Организационная структура управления и ее роль в механизме управления

На предприятии  основной кадровый состав устойчивый, текучесть квалифицированных работников низкая, в Тверской области нет  учебных заведений для подготовки квалифицированных специалистов по основным видам деятельности ООО  «Тверская фабрика печати» и  специалисты, принятые на работу, осваивают  навыки на рабочем месте. С учётом специфики предприятия и его  штатной численности, низкой текучести  кадров, планирование персонала, в части  обеспечения организации необходимым  количеством квалифицированного персонала  не производится, квалифицированный  персонал набирается по мере необходимости.

Эффективный отбор кадров представляет собой  одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов. На предприятии  на руководящие должности, в некоторых  случаях, назначаются работники  из резерва выдвижения. При отборе персонала для всех претендентов применяется такой метод как  собеседование, а для специалистов в дополнении к указанному методу устанавливается испытательный  срок до 3-х месяцев. Работникам не управленческого  звена испытательный срок не устанавливается. Основная проблема при собеседовании  имеет эмоциональный и психологический  характер. Например, существует тенденция  принятия решения о кандидате  на основе первого впечатления, без  учёта сказанного в остальной  части беседы. Чаще всего в собеседовании, на должность специалиста, учувствуют: начальник управления, начальник  отдела кадров и будущий непосредственный руководитель кандидата. В большинстве  случаев кандидат проходит собеседование  отдельно с каждым сотрудником, через  некоторое время принимается  решение о выборе кандидата и  в течение 2-3-х дней выбранному претенденту  сообщается о намерении предприятия  заключить с ним трудовой договор. Трудовой договор в обязательном порядке заключается с испытательным  сроком в три месяца, если это  не противоречит ст. 70 Трудового кодекса  РФ.

Руководство предприятия проводит мероприятия  по адаптации персонала в основном для молодых специалистов. Адаптацию  проводит непосредственный руководитель, в подчинении которого находится  работник. В случае, когда на работу устраивается человек с опытом, в  целях адаптации его знакомят с управленческим составом предприятия. Оценка адаптации не проводится.   

Для проведения обучения сотрудников предприятия  определяется, кого следует учить. То есть выясняется, кого и почему необходимо обучать, что выигрывает предприятие  благодаря повышению уровня их знаний. Определяются потребности в обучении. Выясняется, насколько конкретные работники  готовы для обучения, какую программу  лучше всего предложить той или  иной группе сотрудников, отдельным  людям. Выясняется, кто именно должен проводить обучение. Решается вопрос о времени и месте процесса обучения. Результаты учёбы подвергаются анализу и оценке.

Последовательность  действий при определении потребности  в обучении:

- анализируются  показатели работы каждого работника;

- в результате  анализа выявляются сильные и  слабые стороны каждого;

- получить  согласие работников на подготовку.

Но на предприятии обучение проводится при  острой необходимости. 

Функцию мотивации персонала в организации  осуществляет руководитель, который  должен уметь определять потребности  работников и создавать условия, позволяющие удовлетворять эти  потребности при хорошей работе. Важнейшим видом стимулирования труда является оплата труда –  один из инструментов воздействия на эффективность труда работников. В ООО «Тверская фабрика печати»  повременно-премиальная форма оплаты труда, т.е. оплата, производится за отработанное время и премии по итогам производственной деятельности за определённый период времени, которые распространяются на большинство работников. В ООО  «Тверская фабрика печати» имеется  положение об оплате труда работников.

Раздел 7 указанного положения устанавливает  порядок и условия установления выплат компенсационного характера, к  ним относятся:

- выплаты  работникам, занятых на тяжёлых  работах, работа с вредными  и (или) опасными объектами  производства и иными особыми  условиями труда;

- выплаты  за работу в условиях, отличающихся  от нормальных (при выполнении  работ различной квалификации, совмещение  профессий (должностей), сверхурочной  работе, работе в ночное время,  и при выполнении работ в  других условиях, отклоняющихся  от нормальных) – данная компенсационная  категория используется не в  полной мере.

