Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель  связывает

мотивационные   вознаграждения   с    достижением    определенного    уровня

результативности.1

            2. Контроль исполнения документов, как разновидность

                              функции контроля

      Контроль играет важную роль и  в  системе  делопроизводства.  Контроль

исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и качественное  решение

содержащихся в документе вопросов,  охват  всех  контролируемых  документов.

Составной частью контроля  исполнения  является  исполнение   документов,  в

которых отражается многогранная деятельность органов государственной  власти

и государственного управления.

      Контроль исполнения - это непосредственная  проверка  и  регулирование

хода  исполнения  приказа  или  распоряжения,  учет  и  анализ   результатов

исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

      Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :

контроль исполнения документов по существу содержащихся в  них  заданий  или

поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в  целом,  то  есть

насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает  руководитель,

либо по его поручению - помощник. Если  руководитель  удовлетворен  решением

проблемы  -  документ   подписывается,   если   же   не   удовлетворен,   то

дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит  повторное

согласование.  Контроль  по  существу  содержания  входит   в   обязательные

должностные обязанности не только   руководителей   всех   рангов,   но   и,

при  большом  объеме

контрольных документов, специального контрольного подразделения.;

контроль  за  соответствием  документов  формам  составления  и  требованиям

ГОСТов.  Такой контроль может осуществлять помощник,

специальная     контрольная     служба     или     технический      работник

  делопроизводства. Суть этого контроля сводится  к  проверке  правильности

  оформления документа, наличия определенного бланка,  полноты  реквизитов,

  наличия всевозможных сопутствующих материалов.

контроль  исполнения  документов  в  указанные   сроки.   Для   подавляющего

большинства  документов  устанавливаются  сроки   их   исполнения,   которые

регламентируются законами и другими нормативными актами,  на  основе  Единой

государственной системы делопроизводства и инструкции  по  документационному

обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

      Сроки исполнения подразделяются на типовые и  индивидуальные.  Типовые

сроки установлены законодательными и другими актами для   таких  документов,

как 2 :

предложения, заявления и жалобы  граждан  -  в  срок  до  1  месяца  со  дня

поступления,  не   требующие   дополнительного   изучения   и   проверки   -

безотлагательно, но не позднее 15 дней ;

заявления и жалобы военнослужащих  и членов их семей - не позднее 7 дней  со

дня поступления ;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета  Федерации  Федерального

Собрания РФ - в срок до 20 дней ;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в  поручении,

либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

   «срочно» - в  3-дневный  срок,  требующие  дополнительного  изучения -

   - в 10-дневный срок ;

письма предприятий и учреждений  - 30 дней ;

приказы и указания министров во исполнение  документов  Правительства  РФ  -

согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

      Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в  самих  документах

вышестоящих   организаций,   в   резолюциях   и   указаниях   руководителей.

Индивидуальный  срок  исполнения  документа  может  отличаться  от  типового

срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны  превышать  10

дней.  Если  задание  сложное  и  требует  согласования   и   дополнительной

проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

      Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением

и проверкой вопроса, но только с согласования  лица  их  установившего  и  с

этой целью необходимо заблаговременно  известить  о  целесообразности  более

полной  проработки  вопроса  лицо,  поручившее  исполнение,  так   и   лицо,

ожидающее результата по исполнению.

      Контроль  исполнения  документов  в  общей  системе   документооборота

касается следующих видов документов 1 :

распорядительные  документы  высших   органов   государственной   власти   :

Президента   Российской   Федерации,   Федерального   Собрания    Российской

Федерации, Правительства Российской Федерации ;

распорядительные  документы  представительного   органа    (распорядительные

документы Законодательного собрания области) ;

распорядительные    документы     органа     государственного     управления

(постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

поручения руководителя ;

входящая корреспонденция ;

письменные и устные обращения граждан.

      Целью контроля  является  содействие  своевременному  и  качественному

исполнению  документов,  обеспечение  получения   аналитической   информации

необходимой  для  оценки   деятельности   организации   и   ее   структурных

подразделений, а также  конкретных  сотрудников.  Для  достижения  указанной

цели система  контроля  исполнения  документов  включает  в  себя  несколько

последовательных этапов1 :

постановку документов на контроль ;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе  исполнения

документов ;

снятие исполненных документов с контроля.

      Контроль за исполнением документов  и  содержащихся  в  них  поручений

осуществляют    руководители    учреждения,     руководители     структурных

подразделений  и  уполномоченные  ими  лица.  Непосредственный  контроль  за

исполнением  документов  возлагается,  как  правило,  на   сектор   контроля

учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением  документов

осуществляет помощник, специалист приемной или  другое  лицо,  ответственное

за  работу  с   документами.   Ответственность   за   организацию   контроля

возлагается  непосредственно  на  руководителей  структурных

подразделений.

