Контрольная работа по «Менеджменту»

Функциональная стратегия предприятия представляет собой руководства для каждодневного управления основными производственными функциями: маркетинг, производство, финансы, исследование и разработка, сбыт и. д.

Итак, из вышеизложенного делаем вывод о том, что выработка новой стратегии предполагает уяснение текущей стратегии и анализ портфеля продукции. Выбор стратегии связан с состоянием ключевых факторов, к которым относятся сильные стороны отрасли и фирмы, цели фирмы, интересы высшего руководства, финансовые ресурсы, квалификация работников, обязательства фирмы, степень зависимости от внешней среды, фактор времени.

Стратегические изменения обязательно сталкиваются с организационными изменениями. Задача руководства – постараться провести изменения так, чтобы при этом были разрешены возникающие в связи с сопротивлением конфликты. Поведение изменения должно завершаться установлением нового статус-кво в организации.

 

4. Возникновение контроллинга и его роль в управлении

Искусство экономического управления заключается в умении предвидеть хозяйственную и коммерческую ситуацию, принять меры по оптимизации соотношения «затраты - результат» и тем самым обеспечить достижение поставленных целей и, прежде всего, получение желаемой прибыли. Контроллинг - механизм этого искусства, на развитие и совершенствование которого направлены усилия зарубежных, а в настоящее время и российских специалистов.

Возникновение контроллинга, по мнению специалистов, обусловлено развитием рыночной экономики. По мере развития техники, технологии организация производства фирмы становится все более наукоемкой. Относится это не только к отраслям новейшей технологии, но и к другим, куда в технологию вкладывается наибольшая часть средств и где она - существенная переменная успеха. Капиталовложения в здания, сооружения и оборудование растут постепенно, а в исследования и разработки - гигантскими темпами, достигая иногда 2/3 вложений в основные фонды, что по величине равно сумме всей прибыли в обрабатывающей промышленности.9

По мере роста размера капиталовложений увеличиваются их технологическое наполнение и сложность. Руководству все труднее становится поддерживать уровень своих технических знаний, необходимых для принятия соответствующих решений.

Другая сложность заключалась в изменении технологии принятия решения. В начале ХХ в., когда происходили рост фирм и усложнение их производства, управленческий аппарат (персонал), именуемый «штаб», также приобретал все большую численность и знания. Первоначально штаб занимался подготовкой решений: собирал, классифицировал, анализировал и представлял необходимую для решений информацию.

Задача штабных специалистов - поставлять информацию, а не участвовать в принятии решений.

Во второй половине ХХ в. ситуация быстро поменялась. Возник новый тип штабного руководителя, обладающий знаниями, которых нет у руководства фирмы, - это специалисты по отработке данных и по научному решению проблем, известные как экономисты-математики.

Выбор наиболее оптимального направления развития предприятия был обусловлен тем, что усложнилась его ориентация в рыночной экономике. В свою очередь усложнение ориентации предприятия привело не просто к возрастанию роли управления, а к качественным изменениям во всей структуре и методах управления.

Довольно быстро происходит процесс интеграции традиционных методов учета, анализа, нормирования, планирования и контроля в единую систему получения, обработки и обобщения информации и принятия на ее основе управленческих решений, систему, которая управляет предприятием, будучи сориентирована на достижение не только оперативных (текущих) целей в виде получения прибыли того или иного размера, но и на глобальные стратегические цели: выживание предприятия, его экологический нейтралитет, сохранение рабочих мест, т. е. на социальные факторы, систему, в которой преобладающим становится не узкое, конкретное ортодоксальное мышление управляющих делами, а системное, комплексное решение проблем.

Эта система получила название «контроллинг» (упреждающий контроль на основе наблюдения за изменениями объекта).

Повышение требований и усложнение учетных задач привели к необходимости создания службы контроллинга. Таким образом, возникновение контроллинга на современных предприятиях обусловлено следующими причинами:

• повышением нестабильности внешней среды, что выдвигает дополнительные требования к системе управления предприятием;
• ростом объема информации и значимости информационного обеспечения текущих (оперативных) и стратегических (перспективных) решений;
• необходимостью в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах предприятия, что является основополагающим требованием к системе управления, в связи с тем, что отреагировать на изменение факторов внешней среды руководство предприятия может лишь в том случае, когда это изменение достоверно определено, а так же рассчитана степень его влияния (позитивное или негативное);
• увеличением скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия – это одно из наиболее значимых требований, так как чем быстрее руководство предприятия отреагирует на изменившиеся факторы внешней среды, тем больше шансов у предприятия на выживание и занятие лидирующего положения среди конкурентов;
• повышением интернационализации рыночных отношений и предпринимательской деятельности;
• необходимостью продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избежание кризисных ситуаций, что представляет собой требование к системе управления по прогнозированию тенденций будущих изменений факторов внешней и внутренней среды предприятия;
• смещением акцента с контроля прошлого, на анализ будущего – использование прогнозирования расширяет возможности системы управления по повышению эффективности функционирования предприятия, так как изменить с помощью принятия управленческого решения возможно только прогнозируемую ситуацию, последствия же произошедших событий, чаще всего уже недоступны для изменений;
• . усложнением системы управления предприятием требует механизма координации внутри данной системы, так как для достижения поставленной перед предприятием цели необходимо совместное активное участие всех его подразделений;
• потребностью практики в комплексной методической и инструментальной базах для поддержания основных функций менеджмента;
• информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;
• усилением функции координации в процессе подготовки, принятия и реализации и предпринимательской деятельности.
• общекультурным стремлением к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности обуславливает применение для повышения эффективности управления предприятием наиболее целесообразных методов и др.

