Организационная структура гостиницы

    Отдел маркетинга в крупной гостинице  может быть организован по одному из трех типов: функциональному, товарному, региональному.

    Каждый  отдел службы маркетинга, организованный по функциональному типу, формируется в зависимости от задач, стоящих перед подразделением, и состоит из менеджеров, отвечающих за определенный круг задач.

    Одел  продаж взаимодействует с турагентствами, занимается организацией и оформлением  корпоративных продаж.

    Отдел приема и обслуживания конгрессов может отвечать за распределение номеров для конференций и собраний, а может полностью заниматься вопросами, связанными с обслуживанием подобных мероприятий.

    Отдел рекламы и связи с общественностью  разрабатывает коммуникативную политику предприятия: бюджет рекламной компании, планы мероприятий по формированию позитивного имиджа компании, рекламные средства, взаимодействия с агентствами, специализирующимися на рекламе и связях с общественностью, и др.

    Главная цель службы – реализовать продукт и услуги гостиницы, а для этого сотрудникам отдела маркетинга необходимо тщательно координировать свою работу с другими подразделениями. 

    2.10. Финансовая служба гостиницы

    Несмотря  на то, что сотрудники финансовой службы напрямую не имеют контактов с гостями, это подразделение занимает одно из ведущих мест в структуре гостиничного предприятия, а финансовый директор играет одну из ключевых ролей в организационной иерархии предприятия. Особенности этой службы: функции не могут выполняться одним человеком, вне зависимости от количества номеров в отеле; никакая другая служба так плотно не взаимодействует с другими. Как правил о, разделение функций бухгалтерии и финансово-экономического отдела присутствует в крупных гостиницах. Для небольших предприятий характерно наличие только бухгалтерии и использование только внешних специализированных организаций для выполнения ряда финансовых функций.

    Основной  целью бухгалтерии является формирование бухгалтерской отчетности, дающей полное представление о финансовом и имущественном положении гостиницы, результатах ее хозяйственной деятельности. Для достижения этой цели бухгалтерии необходимо:

1. Регистрировать коммерческую информацию;
2. Создавать отчеты для владельцев и государственных контролирующих органов (налоговой инспекции и т.д.);
3. Вести бух. отчетность;
4. Составлять бюджет и анализировать финансовые данные;
5. Начислять зарплату персоналу;
6. Заниматься подготовкой кассового бюджета;
7. Оптимизировать налоги и т.д.

    К функциям планово-экономического отдела относится разработка финансовой стратегии предприятия: принятие решений по мобилизации средств (кредиты, выпуск акций и др.) и инвестиционных решений (распределение имеющихся ресурсов). 

    2.11. Служба безопасности

    Вопрос  безопасности является едва ли не самым  важным в гостиничном бизнесе. К основным задачам, которые решаются в целях безопасности, относят меры по предотвращению возникновения угроз, меры борьбы с угрозами в случае их возникновения и меры по устранению их последствий. В общем виде безопасность должна быть обеспечена как самой гостинице (ее персоналу, имуществу), так и здоровью и имуществу ее гостей. Для этого службой безопасности должны осуществляться:

1. Контроль несанкционированного проникновения в помещения и на территорию отеля;
2. Контроль сохранности и использования транспортных средств;
3. Контроль работы систем жизнеобеспечения;
4. Предупреждение о возникновении очагов пожара и угроз стихийных бедствий;
5. Тушение пожаров;
6. Обеспечение общественного порядка;
7. Обеспечение личной безопасности людей;
8. Обеспечение сохранности информации и т.д.

    К техническим средствам обеспечения  безопасности относят:

    1. Средства теленаблюдения (наружное, внутреннее и т.д.);

    2. Средства пожарной сигнализации  и пожаротушения (дымовые датчики,  сирена оповещения и т.д.);

    3. Средства охранной сигнализации и защиты от взлома (Датчики движения, открытия дверей, разбития окон и т.д.);

    4. Система контроля доступа;

    5. Средства ведения внутренних  расчетов;

    6. Оборудование парковок.

    Практически в каждом отеле имеется собственная  служба безопасности, которая функционирует как специально созданное подразделение или включает приглашенных работников специализированных предприятий (частной охранной фирмы или милиции). В мировой практике принят стандарт, который считается рациональным с точки зрения обеспечения безопасности и уровня затрат: он основывается на том, что на 300 номеров должен приходится один сотрудник службы безопасности. 

    2.12. Отдел кадров

    В настоящее время не существует единого  подхода к проблеме управления персоналом. В советское время сотрудники отдела кадров занимались техническими вопросами, связанными с оформлением производственных отношений с работниками (заполнение трудовых книжек, оформление пенсий и т.д.). Все задачи, которые касались подбора персонала, карьерного роста и прочих вопросов, выполняли руководители тех подразделений, которые нуждались в сотруднике.

