Организационная структура управления и ее роль в механизме управления

Вся производственно-технологическая  цепочка построена на базе мирового лидера полиграфической отрасли  – оборудовании и технологиях  компании Heidelberg.

Основным  критерием оценки работы нашего предприятия  является качество и сроки, поэтому  Тверская фабрика печати единственная типография в Твери, использующая сквозную калибровку полиграфического процесса.

К моменту  открытия предприятия штат работников насчитывал всего 4 человека, и за 10 лет успешной работы увеличился до 200 человек.

Юридический адрес организации 170006, Россия, г. Тверь, Беляковский пер., 46

ООО «Тверская  фабрика печати» выполняет заказы по производству полиграфической продукции, поступающие из г. Москвы, г. Твери  и Тверской области (см. рис. 2.1). Основной частью объема производства являются заказы периодического характера (журналы, газеты и т.д.) Выполняются также  единовременные заказы (календари, буклеты, блокноты и т.д.).

Рис. 1.  Распределение  заказов

 

ООО «Тверская  фабрика печати» (ООО «ТФП») успешно  работает с поставщиками расходных  материалов для выполнения полиграфических  заказов. Высококачественную бумагу для  фабрики поставляют компании «Берег», «Регент», «DoublV». Остальной расходный  материал (краски, клей, растворитель, скобы и т.д.) поставляют компании «Серебренный Свет», «Итрака», «ЦСП» («Центральный склад полиграфических материалов»).

Для представления  более полной картины о предприятии  рассмотрим некоторые показатели, характеризующие  его деятельность.

Предприятие ООО «ТФП» относится к числу средних по размеру предприятий. Об этом свидетельствует показатель численности работников. Из приведенных данных видно, что выручка с каждым годом увеличивается, ее прирост в абсолютном выражении составляет 35203 тыс. руб., благодаря постоянно возрастающему объему производства и отгрузки товара. Это еще раз подтверждает эффективность и целесообразность функционирования организации.

 

 

Таблица 2.1 Показатели размера предприятия

Показатели	Года		Отклонение +,- 2010 г. к 2009 г.
	2009	2010
Выручка, тыс. руб.	79951	115154	35203
Численность работников, чел.	109	137	28
Стоимость основных фондов, тыс.руб.	28269	31786	3517

 

Среднегодовая стоимость основных фондов возрастает из года в год и в 2010 г. достигла суммы в 31786 тыс. руб. Это является свидетельством происходящей замены старых производственных фондов на новые импортные, которые исправно работают. Об этом также свидетельствует постоянная численность работников, при росте производства.

О том, что  текущая деятельность предприятия  эффективна, свидетельствует и наличие  денежной выручки от производства товаров.

 

2.2. Анализ соответствия организационной структуры управления стратегии развития ООО «Тверская фабрика печати»

 

 

Анализ  технико-экономических показателей  деятельности ООО «Тверская фабрика  печати» за период 2009-2010 гг. показал, что предприятие находится в  неустойчивом положении. Одним из ключевых, поворотных пунктов выхода предприятия  из данного состояния является процесс  формирования новой организационной структуры предприятия. Именно сегодня, когда все чаще говорят о наступлении «эпохи менеджмента», фактор управления является одним из основных путей достижения целей предприятия.

Развитие  и различного рода социально-экономические  преобразования, последовавшие с  момента заложения организационных  основ фабрики, постепенно приводили  к дроблению функций и усложнению ее возможностей, возрастанию сложности  внешнего окружения. В свою очередь, это влекло за собой увеличение количества штатных должностей и структурных  подразделений.

Дробление функций и усложнение возможностей ООО «Тверская фабрика печати»  повлекли за собой и значительное усложнение труда высшего уровня управления. Динамика социально экономических  условий требовала от руководителей  предприятия внедрения современных  форм и методов работы, применения научной организации труда (вопросы  планирования, совершенствования работы с документами, совершенствование  организации труда на основе должностных  инструкций, управление качеством и  т.д.).

Если  в прошлом высшему уровню управления ООО «Тверская фабрика печати»  приходилось решать в основном оперативные  вопросы экспертной и хозяйственной  деятельности, то на сегодняшний день, необходимо самостоятельно решать стратегические вопросы, организовывать эффективное  взаимодействие с субъектами делового окружения.

Усложнение  труда высшего уровня управления при централизованной системе управления предприятием, привело в конечном итоге к снижению вероятности  адекватного его выполнения, т.е. полноценной реализации руководителем  функций управления и требовало  проведения мероприятий, направленных на совершенствование системы управления.

Как известно, управленческий процесс протекает  в рамках организационной структуры управления, между участниками которого распределены определенные полномочия в управлении процессами, происходящими на предприятии. Организационная структура управления обеспечивает устойчивые связи между составляющими ее единицами и надежное функционирование всей системы управления.

