Кадрова служба в організації

ВСТУП

 

Будь-яка сучасна виробнича  організація є складною соціотехнічною системою, у якій чітко виділяються  матеріально-речовий і людський фактори розвитку виробництва. Підвищення ролі соціальної складової виробництва  обумовило якісні зміни систем управління та знайшло відображення в нових формах і методах роботи з персоналом.

В умовах ринкового господарювання для формування конкурентоспроможного  кадрового потенціалу необхідно  постійно проводити заходи щодо вдосконалення  розроблення та реалізації кадрової політики, підвищення ефективності діяльності кадрових служб на підприємстві.

За останнє десятиріччя  вчені відзначають суттєві зміни  в статусному рівні та сфері функціональних обов’язків кадрових служб. Щоб забезпечити  ефективну діяльність, сучасна організація має визначити три ключових завдання: по-перше, вибрати сферу діяльності; по-друге, підібрати необхідних фахівців; по-третє, організувати їхню роботу з максимальною ефективністю. Як бачимо, два останніх напрями роботи безпосередньо пов’язані з функціонуванням кадрової служби на підприємстві. Отже, можна стверджувати, що кадрова служба підприємства, порівняно з іншими структурними підрозділами, набуває першочергового значення в діяльності організації, оскільки від помилок під час підбору персоналу багато в чому залежить доля самої організації.

Будь-яка організація  складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю, і підрозділів, які забезпечують нормальну роботу організації. Підрозділи першого типу і їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого – функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей підприємства і, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси виробництва, в тому числі і персонал.

Роль функціональних служб зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів і надання їм рекомендацій для ефективного використання ресурсів.

Метою курсової роботи є  вивчення та аналіз роботи з кадрами  в ЗМТЦСО та надання пропозицій щодо  нових форм роботи з кадрами для  оптимізації роботи кадрової служби підприємства, враховуючи сучасні вимоги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КАДРОВА СЛУЖБА ПІДПРИЄМТВА

 

1.1. Структура, завдання  та функції традиційної кадрової  служби

 

Кадрова служба підприємства є функціональним підрозділом і  являє собою сукупність спеціалізованих структурних підрозділів в галузі управління підприємством разом із залученими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом організації в межах обраної кадрової політики. Працівники кадрової служби прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками відповідних підрозділів. Кадрова служба лише покликана створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, і здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов’язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації і безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів кадрової служби та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками[1].

Склад традиційних служб: відділ кадрів, відділ організації праці та заробітної плати, відділ охорони праці і техніки безпеки.

До цього часу на більшості  малих підприємствах діють прості кадрові служби, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів. Як правило це відділ кадрів, інженер з техніки безпеки, який проводи в інструктаж і все. На великих підприємствах у складі кадрової служби ще може бути створений сектор охорони праці та техніки безпеки.

Організаційна структура  та чисельність персоналу кадрової служби залежить від специфіки та масштабів діяльності організації і визначається переліком наданих функціональних обов’язків [2].

В організаціях з невеликим  трудовим колективом підрозділ з  управління персоналом (кадрова служба) може взагалі не створюватись, а питаннями роботи з кадрами опікується або перший керівник, або вповноважена ним особа.

Кількість працівників  кадрової служби залежить від цілого ряду факторів: розміру підприємства, виду його основної діяльності, специфіки завдань, традицій, фінансового стану, стадії життєвого циклу тощо. За даними зарубіжного досвіду і оцінками спеціалістів, загальна кількість працівників кадрової служби складає приблизно 1,0 – 1,2% від загальної чисельності працівників організації. В малих підприємствах кадровими питаннями переймається керівник, в середніх і відносно малих – спеціальні підрозділи.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду таких завдань, як: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення кадрового діловодства, шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів; визначення критеріїв оцінки праці співробітників, та їх навантаження; підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; раціональна організація робочих місць персоналу, зокрема забезпечення їх персональними ЕОМ тощо. [1].

 

 

 

 

1.2. Структура, завдання та функції кадрової служби в сучасних умовах

 

В нових ринкових умовах нового змісту набирають сучасні  кадрові служби. Вони перетворилися у багато профільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є:

- організаційне і методичне  забезпечення розвитку самоврядування, демократичних форм розгляду  і висунення кандидатур на  керівні посади, проведення конкурсів  на заміщення вакантних посад,  вивчення громадської думки про  діяльність керівників;

- прогнозування та визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення, уточнення потреб у підготовці спеціалістів за прямими зв’язками з навчальними закладами; розробка і реалізація заходів формування трудового колективу;

- планування та регулювання професійного й кваліфікаційного розвитку персоналу, процесів його вивільнення і переміщення;

- організаційно-методичне  забезпечення професійного, економічного  навчання, підготовки і перепідготовки  кадрів, планування цієї роботи  з врахуванням потреб виробництва, направлення працівників у різні навчальні заклади та передові підприємства, на стажування; навчання керівників нижчого рівня вмінню працювати з підлеглими;

- вивчення професійних,  ділових, особистих якостей працівників  на основі атестації, соціологічних дослідів; розробка рекомендацій щодо їх раціонального використання відповідно до здібностей і потреб організації;

- організація роботи  з професійної орієнтації молоді, адаптація молодих спеціалістів, вивчення причин плинності кадрів, динаміки змін у трудовому колективі, розробка заходів стабілізації та удосконалення соціальної і демографічної структури персоналу;

- ефективне використання  всіх форм матеріального і  морального стимулювання працівників  відповідно до їх трудової  діяльності й соціальної активності [4].

Досвід провідних іноземних  компаній свідчить про те, що діяльність кадрових служб не обмежується вирішенням тільки адміністративно-управлінських  питань прийому, обліку та звільнення працівників. Так, кадрові служби поряд  із виконанням звичайних функцій мають відповідати за розробку ключових для організації програм, що є визначальними джерелами успіху її кадрової політики в цілому, зокрема за рахунок щорічних опитувань суспільної думки, проведення днів відкритих дверей, розвитку гласності всередині підприємства. Зокрема остання програма гарантує кожному працівникові підприємства можливість безпосереднього спілкування з вищим керівництвом.

Нові кадрові служби створюються, як правило, на базі традиційних  служб.

Завданням нових кадрових служб є реалізація кадрової політики і координації дій з питань управління персоналом в організації. До функцій даного відділу входить: розробка систем стимулювання трудової діяльності, управління професійним розвитком персоналу, запобігання конфліктів, вивчення ринку праці [10].

Структура кадрових служб  визначається характером і розмірами  організації, обсягом та асортиментом випуску продукції. В малих і  середніх організаціях функції кадрових служб виконують переважно лінійні  керівники, а у великих – формуються самостійні структурні підрозділи по реалізації функцій управління персоналом.

На рис.1. зазначено перелік відділів (секторів, груп), які можуть входити до структури кадрової служби та визначено конкретні функціональні обов’язки кожного з них.

1. Вивчає систему моделей планово-економічних і управлінських задач, забезпечувальну частина — інформаційну і технічну бази, математичне забезпечення, економіко-організаційну базу та інше.

 

 

Керівник кадрової служби (заступник директора підприємства з кадрової роботи та соціального розвитку

 

1. Лабораторія автоматизованих  систем управління персоналом

 

2. Відділ кадрів

 

3. Відділ організації  праці та заробітної плати

 

4. Соціально-психологічна  служба

 

5. Сектор охорони праці  та техніки безпеки

 

Рис.1. Структура кадрової служби

 

2. Здійснює прийом, звільнення, заповнює, зберігає трудові книжки, ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку, Забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік наказів директора з особового складу, організовує ведення табельного обліку працівників та підвищення кваліфікації, навчання, просування по службі, нагородження, видача наказів та  інші кадрові питання.

3. Готує річні плани з праці і заробітної плати, кошторисів витрат на утримання апарату управління, розроблення завдань щодо зниження трудомісткості продукції (робіт, послуг) і календарних планів перегляду норм трудових витрат. Забезпечує впровадження прогресивних технологій створення трудових нормативів на якісно новому рівні, широке використання персональних комп’ютерів, автоматизованих робочих місць нормувальників, розробку нових форм подавання нормативів у вигляді математичної залежності витрат праці від перемінних факторів.

Аналізує ефективність застосування чинних форм і систем оплати праці, матеріального та морального заохочення, забезпечує розроблення пропозицій щодо вдосконалення, а також проектів положень про преміювання працівників підприємства. Керує проведенням робіт з вивчення трудових процесів і аналізу організації та умов праці на підприємстві та ін.

4. Визначає завдання соціологічних і соціально-психологічних досліджень; організовує підготовку пропозицій з використання соціальних резервів підвищення ефективності виробництва; розробляє заходи щодо закріплення кадрів та стабілізації трудових колективів, підвищення задоволеності працею і посилення його творчого характеру, дослідження морально-психологічного клімату колективу, надання психологічної допомоги та ін.

5. Проведення єдиної науково-технічної політики з охорони праці, пожежної безпеки та охорони навколишнього природного середовища на підприємстві [7]..

Кадрові служби набувають  все нових функцій на підприємстві під впливом взаємодії таких  факторів, як ринкові відносини, приватна власність, швидка зміна законодавства  та зміна ціннісних орієнтацій людей [6].

Виділяють такі основні  функції роботи кадрових служб на підприємстві:

- формування оптимального  управлінського апарату, визначення  перспективної і поточної потреби  в менеджерах;

- контролінг персоналу,  завданням якого є вивчення впливу існуючого розміщення працівників на робочих місцях за результатами роботи підприємства, аналіз соціальної та економічної ефективності тих чи інших методів управління персоналом; координація планування персоналу з плануванням в інших сферах діяльності підприємства; створення інформаційної бази з питань персоналу;

- кадровий маркетинг,  завдання якого – вивчення  внутрішнього і зовнішнього ринків  праці та його сегментів; аналіз  очікувань працівників з питань  переміщення по службі; розповсюдження в межах організації інформації з питань потреб у кадрах, можливостей підвищення чи зміни своєї спеціальності; пошук і залучення на роботу потрібних спеціалістів.

Великі підприємства проводять маркетинг персоналу  самостійно, а малі та середні користуються послугами посередницьких фірм з підбору кадрів або лізингових компаній;

- проведення моніторингу  – це постійне спеціальне спостереження  за якісним станом кадрів, їх  динамікою, балансом персоналу,  рівнем стимулювання, задоволення  роботою, процесами навчання, переміщення на службі, станом трудової дисципліни та травматизмом;

- кадровий консалтинг  – розробка рекомендацій ефективної  кадрової роботи, наприклад, визначають  потребу в різних категоріях  персоналу, шляхи підвищення його  кваліфікації, конкретні вигоди від різних форм; виявляють вплив кваліфікації на ефективність роботи підприємства; виявляють професійно важливі якості, якими повинні володіти працівники для здійснення певних управлінських функцій;