Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

распорядительными  документами  губернатора.   С   учетом   возможностей   и

целесообразности   исполнения   распорядительных   документов    губернатора

комиссией было предложено2 :

снять с контроля постановления и распоряжения ;

изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по

исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;

61. отменить постановления и распоряжения губернатора,  как  нереализованные

  в связи с отсутствием финансирования.

Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,

115 -  изменен  контрольный  срок,  4  -  отменено  в  связи  с  отсутствием

финансирования1

      В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части   широко

используются областные  средства  массовой  информации.  В  местных  газетах

регулярно публикуются  ответы  на  вопросы  граждан  по  социально  значимым

проблемам, затрагивающим интересы больших групп  населения.   Также  активно

используются  возможности  областного  телевидения  и  радио,   на   которых

регулярно организуются «Губернаторские  часы»  и  выступления  руководителей

структурных  подразделений   администрации   области.   Проверки   жалоб   и

заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются  в  некоторых  случаях  с

выездом на место, что является особенно эффективным методо

               2.2. Организация контроля исполнения документов

      В  аппарате  администрации  области  сложилась  определенная   система

контроля,  в  которую  помимо  работников,  отвечающих  за  эту  работу   по

должности, вовлекаются и сотрудники  департаментов,  комитетов,  управлений,

на  которых  руководителями  данных  подразделений  возложен   контроль   за

прохождением и исполнением распорядительных документов.

       В  настоящее  время  фактический  контроль  и   проверку   исполнения

правительственных документов в аппарате администрации  области  осуществляет

сектор  по  работе  с  документами  отдела   документационного   обеспечения

управления делами (далее - сектор контроля), писем  и  заявлений  граждан  -

отдел  писем  и  приема  граждан,    входящей   корреспонденции   -   сектор

документооборота  отдела  документационного  обеспечения  управления  делами

(далее - канцелярия), постановлений и  распоряжений  губернатора  области  -

сектор  по  работе  с  документами  отдела   документационного   обеспечения

управления  делами  (далее  -  сектор  контроля)  и  контрольное  управление

департамента  государственной  службы  и  вопросов  местного  самоуправления

(далее - контрольное управление). В  структурных подразделениях контроль  за

исполнением  документов  осуществляют  специалисты  приемных   и   помощники

руководителей, которые отвечают за работу с документами.

      Функции сектора  по  работе  с  документами  отдела  документационного

обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :

ведение  автоматизированного  учета  контрольных  документов,  своевременное

направление регистрационно-контрольных  карточек  руководителям  структурных

подразделений администрации области, которым поручается контроль ;

контроль за  сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;

ежемесячное информирование руководителей администрации области о

состоянии выполнения документов ;

осуществление упреждающего контроля за исполнением  документов,  ежемесячное

письменное    информирование    помощников    руководителей    подразделений

администрации области о документах и поручениях,  сроки  исполнения  которых

истекают в предстоящем  месяце,  а  также  о  документах,  сроки  исполнения

которых истекли.

      Контрольное управление департамента государственной службы и  вопросов

местного самоуправления обеспечивает :

организацию   проверок    исполнения    нормативно-распорядительных    актов

губернатора, а также состояние  контрольной  деятельности  в  департаментах,

комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;

подготовку докладов о  состоянии  выполнения  постановлений  и  распоряжений

губернатора ;

внесение  представлений  о   привлечении   должностных   лиц,   виновных   в

несвоевременном или ненадлежащем  исполнении,  или  неисполнении  документов

губернатора, к дисциплинарной ответственности.

      Функции   отдела   писем   и   приема   граждан,   а   также   сектора

документооборота  отдела  документационного  обеспечения  управления  делами

определены в Положениях об отделах.

      В  целях  повышения  четкости  и  оперативности  в   работе   аппарата

администрации    области,    улучшения    его    контрольной    деятельности

постановлением  губернатора  области  от  30.06.97  г.   №   711   утвержден

регламент, в котором указаны основные положения по  организации  и  контролю

исполнения документов, поступающих в администрацию.

      В аппарате администрации  введена  в  эксплуатацию  автоматизированная

информационная   система   контроля   исполнения   документов.   Техническим

средством  контроля   за   исполнением   документов   является   электронная

регистрационно-контрольная карточка  базы  ПЭВМ   и  ее  бумажный  дубликат.

Организация   контроля  исполнения  документов   в   администрации   области

предусматривает определенный порядок  работы  с  документами.  Установленный

порядок работы с контролируемыми документами с  момента  их  поступления  до

завершения исполнения  1 :

69. отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;

70. обусловливает перемещение документов деловой  необходимостью,  исключает

  дублирующие инстанции и действия ;

71. позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с  соблюдением

  требований  к   их   оформлению   в   соответствии   с   инструкцией   по

  делопроизводству  и  другими  действующими  нормативными  документами  по

  делопроизводству.

       Ежемесячно   анализируется    состояние   контроля   за   исполнением

поставленных на контроль документов за истекший период  и в виде  обобщенной

информации направляются материалы губернатору. Форма  обобщенной  информации

представлена в приложении 9.

      В сводках, представляемых руководству, указываются :

общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ;

количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ;

количество исполненных документов ;

количество документов, не выполненных или выполненных позднее

установленных сроков ;

причины задержек исполнения документов.

      В структурные подразделения направляются :

перечень документов, находящихся на исполнении  (приложение 10) ;

перечень  документов, исполненных за месяц (приложение 11) ;

перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)

      На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по

ускорению  исполнения  документов,  повышению   исполнительской

дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

     2.2.1. Контроль за  исполнением поручений по официальным документам

      Приоритетным  направлением  является   осуществление   постоянного   и

эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам

высших органов государственной власти (правительственным документам).

      Схема организации контроля за исполнением поручений губернатора по

официальным  документам  представлена  на  рис.  2.1.  Рассмотрим  ее  более

подробно.

|                     |                  |Губернатор области         | |

|                     |                  |Рассмотрение документа ,   | |

|                     |                  |определение формы          | |

|                     |                  |исполнения.                | |

|                     |                  |Рассмотрение материалов о  | |

|                     |                  |ходе выполнения документов,| |

|                     |                  |закрытие «В дело».         | |

|                            |         |     |              |

|Управление делами           |         |     |              |

|                            |         |     |              |

|Сектор по работе с официальными  |      |Первые заместители         | |

|документами отдела               |      |губернатора области        | |

|документационного обеспечения    |      |Организация исполнения     | |

|управления делами                |      |резолюций.                 | |

|(сектор контроля)                |      |Контроль за исполнением    | |

|Регистрация документов,          |      |(помощник)                 | |

|подготовка документов к          |      |Подведение итогов          | |

|                                 |      |исполнения документа.      | |

|        рассмотрению.            |      |     |              |

|2.    Постановка на контроль,    |      |     |              |

|доведение до исполнителей,       |      |     |              |

|      контроль за сроками        |      |Начальники структурных     | |

|исполнения, сбор материала о     |      |подразделений              | |

|                                 |      |Организация  исполнения    | |

|реализации поручения.            |      |резолюций.                 | |

|3.    Подготовка ежемесячных     |      |                           | |

|списков.                         |      |                           | |

|4.    Закрытие «В дело».         |      |                           | |

|                     |                  |     |              |

|                     |                  |Ответственные работники    |    |

|                     |                  |структурных подразделений  |    |

|                     |                  |(исполнители)              |    |

|                     |                  |Работа по исполнению       |    |

|                     |                  |резолюций.                 |    |

|                     |                  |Подготовка материалов об   |    |

|                     |                  |исполнении.                |    |

                            - прохождение документов на исполнение

                            - прохождение документов после исполнения

Рис. 2.1.  Схема контроля за исполнением поручений губернатора  по

официальным документам

      Поступающие в  администрацию  области  официальные  документы  органов

государственной   власти    Российской    Федерации    (в    дальнейшем    -

правительственные  документы)  регистрируются  в   секторе   контроля.   При

регистрации  проставляется  регистрационный  штамп  в  правом  нижнем   углу

первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по  электронной

картотеке и заполняется регистрационно-контрольная  электронная  карточка  в

базе данных ПЭВМ  и  учетная  карточка,  прилагаемая  к  документу.  Образцы

регистрационно-контрольной и учетной  карточек  представлены  в  приложениях

1, 2.  На лицевой стороне  электронной  регистрационно-контрольной  карточки

указывается :

орган, издавший документ ;

вид документа (указ, постановление, распоряжение) ;

номер и дата издания документа ;

содержание документа ;

поручение губернатора области с указанием даты и подписи ;

фамилия  исполнителя,  которому  передан   документ   для   исполнения   или

ознакомление.

   На  обратной  стороне  электронной  регистрационно-контрольной   карточки

  указывается  информация о состоянии выполнения документа :

дата и номер отправляемого документа ;

дата снятия правительственного документа с контроля.

      Начальник сектора контроля оформляет  зарегистрированные  документы  к

рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает  их  для  доклада

губернатору, а  в  его  отсутствие  -  заместителю,  на  которого  возложены

соответствующие   обязанности.   Рассмотренные    губернатором    документы,

возвращаются в сектор контроля, где вносятся в  электронную  регистрационно-

контрольную карточку документа  поручения  губернатора  и  сроки  исполнения

его.  Документы,  резолюция  на  которых  содержит  контрольное   поручение,

ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях,  когда  поручение

содержит  указание  по  подготовке   проектов   постановлений   губернатора,

предложений, планов  мероприятий  по  организации  выполнения  документов  и

справок  о  состоянии  обсуждаемого  вопроса   в   области,   информаций   в

вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1

      Ответственность за своевременное и качественное  исполнение  поручений

губернатора по  правительственным  документам  возлагается  на  заместителей

губернатора, управляющего делами, начальников  департаментов,  управлений  и

отделов.  Если  в  резолюции  губернатора  поручение  по  правительственному

документу дается сразу  нескольким  заместителям,  то  исполнение  документа

координирует  заместитель,  указанный  в  поручении  первым  или  тот,  кому

поручен созыв или сбор.

      Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет  документ  с

учетной и  регистрационно-контрольной   карточками  в  приемную  заместителя

губернатора,   в   компетенции   которого   находятся   решение    вопросов,