Насколько мы видим, выплаты компенсационного характера работаю очень слабо.

Раздел 8 этого же положения устанавливает  порядок и условия выплат стимулирующего характера, к ним относятся: выплаты  за интенсивность и высокие результаты работы; выплаты за качество выполняемых  работ; выплаты за стаж непрерывной  работы на предприятии, выслугу лет; премиальные выплаты по итогам работы.

Все выше перечисленные выплаты стимулирующего характера устанавливаются для  всех примерно одинаковые в не зависимости  от того, как человек работал и  какую работу выполнял. В ООО «Тверская  фабрика печати» происходит уравниловка, из-за чего некоторые работники не чувствуют равноценности вознаграждения за труд.

В целом  политика управления персоналом в ООО  «Тверская фабрика печати» слабо  развита, нет распределения нагрузки на работников организации, система  оценки работы и мотивации деятельности определены расплывчато, развитием  персонала никто не занимается, обучение работников проводится только при крайней  необходимости, оценка персонала не проводится, следует отметить что, в  ООО «Тверская фабрика печати»  грамотно построена структура, которая  соответствует целям и задачам  предприятия.

В результате проведенного структурно-функционального  анализа ООО «Тверская фабрика  печати» установлено: организационная  структура управления имеет признаки, как линейной (вертикальные связи  между уровнями управления), так  и функциональной (наличие функциональных руководителей, которые обладают компетенциями  в решении определенного рода вопросов) организационной структуры, т.е. по свойствам относится к линейно-функциональным организационным структурам. Кроме того, организационная структура предприятия обладает горизонтальной сложностью – большое количество структурных подразделений выполняющих схожие функции.

В процессе анализа были выявлены следующие  недостатки организационной структуры управления:

- централизация  управления;

- отсутствие  четко определенных уровней управления  и как следствие – отсутствие  конкретизации объема полномочий  работников, каждого из них;

- слабые  взаимосвязи между структурными  подразделениями;

- большая  функциональная нагрузка некоторых  отделов; 

- отсутствие  отдельных должностей, необходимых  для эффективного управления  предприятием.

Следует  также  отметить, что  рассмотренная   организационная   структура  управления ООО «Тверская фабрика  печати» в целом соответствует  стратегия  развития предприятия.  

 

2.3. Выявление основных недостатков в действующей организационной структуре управления ООО «Тверская фабрика печати»

 

 

Организационная структура ООО «Тверская фабрика  печати» как уже было отмечено представляет собой традиционную линейно-функциональную структуру с высоким уровнем централизации. Генеральному директору подчиняются главный бухгалтер, инженеры, отдел кадров, юрист, заместители директор по общим вопросам, заместитель генерального директора по коммерческой деятельности, руководство ООО «Тверская фабрика печати» и другие.

Такое большое  количество связей нарушает нормы управляемости  и лишает возможности начальника заниматься стратегическими вопросами.

Диапазон  и ответственность высшего звена  управления четко не определены вследствие чего происходит дублирование функций. Так, например, заместители генерального директора и бухгалтерия  полностью дублируют его функции.

Как уже  отмечалось ранее, организационная  структура имеет высокий уровень централизации и, как следствие, отсутствие полномочий для принятия решений у руководителей среднего звена, что снижает оперативность и своевременность принятия управленческих решений.

В таких  условиях нарушается движение информационных потоков, в результате чего многие отделы не могут выполнять в полной мере свои функции. Так, например, главный инженер не может полностью реализовать свои функции. Для составления того же плана мероприятий по внедрению нового оборудования необходимо ознакомление с документами финансовой отчетности и бизнес-планирования, а она является закрытой информацией, доступ к которой имеет только бухгалтерия.

Положение дел на предприятии повлекло за собой практически полное нарушение горизонтальных связей, в результате чего происходит дублирование структурных подразделений и функций отделов.

Например: Если заместителю генерального директора по коммерческой деятельности необходимо произвести рекламно-маркетинговое мероприятие, то он должен составить план мероприятия, предоставить его генеральному директору и только потом договориться с отделом информационных технологий и бухгалтерией по вопросам финансового и информационного обеспечения мероприятия.

Отсутствие  маркетинговой службы является одним  из главных недостатков организационной структуры управления, т.к. руководство в условиях рынка не может успешно решить вопросы обеспеченности сырьем и сбытом.

Выявленные  выше дисфункции принято называть организационной патологией, ибо ее проявлениями являются отход от целей, стагнация, отклоняющееся поведение работников. Формой организационной патологии в данном случае является господство структуры над функцией – когда организационные системы, созданные для выполнения той или иной функции, стремятся к самодовлеющему поведению, превращая цель в средства, а средства – в цель.

В нормативном  соотношении функция первична, и  организационная структура предприятия должна подстраиваться под нее, видоизменяясь по мере эволюции функции. Отклонения от этой нормы возникают, когда какой-либо орган управления формирует собственные цели таким образом, что подчиняет им работу управляемых объектов, или вырабатывает псевдофункцию, имитируя увеличение объема полезной деятельности и укрепляя тем самым свою значимость. Организационная патология проявляется, в гипертрофии контроля, преобладании заданий над стимулами, в дублировании управленческих процедур на различных уровнях предприятия.

Источником  организационной патологии являются также непредвиденные последствия формализации правил поведения. Одна из моделей такой патологии – усиление роли формальных правил, следствием чего становится сокращение объема персонализированных отношений на работе и их подмена отношениями «через правила». В этих условиях рано или поздно правила, предназначенные лишь для достижения определенных целей, приобретают ценность сами по себе, безотносительно к этим целям.

Следует выделить основные проблемы предприятия, которые оказывают непосредственное влияние на формирование стратегии  и тем самым влияя на организационную  структуру управления ООО «Тверская  фабрика печати».

Проблема  подбора кадров по основным видам  деятельности организации в связи  с отсутствием, в зоне деятельности предприятия,  учебных заведений по обучению операторов печатных машин и сокращением их по всей Российской Федерации, таких специалистов невозможно привлечь, т.к. вознаграждение за вредный труд не велико и предприятие не в состоянии предоставить жильё для проживания работников из других городов.

Следует отметить, что организационная структура  имеет высокий уровень централизации и, как следствие, отсутствие полномочий для принятия решений у руководителей среднего звена, что снижает оперативность и своевременность принятия управленческих решений.

Положение дел в ООО «Тверская фабрика  печати» повлекло за собой практически  полное нарушение горизонтальных связей, происходит большая функциональная нагрузка некоторых отделов.

Формой  организационной патологии в данном случае является господство структуры над функцией – когда организационные системы, созданные для выполнения той или иной функции, стремятся к самодовлеющему поведению, превращая цель в средства, а средства – в цель.

 

 

 

2.4. Основные направления совершенствования  организационной структуры ООО «Тверская фабрика печати»

 

Ранее мы выяснили, что стратегическая цель ООО «Тверская фабрика печати»  – развитие современной, динамично развивающейся группы компаний, которая способна достойно отвечать новым требованиям рынка и предлагать лучшие услуги и сервисы своим потребителям.

Основные  задачи, решаемые предприятием в процессе своей деятельности, сводятся к следующему:

- развитие маркетинговых исследований на предприятии;

- повышение качества, расширение номенклатуры и увеличение объемов производства продукции, пользующейся рыночным спросом;

- организация процесса материально-технического снабжения предприятия;

- рост уровня экономической и экологической эффективности деятельности предприятия;

- внедрение результатов научно-технического прогресса в производство;

- обеспечение безопасности производства и охраны труда работников предприятия;

- подготовка и повышение квалификации профессиональных кадров;

- разработка планов и стратегии деятельности предприятия.