Информационное обеспечение управления организацией

       Ведущая  роль  в  информационном  обеспечении  анализа принадлежит

бухгалтерскому  учету  и   отчетности,   где   наиболее   полно   отражаются

хозяйственные явления,  процессы,  их  результаты.  Своевременный  и  полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных)  и отчетности,  обеспечивает  принятие   необходимых   мер,   направленных   на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

       Данные статистического  учета, в  которых  содержится  количественная

характеристика массовых явлений  и процессов, используются  для  углубленного изучения    и    осмысления    взаимосвязей,     выявления     экономических

закономерностей.

       Оперативный учет  и отчетность  способствуют  более   оперативному  по

сравнению  со  статистикой  или  бухгалтерским  учетом  обеспечению  анализа необходимыми данными (например,  о  производстве  и  отгрузке  продукции,  о состоянии  производственных  запасов)  и  тем  самым  создают  условия   для повышения эффективности аналитических исследований.

       С  расширением   компьютерной  техники  появились   и  новые  машинные источники  информации.  К  ним  относятся  данные,  которые   содержатся   в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а  также  выдаются  в  виде разнообразных машинограмм.  К  внеучетным  источникам  информации  относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность,  а  также  данные, которые не относятся к перечисленным ранее.  В  их  число  входят  следующие документы:

       1)  Официальные   документы,  которыми  обязан  пользоваться   субъект

          хозяйствования  в своей  деятельности:  законы  государства,  указы

          президента, постановления правительства и  местных органов  власти,

          приказы  вышестоящих органов управления, акты ревизий  и  проверок,

          приказы  и распоряжения руководителей  предприятия.

       2) Хозяйственно-правовые  документы:  договора,  соглашения,  решения

          арбитража  и судебных органов, рекламации.

       3) Решения общих  собраний  коллектива,  совета  трудового  коллектива

          предприятия  в целом или отдельных ее  подотделов.

       4)  Материалы   изучения  передового  опыта,  полученные   из   разных

          источников  информации  (Интернет,  радио,  телевидение,  газеты  и

          т.д.).

       5) Техническая  и технологическая документация.

       6)  Материалы   специальных  обследований  состояния   производства  на

          отдельных  рабочих местах (хронометраж, фотография  и т.п.).

       7) Устная информация, которая получена  во  время   встреч  с  членами

          своего  коллектива или представителями  других предприятий.

       По отношению  к объекту исследования информация  бывает  внутренней  и внешней.  Система  внутренней  информации  -  это   данные   статистического бухгалтерского,  оперативного   учета   и   отчетности,   плановые   данные, нормативные данные, разработанные на  предприятии  и  т.д.  Система  внешней информации  -  это  данные   статистических   сборников,   периодических   и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

       По отношению  к предмету исследования информация  делится на  основную и вспомогательную, необходимую для  более  полной  характеристики  изучаемой предметной области.

       По периодичности  поступления аналитическая информация  подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации  относятся плановые и учетные данные.  Эпизодическая  информация  формируется  по  мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

       Регулярная информация  в свою очередь классифицируется  на постоянную, сохраняющую  свое  значение  длительное  время  (коды,  шифры,  план  счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую  свое  значение в течение определенного периода  времени  (показатели  плана,  нормативы)  и переменную, характеризующую частую сменяемость событий  (отчетные  данные  о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

       По  отношению   к  процессу  обработки  информацию  можно  отнести  к

первичной  (данные  первичного  учета,   инвентаризаций,   обследований)   и вторичной,  прошедшей  определенную  стадию   обработки   и   преобразований отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

       В деятельности  крупных фирм передача информации  является непременным и первостепенным  фактором  нормального  функционирования  фирмы.  При  этом особое  значение  приобретает  обеспечение  оперативности  и   достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации  решает  задачи организации технологического процесса  и  носит  производственный  характер.

Это   касается,   прежде   всего,    процессов    обеспечения    предприятий

кооперированной продукцией, поступающей  со  специализированных  предприятий по  внутрифирменным  каналам.  Здесь  информация  играет   важную   роль   в предоставлении сведений  для  принятия  управленческих  решений  и  является одним  из  факторов,  обеспечивающих  снижение   издержек   производства   и повышение его эффективности. Особую  роль  играет  прогнозирование  рыночных процессов.

       Важное значение  имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

       Существенную  роль  в  принятии  решений   играет  научно-техническая

информация, содержащая  новые  научные  знания,  сведения  об изобретениях, технических  новинках  своей  фирмы  и  фирм-конкурентов.   Это   непрерывно пополняемый  общий  фонд  и  потенциал   знаний   и   технических   решений, практическое  и  своевременное  использование  которого  обеспечивает  фирме высокий уровень конкурентоспособности.

       Информация служит  основой для подготовки  соответствующих   докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

       Содержание каждой  конкретной информации  определяется  потребностями управленческих  звеньев   и   вырабатываемых   управленческих   решений.   К информации предъявляются определенные требования:

        - краткость,  четкость формулировок, своевременность  поступления;

        - удовлетворение  потребностей конкретных управляющих;

        - точность  и достоверность,  правильный  отбор  первичных  сведений,

          оптимальность  систематизации и  непрерывность   сбора  и  обработки

          сведений.

