найти нужный законодательный или нормативный правовой акт.

Очень часто  для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно  обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Хорошо, если в организации принята централизованная система делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило – в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами. Но если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость обратиться к документу, который еще находится на исполнении, то в этих случаях придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, которые занимаются решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры организации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию.

Очень часто  поиск необходимой информации заставляет обращаться к архивной информации и  осуществлять поиск необходимых  документов в ведомственном архиве (архиве учреждения). Для быстрого поиска архивной информации секретарю нужно знать систему научно-справочного аппарата архива, уметь пользоваться номенклатурой дел организации и архивными описями дел.

Работа по сбору  информации включает также ознакомление с публикациями в периодической  печати (газетах, журналах), с радио- и телепередачами. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, публикующейся в СМИ и затрагивающей интересы компании, может быть чрезвычайно важен. В современных условиях проведение такой работы не под силу одному секретарю, какую бы высокую квалификацию он не имел.

Эту работу на высоком профессиональном уровне выполняют действующие на информационном рынке компании, специализирующиеся на сборе и обработке информации по запросам организаций. Тем не менее, это не отменяет обычной для секретаря работы по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах. Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.

Секретарю, работающему в организации, занимающейся научными проблемами, иногда поручают задания по сбору информации из научных изданий - сборников статей, монографий, реферативных журналов и др. Секретарь не имеет достаточной квалификации для поиска и анализа научных источников, но по составленному руководителем списку он может заказать нужные источники в библиотеке, отобрать необходимые материалы, сделать ксерокопии.

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

К числу  справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся:

• телефонный справочник организации;
• список сотрудников организации с их адресами и телефонами;
• список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами;
• списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;
• городские телефонные справочники;
• карта города, при необходимости - дорожные карты и атласы.

Большие возможности  по поиску деловой информации предоставляет  Интернет. Для быстрого поиска информации в Интернете необходимо либо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, либо уметь пользовать поисковыми системами.

Приведенный перечень справочников не является исчерпывающим. Поскольку  секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка – толковый, орфографический, иностранных слов. Не помешает в работе и энциклопедический словарь. Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Опыт показывает, что интересная и нужная информация имеет свойство обнаруживаться неожиданно и там, где ее никак не ждешь, поэтому секретарь должен выработать привычку обращать внимание на те сведения, которые в данный момент как будто и не нужны, но могут понадобиться потом.

Таким образом, секретарь  должен  найти всю необходимую  информацию для руководителя, затратив на поиск, анализ и обобщение как можно меньше времени при использовании всех подручных информационных средств.

2.2. Организация приема посетителей.

По данным различных исследований около 22 % рабочего времени руководителя тратится на прием посетителей. Это значительная часть времени в работе руководителя. Задача же секретаря так организовать работу по приему посетителей, чтобы руководитель мог эффективно расходовать свое время, не отвлекаясь на организационные, подготовительные вопросы, ведь именно секретарь выступает в качестве посредника между руководителем и посетителями¹⁵.

Условно посетителей можно разделить на следующие категории¹⁶:

• сотрудники своей организации;
• представители других организаций;
• посетители по личным вопросам;
• посетители, попавшие в офис по недоразумению.

Посетитель приемной может оказаться клиентом организации, от того, как он будет принят, зависит впечатление об организации, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.

Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки. Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не возвращается, так как это равносильно отказу в приеме. Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество, должность и место работы, расспросите его о цели визита.

Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками¹⁷.

При проведении приемов посетителей, особенно из других организаций, персональный компьютер секретаря должен быть выключен или повернут монитором в строну от вошедших, а документы секретариата недоступны для прочтения¹⁸.

Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.