В этих целях  первостепенной задачей при совершенствовании  системы управления является проведение структурно-функционального анализа  организационной структуры управления. По результатам анализа проводятся мероприятия направленные на систематизацию организационной структуры управления, сущность которых будет заключаться в следующем:

- введение  новых и ликвидация ненужных  элементов организационной структуры (должностных лиц или структурных подразделений);

- определение  уровней управления и четкое  закрепление полномочий за каждым  из уровней;

- определение  требований к уровню управленческой  подготовки сотрудников каждого  уровня.

Для того чтобы сформировать оптимальную  организационную структуру управления, которая лучше всего отвечала бы целям и задачам предприятия, воздействующим на него внутренним и  внешним факторам существующих и  ожидаемых условий функционирования, а так же реализуемым стратегиям, следует провести анализ соответствия организационной структуры управления ООО «Тверская фабрика печати» стратегии предприятия.

Стратегия ООО «Тверская фабрика печати»  – развитие современной, динамично развивающейся группы компаний, которая способна достойно отвечать новым требованиям рынка и предлагать лучшие услуги и сервисы своим потребителям.

Тип организационной структуры ООО «Тверская фабрика печати» – линейно-функциональный (см. Приложение 2), в обоснование этого можно привести следующие факты: организация разделена на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Персонал сгруппирован по тем широким задачам, которые они выполняют (финансы, кадры, отделы по основным видам деятельности и т.д.). Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всего предприятия.

Предприятие состроит из управления и 7 обособленных структурных подразделений.

Предприятие можно отнести к формализованной  модели взаимосвязи внутренних элементов, а именно:

- доминируют  односторонние способы воздействия  понуждение по линии с верху  в низ, управление основано  на принципе единоначалия, при  совершении многих действий установлены  некоторые формальности внутри  организации;

- разновозрастной  состав персонала организации  хорошо сказывается на её деятельность. 

Действия  проходят в вдоль иерархии управления сверху вниз и базируются на строгой  подчиненности низшего звена  управления высшему. При этом переплетается  выполнение узкоспециализированных функций  с системой подчиненности и ответственности  за непосредственное выполнение задач  по основным видам деятельности.

Управление  организацией осуществляется на основе единоначалия. Генеральному директору  подчинены все нижестоящие руководители. Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

В пределах своей компетенции генеральный директор ООО «Тверская фабрика печати», являясь руководителем верхнего уровня, организует всю работу и несет полную ответственность за состояние и деятельность организации. Без доверенности действует от имени организации, представляет его во всех других организациях, в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения по организации.

Заместители директора определяют техническую политику, перспективы развития предприятия, осуществляют контроль за соблюдением проектной, технологической дисциплины, правил и норм по охране труда и техники безопасности, обеспечивают эффективность и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат производство продукции.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Бухгалтерия выполняет финансовые операции, а также ведет учет трудовых ресурсов. Бухгалтерия также возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.

В силу ряда обстоятельств структура организации (или организационная структура) может и должна рассматриваться как отражение отношения организации к своему персоналу. Именно структура организации определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации. Тем самым необходимо более подробно рассмотреть особенности кадровой политики ООО «Тверская фабрика печати».

Бухгалтерия обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки.

Бухгалтерия обеспечивает также подготовку документов по пенсионному страхованию, документов необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям и представление их в орган социального обеспечения. Организует: табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Анализ  функции показал, что на Отделе лежит  множество функций, с которыми руководитель отдела не справляется, что свидетельствует  о необходимости дробления отдела на несколько структурных единиц. Вследствие чего произойдет перераспределение  функций между вновь созданными отделами и часть функций перейдет другим отделам.

В ООО  «Тверская фабрика печати» в  основном используются административные методы управления. Руководство организации  не пользуется экономическими методами, среднее звено работников организации  получают приблизительно одинаковое вознаграждение за труд в не зависимости от вклада в деятельность предприятия, что  не совсем корректно, такая позиция  руководства не стимулирует работников к труду, работники организации  не желают делать больше и лучше  т.к. заведомо знают, что их усилия не будут вознаграждены. 

  Социально-психологические  методы это воздействие на  не экономические интересы работников  в их числе – убеждение,  внушение, демонстрация примеров  поведения и т.п. Руководство  предприятия пассивно использует  указанные методы.

В ООО  «Тверская фабрика печати» недостаточно хорошо отрегулирован коммуникационный процесс, информационные потоки свободно циркулируют по вертикали но практически  отсутствуют в горизонтальных связях, каждый специалист оснащён стационарным телефонным аппаратом, у ключевых сотрудников  имеются рабочие сотовые телефоны, в некоторых отделах и приёмной стоят факсимильные аппараты, документы, поступающие на предприятие проходят регистрацию, после поступают к генеральному директору, он ставит свою резолюцию, и документ под роспись передаётся исполнителю. При необходимости исполнитель документа, для полного и всестороннего рассмотрения вопроса, привлекает сотрудников других отделов.