Место контроля в менеджменте. Организационные формы контроля

Министерство образования и науки Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный индустриальный университет» (ФГБОУ ВПО «МГИУ»)

Кафедра менеджмента организации (№ 71)

 

 

Курсовая работа

 

 

на тему: «Место контроля в менеджменте. Организационные формы контроля»

по дисциплине: «Менеджмент»

 

 

 

Группа         09Э21

Студент      Соколова О.В.

 

Руководитель проекта, преподаватель, Д.э.н., профессор

А.А.Семенова

 

 

Москва,2012

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………….3

1.Цели и функции контроля…………………………………………………. 4-5

1.1.Внешний и внутренний  контроль………………………………………...5

1.2.Цели руководства предприятия при организации внутреннего контроля………………………………………………………………………6-7

2. Классификация внутреннего контроля…………………………………..8

2.1. Классификация по форме……………………………………………….8-9

 

2.1.1. Внутренний аудит……………………………………………………..9-11

 

2.1.2.Структурно-функциональная форма внутреннего контроля………..11

 

2.1.3. Контроллинг…………………………………………………………...12-13

 

2.2.1.Предварительный контроль…………………………………………...13-14

 

2.2.2.Текущий контроль……………………………………………………...14-15

 

2.2.3.Заключительный контроль………………………………………….....15

 

2.3.Классификация по типам………………………………………………...16-17

 

3.Процесс контроля…………………………………………………………..18

 

3.1.Установление стандартов………………………………………………..18-19

 

3.2.Сопоставление достигнутых  результатов с установленными 

стандартами…………………………………………………………………..19-20

 

3.3.Принятие необходимых корректирующих действий…………………..20

 

4.Требования предъявляемые к контролю…………………………………..21

 

Аналитическая часть…………………………………………………………22-26

Проектная часть………………………………………………………………27-28

Заключение……………………………………………………………………...29

Список литературы……………………………………………………………..30

 

Введение

        Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации удаётся в конце концов определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.  Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. – в общем всё то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работника в определённых рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и  направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым.

 

1. Цели и функции контроля.

        На любой стадии процесса управления неизбежны различные отклонения действительного состояния или действия объекта управления от требуемого. Деятельность без отклонений возможна лишь при абсолютной неизменности субъекта и объекта действий и окружающих их условий, что противоречит способу существования объективной реальности – движению. В обобщённом виде все отклонения в процессе управления организацией можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров и принятых установок, и положительные – приближающие к ним. Например, выпуск продукции сверх плана может быть как отрицательным, так и положительным отклонением – всё зависит от принятых установок, производственных и сбытовых возможностей, от условий функционирования конкретной организации.

       

Во-первых, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.  
Во-вторых, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. 
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. 
Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха. 
Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей. 
Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей. 
Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. 
 
Цель контроля – предотвращение ошибок.

 

        Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами: 
а) на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности; 
б) функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля; 
в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

 

 

 

1. . Внешний и внутренний контроль.

 

        Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах. 

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.  

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. 

       

 

2. Цели руководства предприятия при организации внутреннего контроля.

 

        Основная цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений.

Для возможности управления объектом необходимо иметь представление о степени управляемости данного объекта, т.е. в какой степени он поддаётся управлению или в какой степени в результате управления обеспечивается поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Степень управляемости объектом и отражена в понятии информационной прозрачности объекта управления.

        При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной  информацией для успешного руководства  предприятием и принятием эффективных  управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения  спроса на производимую продукцию  необходимо своевременно обеспечить  руководство информацией о причинах  падения спроса для принятия  управленческих решений о способах  учета пожеланий покупателей  и координации деятельности в  целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности  активов, документов и регистров  предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности  хозяйственной деятельности в  целях избежания непроизвольных  затрат во всех областях хозяйственной  деятельности, а также для предотвращения  неэффективного использования всех  прочих ресурсов. (Иногда затраты  на выполнение задач, указанных  в первых двух пунктах в  цифровом выражении превышают  ту возможную прибыль, которая  может быть получена в результате  проведения предлагаемых мероприятий. Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1,2 могут казаться неэффективными.

Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)

4. Обеспечение соответствия  предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля  должна обеспечить необходимую  степень уверенности в том, что  должностные лица и работники  предприятия следуют требованиям  и правилам, закрепленным внутренними  документами предприятия:

•  положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.

• должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,

•  приказом об учетной политике предприятия,

• приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

5. Обеспечение выполнения  требований федеральных законов  и иных правовых актов Российской  Федерации и местных органов  власти при осуществлении финансово-хозяйственных  операций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Классификация внутреннего контроля.

 

        Под классификацией в науке понимают распределение объектов, явлений, категорий по классам (разрядам, группам и другим подразделениям) в зависимости от их общих признаков, характеризующих связи между классифицируемыми объектами в единой системе соответствующей области знаний или практической деятельности. Научно обоснованная классификация позволяет глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных её составляющих.

        Тем  не менее, эта область недостаточно  разработана. Нет единства в выборе  признаков классификаций, отсутствует  комплексность в подходах. Необходимы  уточнения в существующих классификациях  внутреннего контроля организации  с учётом изменившихся условий  хозяйствования и ускорения НТП. В методологическом плане полезны  классификации внутреннего контроля, представленные в табл.1.

        Рассмотрим  наиболее важные классификации  внутреннего контроля, признаки  которых требуют детального пояснения.

 

2.1. Классификация по форме.

 

        Важнейший  классификационный аспект внутреннего  контроля – формальный. В экономической  литературе на данный момент  нет общепринятого определения  понятия формы внутреннего контроля  и общепризнанных выделений его  форм по сравнению, например, с  формами бухгалтерского учёта  – мемориально-ордерная, журнально- ордерная, автоматизированная, упрощённая. Представляется целесообразным  дать определение, наиболее точно  раскрывающее понятие формы внутреннего  контроля организации.