       Важную  роль  в   использовании   информации   играют   способы   ее

регистрации, обработки, накопления и  передачи; систематизированное  хранение и  выдача  информации  в  требуемой  форме;  производство  новой   числовой, графической  и  иной  информации.  Другими  словами  необходимо  рассмотреть технологию информационной деятельности.

      

        2. Технология информационной деятельности

 

 

        Информатизация  менеджмента  в  современных   условиях  базируется  в

основном на  использовании  вычислительной  техники.  Это  —многоаспектный процесс, включающий в себя:

        -  формирование  соответствующей  технико-технологической   базы   (с

 применением  новейших  информационных  технологий  и   современных

 электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

        - организацию   производства  и  сферы  распределения   информационно- вычислительных услуг;

        -  отработку   механизма  информационного   обслуживания  и   создание

          действенной  системы управления данными процессами;

        - внедрение  и эксплуатацию прогрессивных   форм,  методов  и  средств

          проведения  информационной деятельности в  процессах  управления,  а также  создание  для  этого  необходимых  материально-технических,

организационно-экономических и  социальных условий.

        Использование  вычислительной техники и информационных  технологий  в сфере управления открывает  возможности  более  экономичной  и  рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и  факторов

их  обоснований.  В  конечном  итоге  вся  масса  преимуществ  использования электронно-вычислительной техники  позволяет  повысить  многократно  уровень управления.

       Эффективное применение  ЭВМ зависит от следующих условий:

        - создания  самих вычислительных машин;

        - создания  для них программного обеспечения;

        - подготовленности  среды применения.

       Оснащение электронной  техникой позволяет экономить  управленческие  и накладные расходы:

        - значительно  повышает эффективность проектно-конструкторских  работ;

        - обеспечивает  эффективное внутрифирменное планирование;

        -    заменяет    в    конторском     деле     секретарей-машинисток,

          делопроизводителей;

        - в бухгалтерском  деле облегчает составление   письменных  финансовых

          документов,  осуществление  бескассовых   связей   с   банками   и

          финансовыми  учреждениями.

       Во внутрифирменной  системе информации  используются  следующие  виды вычислительной техники:

        - ЭВМ крупногабаритные  и персональные;

        - микропроцессоры;

        - средства  телекоммуникаций;

        - электронные  пишущие машинки, композеры, терминальные  устройства со встроенной микроЭВМ;

        - средства  автоматизированной обработки текстовой  информации.

       ЭВМ используются, прежде  всего,  для  обработки   данных  и  решения

расчетных задач. В современных  условиях ЭВМ стали  все  чаще  применять  для обработки  нечисловой   информации   (текстовой,   графической)   и   термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач,  решаемых с помощью компьютера.

       Современные   ЭВМ  способны  одновременно   обрабатывать   текстовую,

цифровую  и  графическую  информацию.  В  начале  80-х   годов   в   крупных промышленных  фирмах  объем  обрабатываемой  цифровой  информации  составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации,  остальная  часть приходилась  на  текстовую  информацию.   Обработка   текстовой   информации осуществлялась   с   применением   технических   средств,   основанных    на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного  управления  мини- ЭВМ чаще всего используются для:

        - разработки  оперативных  планов  производства  и  контроля  за  их

          выполнением;

        - контроля  движения запасов  материалов,  необходимых  для  процесса

          производства;

        - расчета заработной  платы;

        - контроля  за поступлением заказов;

        - анализа данных  о сбыте продукции;

        - регистрации  поступления платежей;

        - ведения учета  и отчетности.

       Важную роль  играет использование  ЭВМ   в  системе  производственного

контроля. Установленные  на  контрольных  участках  ЭВМ  проверяют  качество поступающих на сборку частей  и  деталей  (сверка  веса,  размеров  допусков применительно к существующим стандартам).

       В современных   условиях  получило  развитие  использование  ЭВМ  для

автоматического печатания текста  с  голоса  без  использования  машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить  затраты на ввод информации.

       Развитие   систем   телекоммуникаций   позволило   объединить    все

технические средства обработки цифровой  и  текстовой  информации  в  единую внутрифирменную систему информации.

       Наиболее эффективной  считается  система  информации,  основанная  на одновременном    использовании    вычислительной    техники    и     средств автоматизированной обработки текстовой информации.

       Автоматизированные  системы  быстрого  поиска  и  выдачи  информации создаются для хранения большого  числа  различных  документов  и  облегчения пользования ими.

       Организация за  долгие годы работы накапливает   много  информации,  а быстрый поиск становится возможным при  эффективном  размещении  и  хранении этой  информации.  Информационные  базы  данных   включают   весь   комплекс статистических  показателей,  характеризующих   хозяйственную   деятельность фирмы  в  целом  и  ее  производственно-сбытовых  подразделений,   а   также фактический материал относительно всех факторов,  влияющих  на  состояние  и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для  базы  данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те  показатели,  которые

необходимы для глубокого всестороннего  экономического анализа результатов  и перспектив функционирования  фирмы.  Обычно  при  формировании  базы  данных решается  вопрос  и  о  системе  хранения  и  обновления  данных,  а   также обоснованной  увязки  данных,  их  взаимной   согласованности,   возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в  банке  данных.  Базы данных непрерывно  обновляются  на  определенной  систематической  основе  с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.