Организация процесса контроля в организации

38

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

СЕВЕРНЫЙ ФИЛИАЛ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы менеджмента»

по теме «Организация процесса контроля в организации»

                                                                 Преподаватель

                                                                 __________________А.О.Логинов

                                                                 Исполнитель

                                                                 студентка гр. И621 А.В.Игнатова

ВЕЛИКИЙ НОВГОРОД

2009

СОДЕРЖАНИЕ

              Введение                                                                                                  3

              1 Теоретические основы организации контроля в организации           7

1.1 Контроль как одна из основных функций менеджмента                 7

1.2 Управление по отклонениям                                                             9

2 Организационно-экономическая характеристика организации (ООО

«Газэнергосервис»)                                                                                          13

2.1 Общие сведения об организации                                                   13

2.2 Результаты деятельности организации                                          17

3 Организация процесса контроля в организации                               22

3.1 Характеристика процесса обмена информации в организации    22

3.1.1 Межуровневые коммуникации в организации                            22

3.1.2 Коммуникации между различными отделами                             24

3.1.3 Коммуникации между руководителем и подчиненными           25

3.1.4 Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации                                                                                                    26

3.2 Система управленческого контроля в организации                      31

3.2.1 Понятие управленческого контроля                                            31

3.2.2 Управленческий контроль на примере организации ООО «Газэнергосервис»                                                                                          38

3.3 Пути совершенствования процесса контроля организации контроля в организации                                                                                                  41

Заключение                                                                                            44

Список литературы                                                                               46

ВВЕДЕНИЕ

Эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и процессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении. Контроль является одной из основных функций управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого сотрудника предприятия и всей «команды» в целом является важным элементом менеджмента. Без налаживания подобного контроля невозможно добиться слаженных действий коллектива в реализации миссии фирмы и перспективной программы, организации четкого взаимодействия всех работников.

Организация контроля на российских предприятиях, которая сложилась на сегодня, уже не может удовлетворять менеджеров, не соответствует изменяющимся условиям, не приносит необходимых результатов. Контроль за работой персонала в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения сотрудниками их обязанностей, а также заданий руководства. Подобная практика устарела. Современные менеджеры должны стремиться, прежде всего, помочь сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле их потенциал, добиться более эффективного, более творческого подхода к делу. Системы контроля в той или иной форме существуют на каждом предприятии. Тем не менее, приходится констатировать, что практика формирования в России полноценных систем внутрихозяйственного контроля только начинает складываться. Чем больше компания и чем сложнее ее организационная структура, тем шире требования к системам контроля и актуальнее задача повышения их качества.

При этом в первую очередь выявляются проблемы, в решении которых необходимо содействие руководства. Обычно сотрудник работает неважно не из-за халатности, а потому, что ему не хватает опыта, знаний. Не всегда у него имеется и четкое понимание миссии, стратегии развития предприятия. Нередко ему недостает одобрительной оценки его работы. Главная задача менеджера в управлении коллективом заключается сегодня в способности создать адекватные условия для реализации своих возможностей каждым его членом, пробуждать в людях энтузиазм, стремление решать определенные задачи. Для преуспевания компании важным является умение менеджера общаться с коллегами, способность руководить людьми. Здесь особенно важны рациональная организация работы коллектива, гуманное общение с каждым сотрудником, умение найти оптимальный путь воздействия на конкретного работника в целях решения определенных задач.

Особую роль здесь приобретает контроль. Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин неудач, после чего необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подробный инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику менеджер помогаем ему устранять пробелы в знаниях. Это способствует обеспечению более высокого качества и результатов трудовой деятельности. При этом индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным контролем работников фирмы.

Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и совершенствовать функции, должностные обязанности каждого работника. Контроль, в результате которого не наказывают, а советуют, всегда встречается с пониманием. При этом человека не унижают, а помогают ему возвыситься, в том числе и в собственных глазах. Если работник и подвергается критике, то на справедливых основаниях, хорошо понятных виновному, и при совместном с руководителем устранении недочетов. Особенно эффективно, если контролирующий не прямо высказывает свое мнение о просчетах в работе, а подводит к этому самого виноватого сотрудника. В этом случае упущения устраняются быстрее и, значит, такой контроль выступает важным фактором развития. Одновременно в коллективе улучшается психологический климат, укрепляются связи руководителей и подчиненных, объединенных единой целью. Жизнь убеждает, что менеджеру вообще нет пользы говорить с подчиненными в приказном тоне. Важно не отдавать приказания, а подводить человека к мысли о необходимости осуществления конкретного действия в интересах предприятия. Если работник будет как бы инициатором идеи, он будет трудиться многократно энергичнее над ее практической реализацией. Менеджеру нужно быть психологом, находить и использовать самые тонкие струны человеческой души, благородные побуждения, сделать так, чтобы работнику было приятно делать то, что нужно фирме.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. В этом и заключается актуальность заданной темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является организация процесса контроля на предприятии и анализ контроллинга на примере конкретного предприятия (ООО «Газэнергосервис»).

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

      рассмотреть вопросы организации процесса контроля на

предприятии;

      раскрыть сущность управления по отклонениям;

      проанализировать организацию процесса контроля на примере

конкретного предприятия (ООО «Газэнергосервис»);

      провести оценочный анализ системы управленческого контроля в

организации;

      определить пути совершенствования процесса организации

контроля в организации.

Предметом исследования данной курсовой работы процесс организации контроля на примере конкретного предприятия (ООО «Газэнергосервис»).

1 Теоретические основы органиции контроля в организации

1.1 Контроль как одна из основных функций менеджмента

Контроль - управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В этой функции выделяются два основных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планом и меры по коррекции всех значительных отклонений от плана. Главные инструменты выполнения этой функции - наблюдение, учет и анализ.

Контроль - одна из основных функций менеджмента. Контроль состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и осуществления корректирующего воздействия в случае, если достигнутые результаты отличаются от установленных стандартов. Контроль способствует тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым или желаемым.

Контроль присутствует в действиях и руководителя, и любого члена коллектива. Контроль неразрывно связан с другими функциями менеджмента - планированием, мотивацией и организацией. Более того, он присутствует и в планировании, и в мотивации, и в организации, осуществляя необходимую обратную связь.

Различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала непосредственных работ. Объектом контроля могут быть все виды ресурсов. При контроле человеческих ресурсов анализируются деловые качества, профессиональные навыки и знания персонала.

Предварительному контролю подвергаются материальные ресурсы. Проверяется соответствие стандартам качества всех материальных составляющих производственного процесса. Такая проверка носит название входного контроля.

Контроль финансовых средств - особый вид предварительного контроля.

Текущий контроль осуществляется в процессе производства продукции или реализации проекта. При этом объектом контроля могут быть как общие социально-экономические результаты, так и частные характеристики выпускаемой продукции. Корректирующие воздействия осуществляются при этом по ходу реализации проекта.

Текущий контроль является средством осуществления обратной связи.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Этот вид контроля, во-первых, дает руководителю информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем, чтобы избежать трудностей и ошибок. Во-вторых, данный вид контроля позволяет оценить полученный результат, вклад каждого подразделения и сотрудника и принять решение о соответствующем мотивационном поощрении. Заключительный контроль также позволяет выявить системные проблемы и осуществить стратегические действия по изменению работы организации в целом.

Различают внутренний (самоконтроль) и внешний контроль. Эти типы контроля напрямую связаны со стилем управления организацией. При авторитарном стиле преобладает внешний контроль, при демократическом стиле - самоконтроль. На контроль оказывает также влияние характер подчиненных и микроклимат в коллективе. Финансовый контроль осуществляют на основе разработки системы отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности организации.

Процесс контроля состоит из:

      выработки стандартов и критериев оценки;

      сопоставления реальных результатов с намеченными

требующимися;

      принятия необходимых корректирующих воздействий.

Стандарты - это конкретные цели, которые были выработаны на стадии планирования. Все стандарты, участвующие в процедуре контроля, выбираются из целей, которые лежат в основе стратегии организации. Эти цели должны быть измеримыми и ориентированными во времени так, чтобы можно было сопоставить результаты, полученные организацией, подразделением или отдельным человеком, с предварительными ориентирами и целями.