Общее понятие выставочной деятельности

И конечно, Компания «LINTEK»  вызвала интерес специалистов расходными материалами торговой марки Goodwill. Это известный бренд, предлагающий широкий ассортимент совместимых расходных материалов. Благодаря конкурентоспособным ценам и достойному качеству своей продукции бренд Goodwill активно используется как в частных компаниях, так и в государственных структурах. Компания «LINTEK»  уже очень давно работает с этой маркой. И не раз продукция Goodwill выигрывала в конкурсах на гос.торгах и корпоративных закупках благодаря своему высокому качеству. Многие региональные посетители выставки, работающие на этом рынке, выразили сильную заинтересованность в партнерстве с Компанией «LINTEK», как с официальным дистрибьютором TM Goodwill в России.

 

2.2. Организация участия в выставке

 

Участие в выставке требует серьезной работы -- аналитической, плановой, организационной; контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

В идеале подготовка к участию в выставке должна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до открытия выставки. Участие фирмы в выставке следует рассматривать как проект -- комплекс взаимосвязанных работ, направленный на достижение конкретной цели, использующий ограниченные ресурсы. Работу по реализации этого проекта руководство фирмы должно возложить на ответственного менеджера из числа старших управляющих или на внешнего консультанта.

Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования.

 

 

К этим вопросам относятся:

1. Площадь, необходимая экспоненту для представления товаров и услуг. Для этого надо решить -- что экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и знать, сколько стоит квадратный метр площади.

2. Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвестиции, затраты бюджета лучше разделить на две сферы: прямые затраты -- плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы -- время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение. Составляется смета расходов по организации выставочного стенда компании (Таблица 2).

 

Таблица 2

Смета расходов по организации выставочного стенда

 

 

№ п/п	Наименование расходов	Сумма без НДС, руб.
1.	Аренда выставочной площади
2.	Доставка автомобильным транспортом экспозиций участников выставки
3.	Оформление экспозиции коллективного выставочного стенда с использованием символики: (баннеры, штендеры, растяжки и т.п.), участников коллективного выставочного стенда (приобретение элементов форменной одежды)
4.	Приобретение сувенирной продукции для вручения представителям принимающей стороны
5.	Заработная плата работников
6.	Накладные расходы
7.	Командировочные
	ИТОГО:

Структура затрат участника во время работы международной выставки может иметь следующий вид:

-- аренда площади (пространства) -- 26%;

-- стендовые услуги -- 9% (электричество, сжатый воздух, вода, уборка, уход за территорией и хранение);

-- сооружение стенда -- 41% (дизайн-проектирование, построение, графические работы, мебель);

-- персонал и обеспечение -- 17% (плата стендовому персоналу, размещение его, транспортные услуги, приёмы и развлечения -- представительские расходы, питание);

-- паблисити -- 7% (расходы, связанные с продвижением и обеспечением общеизвестности для выставки).

В целом бюджет проекта должен включать 10%-й резерв на непредвиденные расходы.

3. Выбор/дизайн стенда. Стенд -- это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть стандартным или специальным (двухъярусным, спиральным и т. д.). Может использоваться собственный павильон -- что дороже.

Стенд может быть привезен экспонентом или его изготовление может быть заказано организатору выставки (Рисунок 5).

 

 

Рисунок 5 - Выставочный стенд Компании «LINTEK» 

 

Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы -- всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для Верхней одежды сотрудников, место для приема -- гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.

4. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:

-- будь доброжелателен и дружелюбен;

-- оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно;

-- подходи к ним с уместным замечанием, например, -- Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?-- спрашивай посетителя -- для какой компании он работает и какова его роль в компании;

-- обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;

-- носи символику/значок своей компании;

-- разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду,

-- давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;

-- представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

Существуют также правила, относительно того, чего следует избегать персоналу у стенда:

-- не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду;

-- не стой, болтая на углах с другими сотрудниками;

-- не рассаживай, постоянно куря или попивая кофе;

-- не оставляй посетителей одних на продолжительное время;

-- не спрашивай просто -- могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа;

-- не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом;

-- не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей,

-- не собирайся в группы с другими членами штата;

-- не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду;

-- не рассаживай, читая газеты;

-- не позволяй посетителям чувствовать себя помехой. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также, если посетителей предоставляют самим себе.

5. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

6. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

7. Организация освещения участия вашей фирмы в выставке в специальной и местной прессе. Для этого необходимо подготовить и разослать пресс-релизы.

8. Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован. При этом используется прямая рассылка -- в том числе, в университеты, общественные организации.

Ведение работ по проекту участия Компании «LINTEK» в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции, помочь сделать снимки или видеозапись вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.

Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Англии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую экспорту английских товаров

Организация собственной выставки компании требует выполнения всех организационных работ самой компанией:

-- генерирование и разработка идеи экспонирования;

-- выбор места (павильон под открытым небом, помещение публичной библиотеки, выставочный или конференц-зал современной гостиницы, торговый зал крупного универмага);

-- планирование экспозиции -- стенды, ширмы и экраны;;

-- управление потоком посетителей;

-- прием важных гостей и знаменитостей;

-- обеспечение работы пресс-центра;

-- организация рекламы;

-- информирование всех участников и отделов вашей организации.

Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот -- эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

_{Заключение}

_{Подводя итоги курсовой} работы, можем сделать следующие выводы.

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Выставочные мероприятия предоставляют предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы, так и в количестве заключенных договоров.

Исследование выставочной деятельности компьютерной компании проведено на материалах Компании «LINTEK». 

Процесс участия компьютерной компании в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1) принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

2) определение целей участия фирмы в работе выставки;

3) выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный период;

5) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

6) работа в ходе функционирования выставки;

7) подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

 

Проведение научных исследований в области выставочной деятельности позволило бы разработать методики экономического анализа выставочно-ярмарочной деятельности и оценки эффективности участия российских организаций в выставках и ярмарках в Российской Федерации и за рубежом; создать систему статистического учета выставочной деятельности; прогнозировать развитие в долгосрочной перспективе этого сегмента рынка.

 

Исходя из целей и задач настоящей концепции, необходимо также создание интегрированной информационной системы обеспечения выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации; подготовка кадров и повышение квалификации специалистов в этой области.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cписок литературы

 

1. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент.-М.:РИА,2007

2. Алексеев С.П. Международный Союз выставок и ярмарок шагнул во второе десятилетие // Эксповестник.- 2006, № 5, с.14-19

3. Выставки в России и за рубежом - М.-Экспомир.- 2008.-№10

4. Высавки глазами посетителя // Пространство РА ТИСС.-2008.-№ 5.

5. Игнащенко С.А. Рынок в зеркале выставак //Экпомир Плюс.-2007.-№4.- с. 12-19

6. Игнащенко С.А. Выставочная деятельность в регионах России //Экпомир Плюс.-2008.-№2.- с. 15-19

7. Концепция развития выставочно-ярмачная деятельность РФ - М.:РИА,2007

8. Ляув Б., Ходорыч А. Выставка национальной идеи // Коммерсантъ-Деньги - 2008 №5 - 25-31

9. Миллер С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом.- Довгань, 2007

10. Петелин В.Г.Выставочный менеджмент - М., 2007

12. Прохоренко В.В. Выставка - это уникальный маркетинговый механизм // Маркетинг в России, № 9, 2001. С. 55.

11. Прокудин В. Выставка как инструмент маркетинга // Экпомир Плюс.-2009.-№1.- с. 11-18

12. Фалеев Д. Выставочная деятельность. - М.: Издательство НОРМА, 2005. - С. 82.

13. Фантеев Б. Выставочная деятельность. //Экпомир Плюс.-2008.-№2.- с. 15-19

14. Филоненко И.К. Мы вписали свою выставку в скрижали //Мир и безопасность .-2009.-№2.- с. 23-29

15. http://www.crocus-expo.ru/

Размещено на Allbest.ru