    В зарубежной практике отдела кадров «по отечественному образцу» как такового не существовало. Обострение конкуренции на рынке трудовых ресурсов привело к необходимости пересмотра организации рабочего процесса в гостиницах. На предприятиях разрабатывался общий план работы с персоналом на всех уровнях, а вопросами, связанными с производственными отношениями и проблемами «личного характера» работника, занимались специальные службы – отделы человеческих ресурсов.

    В любом случае, как бы не назывался  отдел, занимающийся вопросами подбора, оформления и управления персоналом, в современных условиях он должен ориентироваться на новую модель работы.

    Основными задачами, стоящими перед кадровыми  службами отеля, являются:

1. Набор персонала для работы в гостинице;
2. Ведение личных дел сотрудников;
3. Разработка плана повышения квалификации персонала;
4. Разработка стратегии оплаты труда;
5. Оплата труда и вознаграждение персонала;
6. Обеспечение соответствия трудовых отношений нормам, установленным законодательством страны или региона;
7. Контроль соблюдения единой политики предприятия в вопросах стандартов обслуживания, которые определены соответствующими должностными инструкциями.

    Важным  отличием зарубежных отделов человеческих ресурсов от российских аналогов является то, что они берут на себя полномочия по управлению персоналом, выполнение которых предполагает:

1. Планирование;
2. Структурирование;
3. Координацию;
4. Руководство;
5. Контроль;
6. Развитие.

    Организационная структура кадровой службы может состоять из:

• Одного человека (характерно для небольших гостиниц, которые не могут позволить себе иметь нескольких сотрудников, занимающихся кадровыми вопросами);
• Многочисленного штата сотрудников, каждый из которых отвечает за определенный круг вопросов (присуще крупным гостиницам и гостиничным цепям).

    Помимо  собственных сотрудников гостиницы  могут прибегать к услугам  сторонних организаций: кадровых агентств, обучающих и тренинговых фирм.

              Так же существуют:

    Вспомогательные службы обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, химчистки и др.

    Дополнительные  службы оказывают платные услуги.

    В их состав входят: бизнес-центр, спортивно-оздоровительный  центр, парикмахерская и косметический  кабинет, торговые киоски и др.

    Транспортный  отдел. Предназначен для обслуживания гостей, доставки их в гостиницу, предоставление туристам автомашин в пользование, а так же для своевременной доставки продуктов питания и напитков. Обеспечением гостиницы авто - связью с другими службами города.

    Не  существует идеальной и единой модели управления гостиницей. Но все решения  обусловлены необходимостью удовлетворения потребностей клиентов и опираются  на общие закономерности и элементы.

    В современных условиях система управления, чтобы быть конкурентоспособной, должна быть простой и гибкой и соответствовать следующим характеристикам:

    небольшое число уровней  управления;

    небольшие подразделения, укомплектованные квалифицированными специалистами;

    производство  услуг и организация работы ориентированных на потребителей (гостей предприятия).

    Независимо  от структуры организации и степени  делегирования полномочий нести  полную и абсолютную ответственность  за деятельность всего предприятия  должен один человек - единство управления.

    Полная  и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать часть полномочий другим лицам по линии руководства - скалярный метод передачи полномочий.

    У любого служащего может и должен быть только один руководитель - единство подчинения.

    Делегированные  полномочия должны соответствовать  уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей - принцип соответствия.

    Как формальные, так и неформальные линии  связи должны быть установлены и  постоянно поддерживаться - коммуникации, система связи.

    Структура организации должна позволять вносить  в нее коррективы в связи с  изменением методов, задач, целей, масштабов коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов - гибкость.

    Любой сотрудник организации должен иметь  право и возможность подать жалобу, высказать замечание или предъявить претензию соответствующему руководителю - доступность всех уровней организации.

    Поскольку цель организационной структуры  состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах гостиницы.

    Управление  гостиницей представляет собой распределение задач между структурными подразделениями и работниками, в том числе наделение их полномочиями на осуществление того или иного направления туристской деятельности или деятельности по обеспечению функционирования организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Заключение

    Каждая  гостиница имеет свои особенности  организационной структуры. Например, отдел бронирования может входить  в состав коммерческого отдела, отдел  закупок может быть подчинен финансовому  директору, банкетная служба может  быть включена в службу питания. Иногда шеф-повар подчиняется непосредственно генеральному директору, а менеджер службы питания командует только официантами, и т.д.

    В зависимости от категории отеля  в структуре его управления появляются соответствующие подразделения, например, бизнес-центр, фитнесс-центр, врач. В курортном отеле имеется должность “директор по отдыху”.

    Особенность схемы управления, в некоторых отелях, состоит в том, что служба приема (Front office) подчиняется директору хозяйственной службы, а в службе приема отдельные подразделения возглавляются старшими сотрудниками, например, старшим телефонистом, старшим носильщиком, старшим кассиром, старшим службы информации, старшим службы бронирования и т.д.