Организационное проектирование службы управления персоналом

3) Поздравления сотрудников  с достижениями

Этот инструмент мотивации подразумевает не награждение и не победу в конкурсе, а отдельные поздравления членов коллектива с достижениями в работе, возможно, незначительными в масштабе всей организации, то значимыми с точки зрения развития потенциала каждого сотрудника. Поводом для поздравления могут быть удачно завершенный проект, значительное превышение личного плана продаж, успешно завершенная аудиторская проверка, важное инновационное предложение, работа в выходные в период бизнес-планирования и т.д.

4) Поздравления с личными  и гражданскими праздниками, подарки

В большинстве случаев небольшие подарки от компании по случаю дня рождения, свадьбы, рождения ребенка, а также в некоторые из общих праздников (Новый год, 8 марта, 23 февраля) производят сильное впечатление на сотрудников, потому что демонстрируют им внимательное отношение не только как к хорошим работникам, но и как к личностям. Причем совершенно не обязательно это делать по каждому поводу, можно выбрать лишь некоторые праздники. В любом случае такое внимание к сотрудникам со стороны компании достаточно высоко ценится и является значимым стимулом.

 

3.3 План управления  проектом.

 Структура разбиения работ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

А теперь рассмотрим ответственность исполнителей, которые представлены в матрице ответственности.

Работы	Специалист отдела кадров	Начальник отдела кадров	Инициатор проекта	Директор организации
Выявление проблем в организации	Е	S, С	Е	A
Анализ полученных результатов	Е	S, С	Е	A
Разработка новой программы мотивации	-	S, С	Е	A
Внедрение проекта в организацию	E	S	Е	A

Таблица 3.- Матрица ответственности.

Итоговый контроль выполнения процесса

-

-

Е

A

 

E (execution) – исполнение;

A (approval) – утверждение;

C (consultation) – согласование;

S (supervision) – контроль;

 

 

                           

 Диаграмма Ганта

Работы	Янв.	Февр.	Март	Апр.	Май	Июнь	Июль
Выявление проблем в организации
Анализ полученных результатов
Разработка новой программы мотивации
Внедрение проекта в организацию
Итоговый контроль выполнения процесса

 

 

План по вехам.

Начало Окончание	15.01- 27.01	1.02- 25.02	5.03- 14.04	1.05- 29.06	1.05- 31.07
Выявление проблем в организации
Анализ полученных результатов
Разработка новой программы мотивации
Внедрение проекта в организацию
Итоговый контроль выполнения процесса

 
 

3.4 Смета.

Использование любой дополнительной возможности способствует мотивации отдельных сотрудников и коллектива в целом. Руководителям необходимо выбрать для своей организации то, что подходит именно для нее с точки зрения ценностей, корпоративной культуры и традиций, а также, если эти методы укладываются в рамки бюджета. Для компании ООО «Пангея» я составила примерный бюджет, по дополнительной мотивации сотрудников предприятия. Бюджет будет выглядеть следующим образом, представлен в таблице.4.

 

Таблица 4. Бюджет дополнительной мотивации компании ООО «Пангея»

Наименование мероприятия	Сумма затрат (рублей)
Поздравления с Днем рождения	1000 х 10 чел. = 10 000
Поздравления с общегражданскими праздниками	5 000
Участие и победа в конкурсах	5 000
	Итого: 20 000 рублей.

 

Как видно из таблицы данный бюджет выглядит достаточно скромен, относительно финансовых затрат руководителя предприятия, но тем не менее, это внесет большой вклад в мотивационную политику компании. Таким образом, можно сделать вывод, что данный вид поощрения сотрудников компании повысит выработку на 20 %, что соответственно повлияет на прибыль компании в росте.

 

 

3.5 Проектная документация.

По проекту необходимо издать должностные инструкции, которые будут содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.

Должностные инструкции

На генерального директора фирмы возлагаются следующие функции:

• применяет к работникам турфирмы меры дисциплинарного взыскания и поощрения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

 • заключает договоры, в том числе трудовые

 •организует  работу турфирмы;

 • утверждает должностные обязанности работников турфирмы;

• выдает доверенности, совершает иные юридические действия;

• открывает счета в кредитных организациях в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и Пермского края;

• утверждает штатное расписание турфирмы и должностные обязанности;

• утверждает план финансово-хозяйственной деятельности, его годовую бухгалтерскую отчетность и регламентирующие деятельность внутренние документы;

• делегирует свои права заместителям, распределяет между ними обязанности;

• в пределах своей компетенции издает приказы, дает распоряжения и указания, обязательные для всех работников турфирмы.

