Исследования систем управления менеджментом

     Деятельность  организационной системы управления протекает в окружающей среде  и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.

     Организационная система управления создается для выполнения каких-то функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций производится с помощью показателей качества управленческих функций, которые можно условно назвать производственными, или функциональными, показателями.

     Проблему  создает не число показателей, а так называемая противоречивость показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего и возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выходом из подобной ситуации может быть компромиссное сочетание значений показателей, одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.

     Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями.

     Основные  причины стохастического функционирования организационных систем управления:

     - отсутствие однозначных аналитических  зависимостей между возможными результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения параметров управленческого решения, характеристик целей - с другой. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления неформализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом деловом языке;

     - случайный характер «поведения»  окружающей среды и, как следствие,  случайный характер возмущения (как  величины, так и времени появления);

     - непреднамеренные и непредсказуемые  искажения и запаздывания данных  о состоянии оргсистемы управления  и окружающей среды из-за сбора и обработки данных людьми, и представление такой информации в верхние инстанции;

     - ограниченная управляемость оргсистем:  не из всякого состояния и  не при всяком возмущающем  воздействии можно достичь произвольной  цели за конечное время; с  другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

     Порог сложности состоит в том, что  в единицу времени человек  и состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.

     Редкая  повторяемость проблемных ситуаций ставит под сомнение правомочность  применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъективного представления  о достоверности редких событий - одна из задач теории поддержки управленческих решений, которая в настоящее время слабо разработана.

     Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая  и первое лицо, а также между  сотрудниками, находящимися на одном уровне управления.

     Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник  вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться  или влиять на их использование в  интересах своего участка работы, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные, требуемые объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический подчиненный, стремящийся завысить норматив расходования ресурсов, который начальник хочет сократить.

     Фактор  времени связан с быстрым старением  информации. Это выдвигает в ряд  наиважнейших требований сокращение процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато вовремя.

     2 2 Краткая характеристика исследования системы управления организацией

     2.1 Общенаучные и  частнонаучные методы исследования систем управления

     Исследование  систем управления в зависимости  от уровня изучаемой проблемы, целей, задач исследования может носить глобальный или локальный характер. Глобальные проблемы как правило, носят  системный, междисциплинарный характер, исследуются с использованием общенаучных методов. Проблемы, ограниченные по своим масштабам, имеющие ярко выраженную специфику исследуют в основном с применением частнонаучных методов. Общенаучные методы применимы для исследований в предметных рамках ряда научных направлений: экономики, менеджмента, социологии, психологии и т.д. Изучение более узкой или специфической проблемы в одной избранной сфере проводится с использованием частнонаучных методов, применяемых в основном в избранном научном направлении. К примеру, методы изучения спроса на продукцию используются в маркетинговых исследованиях, а метод функционально-стоимостного анализа находит применение в экономике предприятий. К общенаучным методам исследования в ИСУ относятся: контроль и диагностика проблем, системный анализ, экспертные методы исследования, моделирование и статистические исследования, морфологический анализ и функционально-декомпозиционное представление в форме агрегата, анализ и синтез понятий. К частнонаучным методам можно отнести: определение выборки и методы социологических исследований, Дельфи, методы средневзвешенных критериев при оценке поставщиков, метод Монте-Карло, тестирование, параметрический метод, факторный анализ, функционально-стоимостный анализ, финансовый анализ, бюджетирование, калькулирование, хронометраж, фотография рабочего времени, метод Парето, применяемый для выявления наибольших затрат, связанных с дефектами и многие другие методы, применяемые в функциональных подсистемах менеджмента. Основополагающим в современных исследованиях по менеджменту является системный подход, в рамках которого анализируются факторы внешней и внутренней среды организации, а сама она рассматривается как открытая, динамично развивающаяся система.

     Моделирование — метод прогнозирования возможных состояний объекта в будущем, способов достижения заданных параметров с применением моделей: предметных, знаковых, математических, имитационных, аналитических. Модель в исследовании систем управления — это упрощенное представление объекта, которое должно отвечать требованиям полноты адаптивности, обеспечивать возможность включения достаточно широких изменений. Модель должна быть достаточно абстрактной, чтобы допускать варьирование большим числом переменных, и ориентирована на реализацию с помощью существующих технических средств, т.е. должна быть физически осуществима на данном уровне развития науки и техники с учетом конкретного предприятия, выполняющего прогнозирование.

     Примеры моделей, используемых в исследовании систем управления: функционально-декомпозиционное представление - агрегат, имитационная модель Монте-Карло, блочная модель, представленная в виде логической блок-схемы, функционально-стоимостная модель, модель Бостонской консультативной группы, факторная матрица, модель прогноза затрат и прибыли.

     Имитационные  модели в ИСУ строятся по аналогии с объектом исследования с использованием статистических методов. Для моделирования  в случайных условиях был разработан метод статистических испытаний (метод  Монте-Карло), основная идея которого состоит в моделировании случайных явлений посредством реализации «розыгрышей». Результаты такого моделирования обрабатывают с использованием вычислительной техники. Определяется тип и параметры распределения случайных величин. Допустим, мы называем единичным жребием любой элементарный опыт, в котором решается один из вопросов:

     1. произошло или не произошло событие А?

     2. какое из возможных событий А, B, С......произошло?

     3. какое значение приняла случайная величина X ?

     Реализация  случайного явления основана на математическом законе больших чисел. Наиболее важным является принцип случайности появления части значений параметров и, следовательно, реализации модели в целом. Имитационное моделирование может быть применено для прогноза возможных состояний системы, динамики продаж, изменения конкурентной среды организации и т.д.

     Функционально - декомпозиционное представление системы  в форме агрегата дополняет математические методы моделирования, используемые в  ИСУ. Общее представление системы  наиболее удобно использовать в форме математической модели, например, в виде контуров обслуживания или агрегата. Рассматривается абстрактная схема функционирования сложной системы, центральным звеном которой является агрегат. В каждый момент времени t агрегат находится в одном из возможных состояний Z(t). Состояние агрегата в фиксированный момент времени определяется управляющим воздействием g(t) в соответствии с оператором перехода Н с использованием зависимости:

     Z(t) = H {Z(t°), g(t)}

     Агрегат имеет входные контакты. На них  поступают входные сигналы X(t), которые в соответствии с оператором G преобразуются в выходные сигналы Y(t). Данная схема допускает варьирование большим числом параметров, используемых для характеристики состояния системы, в то же время требует упрощения набора этих параметров до предельно абстрактной модели, наиболее полно отражающей основные из них, и позволяющая прогнозировать будущие тенденции развития. Наглядность и абстрактность является преимуществом рассматриваемой векторной модели.Экспертные методы исследования систем управления — методы, основанные на анализе и усреднении различными способами мнений, суждений специалистов-экспертов по рассматриваемым вопросам. Часто сопровождаются созданием специальных рабочих групп специалистов, экспертной комиссии, сети экспертов.

     Подбор  экспертов осуществляется на основе анализа их компетентности, определяемой путем объективной оценки и самооценки экспертов, а также способом стабилизации экспертной сети.

     Способ  стабилизации экспертной сети состоит  в отборе ряда компетентных специалистов, например 10 человек по избранной проблеме, которые выбирают еще такое же количество экспертов, и т.д. Данная процедура повторяется до образования достаточной сети экспертов. В данном случае речь идет о генеральной совокупности специалистов, компетентных в области прогнозируемой проблемы. Следующим этапом является формирование репрезентативной выборки из генеральной совокупности и создание необходимой экспертной комиссии.

     Методы  экспертных оценок: Дельфи, круглый  стол, интервью, экспертный опрос, мозговой штурм, метод сценариев, метод средневзвешенных оценок, деловая игра, японский метод «ринги».

     Дельфи  — один из методов экспертного  прогнозирования, основанный на последовательной оценке специалистами любых предложенных альтернатив. Может быть применен в процессе группового принятия управленческого решения посредством выбора наилучшей альтернативы. Результаты экспертных оценок заносятся в таблицу, где

     Р - ранговая оценка, присваиваемая экспертом  альтернативе в зависимости от степени  ее значимости. Наиболее значимая альтернатива, например, решение сменить поставщика, ставится на первое место (1 ранг).

     Б — балльная оценка дается экспертом  от 1 до 10 баллов. За наивысший балл берется  единица.

     П = Р x Б

     По  каждой альтернативе определяется сумма  произведений. Наименьшая сумма произведений указывает на наиболее значимую альтернативу.

     Мозговой  штурм — метод активизации  творческой активности участников, основанный на спонтанном высказывании идей, которые  формулируются и высказываются  участниками в краткой и четкой форме. Критика идей в данный момент недопустима. Она возможна только после окончания мозговой атаки. Применяется правило — число высказанных идей важнее их качества. Основоположником метода является американский психолог А.Осборн. В мозговом штурме считается, что человека могут осенять гениальные идеи, если он высказывает мысли «сходу», предварительно не обдумывая, только полагаясь на свое подсознание. Метод основан на свободных ассоциациях идей.