          3. Принципы организации и контроля исполнения документов

      От  систематичности  и   целенаправленности   организации   выполнения

документов и контроля их исполнения  зависит  своевременное  и  качественное

выполнение  решений  вышестоящих  органов  государственной  власти,  решений

представительного органа территориального образования, а  также  собственных

решений   органа   государственного    управления.    Контроль    исполнения

распорядительных  документов   базируется   на   общих   и   организационно-

технических  принципах,  под  которыми  понимаются  объективные  основы,  на

которых  строится  организация  и   контроль   исполнения   распорядительных

документов органов  государственного  и  муниципального  управления.  В  них

абстрагированы   объективные    условия    развития    государственного    и

муниципального управления, а также его закономерности.

      К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону  контроля

исполнения, относятся 1 :

массовость контроля ;

повсеместность  контроля,  формирующее   требование   обеспечения   контроля

исполнения решений органов управления во  всех  сферах  общественной  жизни,

которые охватываются  распорядительными  документами,  включая  сами  органы

управления и их подразделения ;

всесторонность контроля, предполагающую  осуществление  контроля  исполнения

распорядительных документов органов управления  с  учетом  всей  полноты  их

требований ;

реальность    контроля,    предусматривающую    требования     осуществления

действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на  фактах,

а не домыслах или предположениях ;

объективность  контроля,  требующую   беспристрастной   оценки   результатов

исполнения  распорядительных  документов  органов   управления,   исключения

трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;

результативность контроля, определяющую необходимость получения  конкретного

итога  от  действия  по  контролю  исполнения  распорядительных   документов

органов   управления,   выраженного   в   определенных   количественных    и

качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей  и  задач

контролируемого распорядительного документа ;

гласность   контроля,   формирующую   требования   широкого   информирования

населения, общественных организаций с помощью различных форм  информирования

и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах  по  устранению

этих  недостатков,  а  также  к  должностным  лицам,  по  вине  которых  эти

недостатки были допущены.

      Наряду   с   общими   принципами   существуют   правила,    отражающие

организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно :

системность организации и контроля исполнения ;

личная  ответственность  первого   руководителя   за   состоянием   контроля

исполнения. Этот принцип отражает  объективную  необходимость  осуществления

руководства  контролем  исполнения  документов  лично  первым  руководителем

органа управления ;

централизация  контроля  исполнения.  Это  принцип  требует,   чтобы   общий

контроль  за  сроками  исполнения  документов  возлагался   на   специальное

подразделение   или   работника,   с   подчинением    руководителю    органа

государственного управления ;

единство ответственности за  организацию  и  контроль  исполнения,  то  есть

ответственность за контроль  исполнения  возлагается  на  того  руководителя

администрации,  к  ведению  которого  относится  данный  вопрос  и   который

осуществляет руководство его подготовкой для принятия  главой  администрации

;

единство подготовки распорядительных документов и контроля  фактического  их

исполнения,  т.  е.  ответственность  за  контроль  фактического  исполнения

распорядительного документа возлагается на  отдел  или  управление,  который

готовил документ ;

соответствие содержания распорядительного документа необходимым

    условиям контроля его исполнения.

      Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :

     Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения

                   2.1. Формы и методы контроля исполнения

      Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому  формы

и методы его реализации  многообразны.  Как  правило,  наиболее  эффективным

является простейший контроль. Простейшие  формы  и  методы  требуют  меньших

усилий и более экономичны.  К  простейшим  организационным  формам  контроля

исполнения можно отнести :

контрольные журналы ;

регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;

письменные отчеты ;

проверки ;

обсуждение  вопросов   контроля   исполнения   на   совещаниях,   проводимых

губернатором или его заместителями, а  также  на  оперативных  совещаниях  у

руководителей структурных подразделений.

      Каждая  из  перечисленных  форм   имеет   свою   специфику,   но   при

использовании любой  из  них  необходимо  соблюдать  одно  требование  -  не

ограничиваться  разговорами  об  исполнении,  а  давать  объективную  оценку

положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

      В качестве методов  организационной  работы  по  исполнению  поручений

используются методы текущего, предварительного и  последующего  контроля.  В

соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. №  1536

«О мерах по совершенствованию организации  контроля  и  проверки  исполнения

поручений Президента РФ» в аппарате администрации  области  при  организации

исполнения поручений губернатора по правительственным

документам используется также метод упреждающего контроля.

К мерам упреждающего контроля можно отнести 1 :

рассмотрение   хода   реализации   поручений   губернатора   на   коллегиях,

совещаниях, семинарах,  оперативных  совещаниях,  проводимых  руководителями

структурных подразделений ;

направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации  о

принятых мерах ;

осуществление контрольных проверок исполнения поручений ;

проведение  служебных   расследований   по   фактам   несвоевременного   или

ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений  по  привлечению  к

ответственности виновных лиц и другие.

       Для  усиления  контрольной  работы  по  исполнению  постановлений   и

распоряжений губернатора  в  аппарате  администрации  области  была  создана

комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р.  К

сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На  комиссии  были

заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и  управлений,  а

также   рассматривались   их   предложения    о    дальнейшей    работе    с