 

На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:

• руководство осуществлением бухгалтерского учета и отчетности.
• формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.
• оказание методической помощь работникам подразделений по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
• обеспечение составления экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости услуг, расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.
• выявление внутрихозяйственных резервов, устранение потерь и непроизводительных затрат.
• внедрение современных технических средств и информационных технологий
• осуществление операций с денежными средствами и ценными бумагами;
• контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.
• Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль над соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

На менеджера по туризму возлагаются следующие функции:

• формирование и работа с клиентской базой;
• разработка и проведение компаний по привлечению клиентов;
• маркетинговое исследование рынка туристических услуг;
• организация работы офиса;
• заключение договоров;
• оформление туристических документов;
• консультирование по турпродукту, подбор, оформление, расчет стоимости и продажа туров;
• бронирование билетов, гостиниц;
• консультация клиентов;
• выявление потребностей у клиентов;
• оформление виз;
• организация работы по рекламированию предлагаемых услуг.

Начальник отдела кадров:

• .Возглавлять работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
• Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контрактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
• Принимать участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
• Организовывать работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
• Организовывать прием и расстановку новых специалистов в соответствии с требованиями должности и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и адаптации к профессиональной деятельности.
• Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
• Осуществлять планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как аттестация, планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
• Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию системы оценки.
• Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
• Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в органы социального обеспечения.
• Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления персоналом с использованием усовершенствованного программного обеспечения и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
• Обеспечивать социальные гарантии сотрудникам в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
• Проводить систематический анализ работы с персоналом на фирме, разрабатывать предложения по ее улучшению.
• Организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение.
• Организовывать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
• Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
• Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.
• Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
• Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
• Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы.
• Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
• Должностная инструкция начальника отдела продаж
• Осуществляет руководство деятельностью отдела в области продажи товаров и оказания услуг;
• Координирует разработку нормативов и стандартов ТМЦ, внутренних стандартов качества продукции (товаров, услуг);
• Разрабатывает меры по ресурсосбережению, улучшению экономических показателей, повышению эффективности деятельности отдела продаж;
• Устанавливает и контролирует отпускные и закупочные цены, разрабатывает ценовую политику;
• Организовывает и ведет поиск потенциальных клиентов и поставщиков; 
  Анализирует и систематизирует базу контрагентов;
• Проводит переговоры от имени предприятия с контрагентами по хозяйственным сделкам, обеспечивает выполнение договорных обязательств;
• Согласовывает условия работы с контрагентами, участвует в оформлении и заключении договоров;
• Организовывает и осуществляет систематическое посещение контрагентов для установления наиболее благоприятствующих взаимовыгодному сотрудничеству отношений;
• Разрабатывает и осуществляет программы по мотивации контрагентов на работу с предприятием;
• Разрешает рекламационные вопросы с контрагентами, составляет необходимую документацию;
• Ведет учет проблем, связанных с деятельностью отдела и Предприятия в целом и принимает меры по их устранению;
• Контролирует состояние и управляет дебиторской и кредиторской задолженностью;
• Обеспечивает сотрудников своего отдела необходимыми для работы ресурсами;
• Организует обучение и адаптацию в коллективе вновь принятых сотрудников;
• Обеспечивает благоприятный социально-психологический климат в отделе;
• Участвует в организации обучения сотрудников отдела продаж;
• Участвует в подготовке и проведении аттестации сотрудников отдела продаж;
• Контролирует исполнение сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка;
• Участвует в разработке критериев оплаты сотрудников отдела продаж;
• Обеспечивает своевременную выплату заработной платы;
• Участвует в организации и проведении выставок;
• Осуществляет управление документацией в отделе: учет, ведение, хранение;

Должностная инструкция специалиста отдела кадров:

• Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
• Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
• Проводит изучение и анализ:
• Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
• Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников. 
  Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
• Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
• Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
• Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
• Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
• Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
• Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
• Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

Должностная инструкция начальника отдела маркетинга: