Информационное обеспечение управления организацией

- Аутсорсинг различных  функций (финансовое управление, работа с информацией, внешние  связи, поддержка компьютерной  техники и т.д.) третьим сторонам. За счет концентрации узкоспециализированных  функций в рамках одной структуры  или компании издержки на выполнение  этих функций значительно сокращаются. 

Если первые два  примера относятся в первую очередь  к крупным корпорациям, то последний  наиболее актуален для малого бизнеса.

Технологии Интернета  во всех трех примерах играют существенную роль, которая заключается в следующем: экономия возможна только при условии  эффективной и быстрой передачи и обработки большого объема информации между удаленными точками. При использовании  традиционных средств информационного  обмена будет трудно добиться такой  же эффективности управления информацией, как при использовании Интернета.

Проблема  выбора

Компания, которая  предполагает использование интернет-технологий, в частности Web, для решения проблем  корпоративного управления, сталкивается сегодня с проблемой: а стоит  ли сокращение издержек и повышение  конкурентоспособности, которые могут  предоставить интернет-технологии, того риска, что связан с внедрением в  критических областях управления новой, непроверенной технологии?

Первое необходимое  условие для эффективного внедрения  технологий Интернета в корпорации — это понимание со стороны  руководства реальных возможностей, которые эти технологии могут  предложить, и отсутствие неандертальских  предрассудков типа: «Интернет —  это тусовка озабоченных подростков»  или «Использование Интернета в  управлении — распахнутая дверь  к секретной информации».

Основной совет  руководителю предприятия, перед которым  стоит проблема выбора, — не спешить. Нужно использовать одно из главных  преимуществ технологии, а именно — возможность постепенного внедрения. Начать можно с небольших задач, например с работы с общественностью или информационной поддержки региональных подразделений.

Сферы применения будут  постепенно расширяться по мере того, как будут снижаться издержки и повышаться эффективность.

 

 

                                 ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

 

       Люди организуют  свою деятельность в  силу  разных  причин  -   чтобы

закончить работу или задание,  чтобы  сократить  или   удалить  дублирование действий,  чтобы   создать   центры   ответственности,    чтобы   обеспечить стабильность.  Информационные   системы   должны   поддерживать  эти   цели.

Информационные  системы   обеспечивают   определенные   преимущества   перед конкурентами  автоматизируя  операции  внутри  системы  и  улучшая  качество или поставку конечного  продукта   организации.  Преимущества  внутри  самой фирмы  проявляются  в    поддержке   операционного   контроля,   организации управленческого   контроля   и    в   стратегическом   планировании.   Также информационные   системы   улучшают   качество   продукта,   расширяя    его документальную базу  и   сервис.   Используя  глобальную  компьютерную  сеть Интернет,  руководители  способны  получать   и   обмениваться   оперативной

информацией, а также проводить  различного рода исследования.

       Таким  образом,  использование технологий, которые  входят в  понятие

 информационная система - залог  успешной деятельности на рынке.

       Использование   информационной  технологии   относится   к   наиболее

противоречивым  внутрифирменным  проблемам.  Руководство  предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя  достаточно  компетентным.

Решения  обычно  возлагаются  на  руководителей  информационных  служб   или специализированные внешние организации.

       Хозяйственные   риски,  связанные  с  информационными   технологиями, постоянно растут, и неясно,  до  каких  пор  руководство  предприятий  будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в  последнее  время высший   менеджмент   стал   внимательнее   относиться   к    информационным

технологиям.  Именно  от  него  должны  исходить  решающие   инициативы   по изменению ситуации в данной сфере.

       Можно выделить  шесть  заинтересованных  групп,  от  которых  зависит

принятие решений в сфере  ИТ.:

        - высшее руководство,  которое должно управлять ИТ  как стратегическим потенциалом предприятия;

        -  специалисты,   занимающиеся   поиском   системных   решений   для

 оптимизации специальных функциональных задач;

        - менеджеры  отдельных хозяйственных  подразделений,  которые  должны использовать ИТ, в силу логики  своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

        -  менеджеры   служб  бухгалтерско-финансового   учета,  если  таковые

  предусмотрены организационной структурой предприятия;

        -  поставщики  ИТ,  которые  должны  предлагать  услуги  в   строгом

  соответствии с проблемными установками своих потребителей;

        - собственное  информационно-технологическое подразделение.

       На  многих  предприятиях  подобные  группы  интересов  не   получают

признания.  Высшее  руководящее  звено  часто   делегирует   соответствующие функции группе  руководителей,  следя  за  выполнением  нескольких  заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента  от  своих  обязанностей приводит  к  принятию  малокомпетентных   решений,   постановке   нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

       Специалисты в  силу ограниченности  своей   сферы  деятельности  часто

лишены  возможности  иметь  полную  ясность  относительно   всего   процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные  требования  к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои  знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных  технологий в нём.

       Менеджеры   отделов  бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при  обсуждении  с  клиентом  решений  в  области информационных технологий. Они должны  также  вносить  ясность  относительно ожиданий   клиентов   и   пользователей,    связанных    с    информационно- технологическими услугами.

       Что касается  поставщиков ИТ, то  основная  проблема  заключается  во

взаимоотношениях  с  клиентом,  который  часто  вынужден  мириться  с  ролью "подопытного   кролика".   Недальновидная    сбытовая    политика    нередко ограничивается размещением одного или  нескольких  заказов.  Наряду  с  этим возрастает   зависимость   поставщиков    информационных    технологий    от разработчиков   программного   обеспечения.   Для   решения   этих   проблем поставщикам рекомендуется  переходить  на  более  современную  хозяйственную \ стратегию,  в  основе  которой  лежат  ориентация   на   клиента,   ключевые компетенции, долгосрочные связи с  клиентурой  на  базе  взаимного  доверия, большая гибкость и готовность к риску.

       От   внутрифирменных   информационно-технологических   подразделений требуется   активно   вовлекать   пользователей   в   обсуждение    вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных  проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать  рабочие  процедуры и др.

       Полный переход  к электронной форме информации  пока еще невозможен по ряду  объективных  причин,  обусловленных   не   ограничениями   современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и  имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а  внешними  по  отношению  к ним факторами (законодательство,  инерция  мышления,  недостаточный  уровень

компьютеризации  в  среднем  по  стране).  Поэтому,   говоря   о   концепции

построения комплексных информационных  систем,  нельзя  не  упомянуть  такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение  в  документообороте предприятия электронных и бумажных документов.