Разработка системы поддержки принятия управленческих решений на предприятии

Количество  и структура договоров, заключенных  между УПРР и работниками предприятия, 2009-2011 гг.

Количество  договоров	2009 год	2010 год	2011 год
Трудовой  договор	41	39	44
Ученический договор	59	60	67
Договор на обучение	597	596	531
Итого	697	695	642

Рис.22 Количество и структура договоров, заключенных  между УПРР и работниками предприятия, 2009-2011 гг.

     По  данным таблицы можно сказать, что  объем внутренней договорной работы в  УПРР в целом имеет динамику роста. Это связано с увеличением штатов, активной работой по обучению и повышению квалификации работников, приемом студентов на практику.  В 2011 году по сравнению с 2010 годом объем договоров между предприятием и работниками снизился  на 7,62 %, тем не менее, динамика количества трудовых и ученических договоров положительная. Динамика объема внутренней информационно-договорной работы в УПРР представлена на рисунке 23.

Рис.23  Динамика объема внутренней информационно-договорной работы

УПРР, 2010-2011 гг.

     Таким образом, основываясь на результатах  проведенного анализа можно сделать выводы, что динамика объема внутренней информационно-договорной работы структурного подразделения положительная, однако в 2011 году по сравнению с 2010 годом она имеет тенденцию к снижению.

     Таким образом, для внутренней информационно-договорной работы в УПРР характерны следующие проблемы:

• выполнение функций по заключению трудовых, ученических, и других договоров с работниками предприятия осуществляется работниками отдела кадров, не имеющими специальной подготовки;
• контроль юрисконсульта за внутренней договорной работой носит формальный характер;
• не ведется целенаправленной работы по контролю над исполнением договорных обязательств;

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. Направления повышения эффективности информационного обеспечения деятельности УПРР

ОАО «Сургутнефтегаз» 

3.1. Автоматизация информационного  обеспечения деятельности  структурного подразделения 

     Практически каждая компания работает с договорами. У большинства из них встает вопрос автоматизации учета договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами.

     Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет  свои особенности. Мы рассмотрим некоторые  требования к системе автоматизации, что может показаться интересно  компаниям, стоящим перед выбором системы автоматизации управления договорами.

     Автоматизация договоров начинается с их учета. Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.

     Каждый  документ имеет свой печатный вид  или несколько печатных видов. Печатные формы могут быть регламентированы законодательством или внутренней политикой компании, а могут иметь  произвольную форму. Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы, а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.

     Каждый  документ, перед тем как стать  фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях создание и утверждение документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: договорным отделом, бухгалтерией, производственным отделом, юристами и т.д.

     Система должна позволять устанавливать  любой статус документа и строить  отчет по согласованиям.

     Система автоматизации должна содержать генератор произвольных отчетов. И поддерживать быстрое добавление новых аналитических справочников. Конечно, наличие специализированных отчетов (например, для Пенсионного фонда) только приветствуется.

     Для малых предприятий достаточно для  учета трудовых договоров  бесплатных программ или Excel. Если же компания или холдинг имеет сложный внутренний учет, то здесь уже поможет внедрение .

     Технология  внедрения также может отличаться. Некоторые поставщики практикуют комплексную  автоматизацию под ключ. Такой подход связан с определенными трудностями. Шансы, что система в целом заработает, намного меньше, чем вероятная работоспособность отдельного модуля. Поэтому некоторые компании предпочитают лоскутную автоматизацию из работающих модулей.

     Даже  если адаптированный программный продукт полностью соответствует техническому заданию – не факт, что он заработает. На этапе проектирования контуры конечного продукта выглядят достаточно зыбко. Возможно, лучше внедрять не под ключ, а использовать метод работающих прототипов.

     В каждый момент внедрения заказчик уже  имеет работающую систему с ограниченной функциональностью. Такой момент позволяет  достаточно быстро определить, подходит ли данная система для автоматизации  предприятия, а не ждать опытную  эксплуатацию. К тому же такой подход позволяет быстро находить и исправлять ошибки.

     Нами  предлагается разработать и внедрить в УПРР дополнительный модуль к программе  R/3 по учеты трудовых и ученических договоров. Затраты на разработку и внедрение модуля представлены в таблице 3.1

     Таким образом, затраты на автоматизацию внутренней договорной работы составят 373 435,52  руб.

     Затраты планируется произвести за счет прибыли  предприятия.

Таблица 3.1

Расчет  затрат на содержание дополнительного модуля к программе R/3, в год.

Наименование	Сумма, руб.
Вознаграждение  программиста	320 000
Электроэнергия	29 315,52
Почтово-телеграфные  и канцелярские расходы	24 120
Итого:	373 435,52

 

     Общий экономический эффект от предложенных мероприятий составит  7 818 тыс. руб. Внедрение мероприятий будет способствовать совершенствованию развития договорных отношений внутри предприятия.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2. Создание информационно-аналитического  отдела в УПРР 

     Для  объединения функций по ведению  информационно-договорной работы  и совершенствования ее организации предлагается создать в УППР информационно-аналитический (договорной) отдел.

     Основными функциями этого отдела должны стать следующие:

• Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия;
• Защита правовых интересов предприятия;
• Методическое руководство договорной работой на предприятии;
• Нормативная регламентация договорной работы;
• Преддоговорная работа, как составная часть бизнес-планирования коммерческих (некоммерческих) проектов: разработка, согласование и утверждение проекта договора и его технико-экономического обоснования; проверка правильности оформления проекта договора на соответствие требованиям законодательства; комплексная оценка проекта договора (маркетинговая, коммерческая, финансово-экономическая, научно-техническая, производственная, интеллектуальная и др.) с участием профильных подразделений и/или независимых консультантов; разработка сетевого графика исполнения договора;
• Заключение предпринимательских договоров;
• Распределение функций подразделений (должностных лиц) в договорной работе;
• Организация и контроль исполнения договоров.

     Создание  договорного отдела  освободит  юрисконсульта от  функций по ведению договорной работы, и он сможет сосредоточиться на вопросах корпоративного и трудового права. В состав  договорного отдела  необходимо включить 4 штатные единицы, следующих должностей:

• начальник отдела;
• ведущий специалист;
• специалист 1 категории; 
• специалист 2 категории.

     Сотрудников договорного отдела УПРР будут обладать следующими полномочиями:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по соответствующим вопросам;
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
• Привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на него задач;
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

     Также были проработаны требования к квалификации и уровню знаний принимаемых сотрудников:

     На  должность начальника договорного  отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

       На должность специалистов отдела  могут  быть назначены лица, имеющие высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж  работы по специальности не  менее 1 года.

     Начальник договорного отдела, а также специалисты  отдела  должны  знать:

• законодательные и нормативные акты по всем вопросам производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;
• методические материалы по правовой деятельности;
• гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
• налоговое законодательство;
• экологическое законодательство;
• порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
• порядок систематизации, учета и содержания в контрольном состоянии правовой документации с использованием современных информационных технологий;
• основы экономики, организации труда, производства и управления;
• средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• систему автоматизированного ведения договоров "Респект: учет договоров";
• правила и нормы охраны труда.

      Также в УПРР необходимо разработать  Положение о порядке ведения  договорной работы.

    В таблице 3.2 представлен примерный календарный план создания договорного отдела.

           Таблица 3.2

Календарный план создания договорного отдела УПРР

Необходимые мероприятия	Период времени	Исполнитель
1.Провести  экспертный анализ по изучению  вопроса эффективности внедрения  проекта по  созданию договорного  отдела  УПРР	2 недели	Заместитель начальника УПРР по экономическим вопросам
2. Разработать, обозначить, скоординировать функциональные обязанности  работников договорного отдела УПРР	2 недели	Начальник  отдела кадров, юрисконсульт
3. Произвести  подбор персонала: рассмотреть  представленные резюме, произвести  предварительный отбор, провести собеседование с кандидатами. Выбрать претендентов на новые должности.	3 недели	Начальник  отдела кадров
4. Закупить  необходимое оборудование и мебель  для организации рабочих мест  новым сотрудникам.	1 неделя	Начальник АХО
5.  Составить план работы на ближайший квартал и состыковать его результаты с общей стратегией УПРР	1 месяц	Начальник договорного  отдела УПРР