Развитие информационных технологий управления организацией

Предприятие в целом можно рассматривать как систему, потребляющую ресурсы на входе, преобразующую их внутри себя и выдающую на выходе товары (работы, услуги). Вся эта система представляет собой процесс, осуществление которого обеспечивает получение результата, позволяющего достичь целей организации, поэтому процессы рассматриваются комплексно при рационализации деятельности всей организации.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма, так как она применяются для изображения простых первичных процессов управления. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику организационно проектных работ.

Целью использования оперограммы является анализ и моделирование процессов, а итогом - их рационализация и документирование.  Например, сейчас характерно применение оперограмм для анализа схем документооборота.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.

По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом – операции. На пересечении строк и столбцов проставляются символы, указывающие на исполнителя и характер той или иной операции. Оперограмма содержит трудоемкость выполнения каждой операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания.

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить наиболее важные участки.

В оперограмме возможно так же отразить отношение исполнителей к операциям: ответственные исполнители и соисполнители. Это отражается с помощью условных обозначений. Для увязки работ и исполнителей рекомендуется строить оперограммы по следующей форме: например, за первую указанную работу ответственным является исполнитель Г, а Б является соисполнителем. По работе 2 ответственным исполнителем является Л, а остальные — соисполнители и т.д. Применение оперограмм позволяет обеспечить наглядность взаимосвязей работ и исполнителей.

Вместе с тем оперограммы не позволяют наглядно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения. Этот недостаток исключается в ленточном графике. Поэтому на практике пользуются всеми тремя методами организации и контроля выполнения комплекса работ: сетевые модели — для оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы для стыковки работ с ответственными исполнителями и соисполнителями; ленточные графики — для стыковки работ, исполнителей и сроков выполнения работ.

Для построения оперограммы, необходимы сведения, данные, полученные в результате логического исследования процесса и комплекса документов, описывающих его. Для первоначальной оценки составляется технологическая цепочка, которая является наиболее простым методом первичного ознакомления с технологией выполнения той или иной работы.

Устанавливается момент начала работы, выясняются и фиксируются на графике все виды трудовых затрат, связанных с ее выполнением. Цель такого графика - представить всю работу как цепь взаимосвязанных элементов и трудовых операций, осуществляемых последовательно.

На рисунке 1 представлена оперограмма процессов на заводе ООО «Амалия» до внедрения автоматизированной системы.

Рисунок 1 - Оперограмма процессов на заводе ООО «Амалия»

Учредитель, он же Генеральный директор ООО «Амалия» - в обязанности входит организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений ООО «Амалия», существление руководства финансовой и хозяйственной деятельностью компании в соответствии с Уставом общества, составление стратегических и текущих планов Общества.

Директор по производству, находится в непосредственном подчинении у Генерального директора - в обязанности входит руководить работой по формированию производственной политики и стратегии развития производства, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития Компании и мер по ее реализации, принимать меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на основе внедрения новейших технических и телекоммуникационных средств выполнения инженерных и управленческих работ, вести работу по обеспечению строгого соблюдения производственной и технологической дисциплины.

Финансовый директор, находится в непосредственном подчинении у Генерального директора - в обязанности входит организация управления движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли, определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Коммерческий директор, находится в непосредственном подчинении у Генерального директора - в обязанности входит организация участия подчиненных ему служб и структурных подразделений в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определение долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия, а также в разработке стандартов по материально-техническому обеспечению качества продукции, сбыту готовой продукции, принимает меры по своевременному заключению финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок).

Начальник производственного отдела, находится в подчинении у Директора по производству - в обязанности входит организация оперативного контроля за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых видов изделий.

Начальник отдела доставки, находится в подчинении у Директора по производству – в обязанности входит осуществление планирования и оперативного руководства работы отдела логистики, планирование маршрутов доставки заказов, ведение учета работы сотрудников отдела.

Начальник отдела монтажа, находится в подчинении у Директора по производству - в обязанности входит руководство монтажным отделом (монтажники, замерщики), распределение объема монтажных работ по бригадам, обеспечение бесперебойной работы монтажного отдела, контроль своевременного исполнения работ на объектах, планирование монтажей.

