Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

                                  Оглавление

|Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3  |

|. . . . . . . . . .                                                    |   |

|I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5  |

|Сущность и содержание функции контроля  . . . . . . . . . .         |5  |

|1.2. Контроль исполнения документов как разновидность               |   |

|функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |   |

|. . . .                                                             |   |

|Принципы организации и контроля исполнения                          |   |

|документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |   |

|. . . . . .                                                         |   |

|II. Контроль документооборота, как форма своевременности               |   |

|исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .|   |

|. . .                                                                  |   |

|2.1. Формы и методы контроля исполнения  . . . . . . . . . . . . . .|   |

|2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . .     |   |

| Контроль за исполнением поручений по                            |   |

|официальным документам  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  |   |

|Контроль за исполнением постановлений губернатора                |   |

|Контроль за исполнением входящей корреспонденции                 |   |

|Контроль за исполнением устных и письменных                      |   |

|обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .|   |

|.                                                                |   |

|Повышение эффективности контроля за исполнением                         |   |

|документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |   |

|. . . . . . .                                                           |   |

|Пути повышения эффективности контроля за исполнением                |   |

|документов в аппарате администрации области  . . . . . . . .        |   |

|Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .|   |

|. . . . . . . . .                                                       |   |

|Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .|   |

|.                                                                       |   |

|Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .|   |

|. . . . . . . . .                                                       |   |

                                  Введение

      Российское государство  на  протяжении  четырех  столетий  -  огромный

сложный  период  отечественной  истории  -  формировало  и  совершенствовало

контрольное  дело.  В  державе  всегда  осознавалась   необходимость  строго

надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств,  защиты

обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал  своего

существования  в годы смут, войн и революционных потрясений.

      Сейчас  в  нашем  обществе  раздаются  голоса,   что   с   ликвидацией

административной системы можно ликвидировать или ослабить также и  контроль.

Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей  систему

управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование.  В  условиях

рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле  не

может быть и речи. Особенно важное значение в  настоящее  время  приобретает

осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

      Подготовить документ - это только одна из первых  стадий  руководства.

Проверка же исполнения - центральное звено  в  организационной  деятельности

любого учреждения. Хорошо  поставленный  контроль  исполнения  вскрывает  не

только   недостатки,   предупреждает   ошибки,   но   и    придает    работе

государственного аппарата конкретность и оперативность.

      Контроль  исполнения   документов   дает   возможность   анализировать

управленческую   деятельность,   сравнивать   достигнутые    результаты    с

запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места,  нерешенные

проблемы и устранять их, учитывать и  обобщать  опыт,  а  главное  принимать

меры по совершенствованию управленческих решений.

      При  проверке  исполнения  документов   можно   сделать   вывод,   как

качественно  выполняется  намеченное   мероприятие.   Безусловно,   контроль

исполнения - необходимый  элемент  руководства  государством,  именно  здесь

вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются  причины,

порождающие негативные явления.

      Предметом  рассмотрения  данной  дипломной  работы   является   вопрос

контроля исполнения в системе документооборота.

      Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных  функций

за  организацией  документооборота  в  аппарате  администрации   Вологодской

области  и  разработка  мероприятий  по  совершенствованию  форм  и  методов

контроля.

      В задачи работы входит следующее :

1.  Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из  важнейших

  функций управления.

1.  Рассмотреть  и  провести  анализ  выполнения  контрольных   функций   за

  документооборотом в аппарате администрации области.

1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и  методов  контроля  и

  провести экономическую оценку их эффективности.

      При подготовке дипломной  работы  использовались  следующие  методы  :

монографический, аналитический, интервьюирования.

                  Глава I. Контроль, как функция управления

                 1.1. Сущность и содержание функции контроля

      Слово «контроль», как и слово «власть»  обычно  рождает  прежде  всего

отрицательные эмоции. Для многих  людей  «контроль»  означает  прежде  всего

какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности -  в  общем,

все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

      Контроль относится к числу тех функций  управления,  сущность  которых

понимается чаще всего неправильно.  Ведь  если  контроль  сводить  просто  к

неким  ограничениям,  исключающим  возможность  действий,   наносящих   вред

организации и заставляющих каждого  вести  себя  строго  дисциплинировано  -

означает, упустить из виду основную задачу управления   -  достижение  своих

целей.

       Существуют  различные  подходы  к  определению  понятия   «контроль».

Рассмотрим некоторые  из  них.  По  мнению  авторов  книги  «Государственная

служба: теория и организация»1 контроль является  одной  из  важных  функций

управления,  которая  позволяет  не  только  выявлять,  но  и  предупреждать

отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

       Контроль,  как  считает  коллектив  авторов   книги   «Общая   теория

управления», это проверка качества управленческой  деятельности  посредством

сопоставления фактически достигнутого уровня  промежуточных   или   конечных

результатов  и  уровня,  установленного решениями, постановлениями,  нормами

и другими нормативными документами 2 .

      Словарь-справочник  менеджера   дает   такое   определение   контроля:

«Контроль - одна  из  важных  функций  управления,  призванная  обеспечивать

правильную оценку реальной ситуации  тем  самым  создавать  предпосылки  для

внесения корректив  в  запланированные  показатели  развития  как  отдельных

подразделений, так и всей организации»1 .

      В отечественной  и зарубежной литературе  выделяют  и  другие  аспекты

контроля. В  частности,  авторы  книги  «Основы  менеджмента»  рассматривают

контроль как процесс, обеспечивающий  достижение  целей  органами  власти  и

управления, который  необходим  для  обнаружения  и  разрешения  возникающих

проблем раньше, чем они  станут  необратимыми.2  Толковый  словарь  русского

языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а  также

постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

      Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из

важных функций управления, считается средством решения  поставленных  задач,

чертой стиля деятельности руководителя.

В системе управления контроль решает несколько задач :

во-первых, с помощью контроля  можно  заранее  обнаружить  факторы,  которые

могут оказать  существенное  влияние  на  функционирование  и   развитие  и,

подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

во-вторых,  контроль   помогает   своевременно   обнаружить   неизбежные   в

деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи  и  оперативно

принять меры для их устранения.

в-третьих, результаты контроля служат основой оценки  работы  органа  власти

за определенный период, эффективности и  надежности  системы  управления  4.

      Для  того,  чтобы  контроль  мог  выполнить  свою  истинную  задачу  -

решение задач, стоящих перед органами власти,  он  должен  осуществляться  в

  соответствии с определенными принципами, а именно:

быть  всеобъемлющим,  то  есть  держать  в  поле   зрения   основные   сферы

деятельности  органа  власти  -  внешнюю  ситуацию  и  внутренние  процессы,

протекающие в ней ;

иметь  четкую  стратегическую  направленность,  то  есть  отражать  основные

приоритеты органа власти  и поддерживать их ;

соответствовать  контролируемому  виду  деятельности,  то  есть  он   должен

объективно измерять  и  оценивать  то,  что  действительно  важно,  так  как

неподходящий механизм контроля  может  скорее  маскировать,  а  не  собирать

критически важную информацию ;

быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;

быть простым и экономичным.1

      Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы  ни

была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :

1. Установление норм (стандартов).

1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление

фактических результатов с ожидаемыми).

1. Коррекция отклонения от норм и планов.

      Первый  этап  процесса  контроля  непосредственно  связан  с  функцией

планирования. На этом этапе  устанавливаются  стандарты  и  критерии  оценки

деятельности объекта  управления,  которые  определяются  при  планировании.

Стандарты, используемые для контроля  отражают  в  форме  плановых  заданий,

нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий  развития  объекта

управления и его основных областей.

      Второй  этап  состоит  в  сопоставлении  фактически  достигнутых

результатов   функционирования   объекта   управления    с    установленными

стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых  отклонений  от

установленных стандартов, измеряются  фактически  достигнутые  результаты  и

выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

      На третьем этапе  анализируются  причины  возникновения  отклонений  и

выбирается один из трех вариантов поведения :

ничего не предпринимать ;

устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;

пересмотреть стандарты, если это необходимо.1

      В   реальной   действительности   выделяются   три    основных    вида

управленческого  контроля :

предварительный ;

текущий контроль ;

заключительный контроль.

      По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну  цель

- способствовать тому,  чтобы  фактически  получаемые  результаты  были  как

можно  ближе  к  требуемым,  а  различие  между  ними  -   только   временем

существования.

      Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ,  в

период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих  и

финансовых ресурсов.

      Текущий контроль  осуществляется  непосредственно  в  ходе  проведения

работ  руководителями  подразделений.  Контроль  не   проводится   буквально

одновременно  с  выполнением  самой  работы,  он  базируется  на   измерении

фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной

на достижение целей. Текущий контроль обычно  существует  в  двух  формах  :

стратегический и оперативный.  Текущий стратегический  контроль  сводится  к

сбору, обработке и оценке информации  об  уровне  производительности  труда,

внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы,  технологий,

как в  целом,  так  и  в  структурных  подразделениях.  Текущий  оперативный

контроль  ориентирован   на   текущую   производственную   и   хозяйственную

деятельность, то есть соблюдение последовательности операций,  норм  времени

на их выполнение, качество труда.

      Заключительный  контроль  связан  с  оценкой   выполнения   планов   и

составлением новых, а  также  предполагает  всесторонний  анализ  не  только

конкретных результатов деятельности за  истекший  период,  но  и  сильных  и

слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком

поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он  имеет

две важные функции :

Заключительный  контроль  дает  руководству  информацию,   необходимую   для

планирования в случае, если аналогичные работы  предполагается  проводить  в

будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и  сформулировать

новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.