Что же касается названия, наиболее полно система контроллинга как система управления была впервые описана и применена в США. Отсюда семантическое значение термина «контроллинг» (от англ. to coпtrol- управлять) и производных либо связанных с ним понятий, таких, например, как контроллер - руководитель службы контроллинга.10

Служба контроллинга стремиться так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности избежать ошибки, отклонения и просчета - как в настоящем, так и будущем.

Отсюда назначение контроллинга - предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправишь, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды.

Основная задача контроллинга - обеспечить длительное существование организации (фирмы) и ее структурных единиц. При этом можно утверждать, что контроллинг - это концепция, направленная на ликвидацию узких мест, ориентированная в будущее в соответствии с поставленными целями и задачам получения определенных результатов.

Все чаще возникают ситуации, когда положение на хозяйственном рынке меняется настолько быстро и кардинально, что для предприятия становится важно уметь быстро и качественно изменять стратегию развития. Изучение процессов реструктуризации как динамичного процесса помогает сформировать подходы к динамичной системе управления предприятием, применить уже известные приемы и методы в новых условиях, использовать механизм контроллинга как новый прием в процессе развития системы управления предприятием.

Чтобы предприятие имело возможность добиться крупных успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких инноваций следует отнести практику внедрения контроллинга.

Контроллинг является системой обеспечения выживаемости фирмы в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном - на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Появление контроллинга связано с усложнением ситуации на рынке, усилением конкуренции, необходимостью учета социальных и экономических факторов. Контроллинг - совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система направления на достижение стратегических целей компании.

 

5. Основные этапы проведения делового совещания

Деловое совещание – это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом, дискуссия с целью разрешения организационных задач, включает в себя сбор и анализ информации.11

Выделяют следующие виды деловых совещаний:

1) по форме организации:

а) дискуссионное совещание – свободный обмен информацией;

б) диктаторское совещание;

в) кулуарное является продолжением другого совещания;

2) по целевой установке:

а) творческое, проводимое с целью поиска новых идей;

б) информационное – отчет о текущей деятельности.

Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих решениям администрации.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия  коллективного решения на основе  равного права каждого высказывать  и обосновывать свое мнение;

- если решение вопроса затрагивает  интересы одновременно нескольких  структурных подразделений организации или фирмы;

- если для решения вопроса  необходимо воспользоваться мнениями  различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, т.к. пожирают дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. 

Рассмотрим этапы проведения делового совещания в администрации муниципального района город Нея и Нейский район.

Такие совещания проводятся еженедельно, обычно по пятницам, чтобы подвести итоги прошедшей недели и обсудить планы на будущую.

Совещание обычно проводит глава муниципального района, но иногда его замещает первый заместитель.

Итак, первый этап – это подготовка к проведению делового совещания. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня, либо после обеденного перерыва. Обычно данное мероприятие проводится сразу после обеденного перерыва.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Поэтому сотрудники организационного отдела заблаговременно оповещают и выдают повестки дня, на которых прописаны участники совещания и вопросы, касающиеся работы каждого отдела.

Вторым этапом является соответственно ведение делового совещания. Начинают совещание точно вовремя и сразу согласовывают с его участниками правила совместной работы, например, ограничение времени выступлений или порядка принятия решений. После чего одному из участников поручается ведение протокола. Обычно протокол ведется специалистом организационного отдела.

Совещание проходит в сочетании двух стилей. Как дипломатическом, так и авторитарном. Дипломатический стиль предполагает учет мнения всех участников совещания, а также то, как ваши идеи согласуются с идеями других. При этом неизбежны компромиссы. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся “протащить” свои проекты, действуют напористо. Партнерам на совещании редко выпадает возможность высказаться. При таком ведении совещания руководитель подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для его реализации.

Затем происходит организация и ведение дискуссий. Каждый представитель отдела предоставляет информацию о конкретном вопросе. И начинается групповая дискуссия. Иногда происходят споры участников, оппоненты выслушиваются, доказываются различные мнения, приводятся цифровые, статистические данные и т.д.

Следующий этап – это этап принятия решений. Каждое деловое совещание заканчивается принятием решения. Оно складывается из пяти этапов:

а) установление контактов;

б) определение проблемы;

в) определение целей;

г) изложение мыслей;

д) готовность к действию.

Глава задает рациональную структуру обсуждения. Он уделяет внимание каждому и внимательного выслушивает мнения. Выявляется проблема и формулируется ее сущность. Дается возможность всем присутствующим высказаться о проблеме. Определяется цель. Для этого обсуждается возможность идеального решения проблемы, даже если это кажется недостижимым. В этот процесс вовлечен каждый из присутствующих. Рассматривается возможность выработки альтернатив. И затем подводятся итоги совещания.