Начальник ИТ отдела, находится в подчинении у Директора по производству - в обязанности входит осуществление руководства разработкой и внедрением проектов совершенствования управления производством на основе использования совокупности экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, и элементов теории экономической кибернетики, проводит работу по установке, отладке, опытной проверке и вводу в эксплуатацию комплекса технических средств

Главный бухгалтер, находится в подчинении у Финансового директора - в обязанности входит обеспечение рациональной системы документооборота, применение прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на базе современной вычислительной техники, позволяющих осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, обеспечение достоверного учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, работ и услуг, результатов внутреннего хозяйственного расчета, арендного подряда подразделений предприятия.

Начальник отдела продаж (дилеры и розница), находятся в подчинении у Коммерческого директора - в обязанности входит выполнение плана продаж, анализ и систематизация клиентской базы, контроль состояния дебиторской и кредиторской задолженностей клиентов, разрешение конфликтных ситуаций «клиент-менеджер», разработка критериев оплаты менеджеров отдела продаж; решение рекламационных вопросов по товару с клиентами, составление необходимой документации.

Менеджер по продажам (дилеры и розница), находится в подчинении у Начальника отдела по продажам - в обязанности входит поиск потенциальных клиентов, оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела оптовых продаж, прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса, осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени прихода продукции на склад и т. д.

Программист, находится в подчинении у начальника отдела ИТ - в обязанности входит разработка, доработка и отладка ПО необходимого для работы офиса, а также текущие вопросы, касающиеся компьютерной техники и т. д.

Мастер по замерам, находится в подчинении у начальника отдела продаж - в обязанности входит проведение замера по заранее выданным адресам от менеджером отдела продаж.

Водитель, находится в подчинении у начальника отдела доставки - в обязанности входит получение изделия на складе, доставка его по адресу и сдача изделия заказчику под подпись.

Монтажник, находится в подчинении у начальника отдела монтажа - в обязанности входит проведение монтажа изделий на адресе заказчика.

5. Хронометраж процессов управления оконного завода ООО «Амалия»

Первой задачей на пути к эффективному распределению времени - это понимание того, на что именно тратится время. Определить это можно только одним способом - провести хронометраж.

Хронометраж - это запись всего, что происходит в течение рабочего дня. Делать записи необходимо максимально точно, а также нужно записывать время, когда произошла смена деятельности.

После проведения первого хронометража необходимо сделать анализ полученных данных, принять решения о внесении изменений в стиль работы и реализовать их.

С помощью хронометража получим четкую информацию о том, что сотрудники делали весь день и сколько времени потратили на каждое дело с точностью до одной минуты.     

При формировании списка дел нужно учитывать то, что не нужно прописывать каждое дело в отдельности. Необходимо вписывать вид деятельности, объединяющий группу однотипных действий.

Рассмотрим деятельность ООО «Амалия» пошагово.

Вся работа завода зависит от менеджеров по продажам - есть заказы - есть работа всем остальным подразделениям ООО «Амалия». Менеджер по продажам получает заказ от постоянного или нового заказчика, обрабатывает его, просчитывает заказ в Optima Win. По получению итога менеджер отзванивается заказчику и озвучивает ему результат. Если результат устраивает заказчика, менеджер выставляет счет для безналичной оплаты. При получении предоплаты на расчетный счет ООО «Амалия», менеджер получает письменное подтверждение от заказчика о том, что он согласен с комплектацией и типом изделия, после чего запускает изделие в работу. Запуск изделия в работу выглядит следующим образом: менеджер импортирует заказ из Optima WIN в программу 1С:Производство, вносит контактные данные и адрес доставки.

Производственный отдел получает данные для изготовления изделия и проводит оптимизацию заказа для экономичной раскройки материала, после чего заказ уходит на производственную линию. Далее происходит комплектация товара скобяными изделиями (ручки, замки и т. д.), устанавливается стеклопакет и штапики. Изделие готово. Далее товар проверяется на отсутствие брака и выпускается в отдел доставки. Отдел доставки получает данные о том, что заказ готов, согласовывает дату и время доставки с заказчиком. Отдел монтажа после получения данных о доставке заказа на адрес, договаривается о дате и времени монтажа. При обнаружении заказчиком недостатков и брака после монтажа, в отделе монтажа составляется рекламационный акт и происходит устранение недостатков.

Так выглядит процесс производства со стороны обычного наблюдателя.

Время с момента получения заказа в производство до момента его доставки и установки на адресе - не более 3-5 дней в зависимости от сложности исполняемого изделия.