Проектный менеджмент в рамках PR-деятельности

• Вероятность  успешного завершения проекта на старте наименьшая, но возрастает, по мере исполнения проекта.

• Способность  заказчика повлиять на результаты и  стоимость проекта наивысшая  на старте и уменьшается по мере исполнения проекта. Это в основном связано  с тем, что стоимость внесения изменений и исправления ошибок обычно возрастает в процессе исполнения проекта. [8]

 

4. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

 

 

4.1 Управление проектами в компаниях

 

По мере развития бизнеса и зрелости, в компаниях может возникать  потребность в управлении проектами. Более того, проектный подход со временем может стать способом ведения бизнеса компании. [13]

Причины внимания к управлению проектами: А. общие;   В. частные

А.

• необходимость в ориентации на клиента, удовлетворения конкретных потребностей клиентов посредством все новых товаров и услуг;

• сокращение жизненного цикла продукта – скорость становится конкурентным

преимуществом;

• необходимость сокращения структур организационного управления, оптимизации координации действий компании и издержек управления;

• рост объема знаний и информации, усложнение продуктов, товаров и услуг;

• глобальная конкуренция и требования качества, необходимость внедрения систем управления качеством и сертификации.

В.

• в сферу действия проекта вовлечены  другие организации;

• проект является частью другой системы  в организации;

• изменяются условия и окружение проекта в процессе его жизненного цикла;

• работы по проекту трудоемки  и технически сложны, требуют комплексного подхода;

• имеются жесткие ограничения  во времени и ресурсам;

• требуется быстрое реагирование на изменения в проекте;

• высокая рискованность проектов в сфере бизнеса компании;

• имеются конкурирующие проекты  и т.д.

 

4. 1 Раскрытие понятия управление проектом (проектный менеджмент)

 

Проект и процесс  его реализации являются сложной  системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Управление проектом (проектное управление, проектный менеджмент) – вид управленческой деятельности, базирующийся на предварительной тщательной разработке модели действий по достижению конкретной цели. [7]

Управление  проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. [13]

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству. [1]

Современное управление проектом – это особый вид управления, который может применяться к управлению любыми объектами. [3]

Управление  проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Проект состоит из определенных действий, процессов, функций, приносящих результат. Функции обычно выполняются людьми и подразделяются на две основные группы:

• функции управления проектами, касающиеся организации и описания работ по проекту;

• функции, ориентированные  на продукт, касающиеся спецификации и  производства продукта.

Эти функции определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения. На практике функции управления проектами и функции, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. [3]

 

4.3 Процессы управления проектами

 

Управление Проектами  – интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта – часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой.

Рисунок 2. Процессы управления проектами.

 

Процессы управления проектами могут быть разбиты  на шесть основных групп, реализующих  различные функции управления: [6]

• процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

• процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

• процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

• процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

• процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

• процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами – результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.

И, наконец, имеются  взаимосвязи групп процессов  различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте  фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта  помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Процессы  инициации. Инициация включает единственный подпроцесс – авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования. Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что  следует различать цели проекта  и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели  продукта – это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Цели проекта  – это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно  повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта. Среди вспомогательных процессов отметим:

• учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

• подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

• подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;

• выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

• контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

• развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.

 

Процессы  анализа. Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана  означает определение того, удовлетворяет  ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

На стадии планирования результатом анализа плана может  быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения.

В дальнейшем изложении  анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа  исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся  те процессы анализа, которые непосредственно  связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

• анализ сроков – определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

• анализ стоимости – определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

• анализ качества – мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

• подтверждение целей – процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

• оценку исполнения – анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

• анализ ресурсов – определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов  анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью  своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа  либо принимается решение о продолжении  исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий

Процессы  управления. Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Итак, процессы управления предназначаются для  определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа