Самоменеджмент: понятие, принципы, содержание

 

Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность его деятельности, создает предпосылки для успешного руководства коллективом. Техника правильного использования времени позволяет в полной мере управлять остальными ресурсами, обеспечивая личный и профессиональный успех.

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально. Для того чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Особенности использования навыков самоменеджмента

3.1 Особенности самоменеджмента в  зарубежных странах

В этой главе мы рассмотрим самоменеджмент с точки зрения кросс - культурных особенностей.  Кросс — культура  буквально означает «пересечение культур». То есть, найдем ответы на такие вопросы как: чем русский отличается, например, от немца, когда планирует свой день или год? Как национальные особенности накладывают отпечаток в восприятии времени и управлении своей жизнью? Для этого обратимся к классификации культур Р.Льюиса.

Ричард Льюиса в своей теории выделил три типа культур, различающихся по нескольким критериям (но мы рассмотрим культуры только с точки зрения отношения ко времени):

1. Моноактивные культуры - ориентированы на задачу, придерживаются принципа «Время — деньги», время воспринимают линейно, придерживаются порядка;
2. Полиактивные культуры - планируют только в общих чертах; делают несколько дел одновременно; считают, что межличностное взаимодействие – лучшая форма инвестирования времени;
3. Реактивные культуры - подстраивается под время, реагирует по ситуации, нет жестких планов.25

Далее подробнее рассмотрим различия этих культур в их отношении ко времени.

К моноактивным культурам относятся США, Германия, Швейцария, Великобритания. Представитель этих стран:

1. Систематически планирует будущее;
2. Одно дело делает в одно время;
3. Работает в фиксированное время;
4. Пунктуален;
5. Подчиняется графикам и расписанию;
6. Разбивает проекты на этапы;
7. Строго придерживается планов;
8. Ценят эффективный менеджмент времени.

Известный лозунг моноактивных культур «Время — деньги». Они воспринимают время линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем.

Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Есть еще понятие потерянного времени. Швейцарцы например создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени не оказалась неучтенной.

Западные топ — менеджеры, запрещают коллективные курилки-чаепития. Они с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить временем.

В моноактивных культурах предпочтение отдается составлению графиков проведения встреч, которые могут следовать одна за другой, а также пунктуальности. Распорядок дня диктуется графиком. Если менеджер занят с посетителем, то он по возможности переключает свой телефон на секретаря и берет трубку только в экстренных случаях. Если же секретарь отсутствует, то сотрудник или игнорирует звонок, или же отвечает очень кратко, договариваясь о более позднем звонке. Для протекания встречи иногда важен даже не сам посетитель, а факт предварительной договоренности об ее проведении.

Время рассматривается при этом как невосполнимый ресурс. Люди сравнивают его с деньгами, они говорят об "экономии времени", "сохранении времени", "предоставлении времени", "распределении времени" и его "растрачивании". Такой подход кардинальным образом отличается от полиактивного отношения ко времени, в соответствии с которым каждое дело можно осуществить в подходящий для него момент.

К полиактивным культурам относится Россия, Италия, Испания, Франция и т.д. Представитель этой группы:

1. Планирует только в общих чертах;
2. Делает несколько дел одновременно;
3. Работает в любое время;
4. Непунктуален;
5. График непредсказуемый;
6. Дает проектам накладываться друг на друга;
7. Меняет планы.

Русский человек считает, что межличностное взаимодействие лучшая форма инвестирования времени, и что может делать несколько дел одновременно.

В полиактивных культурах различные дела зачастую улаживают в одно и то же время, и смысловой акцент ставится не на соблюдение договоренностей о проведении встреч, а на самом общении с людьми и решении проблем.

В таких обществах клерк, обслуживающий клиента за стойкой, может легко отвлечься от своего основного занятия, чтобы ответить на вопрос другого посетителя. Менеджер будет продолжать говорить по телефону и задерживать посетителя, которому назначена встреча. В некоторых обществах такое поведение может оцениваться как проявление крайнего неуважения, в обществах с полиактивным отношением ко времени – оно акцептируется и таким поступкам не придают значение.

Далее  рассмотрим еще один тип реактивные культуры. К этому типу относятся Япония, Китай, Индия. Время для жителей Востока – циклично. Человек может только приспособиться к нему, адаптироваться. Поэтому представитель реактивной культуры придерживается следующих принципов относительно времени:

1. Реагирует по ситуации;
2. Подстраивается под график партнеров;
3. Рассматривает все возможности;
4. Вносит легкие корректировки;
5. Он не принимает быстрых решений – ему надо все обдумать, помедитировать.

Следует заметить, что большинство книг по управлению временем с Запада или США. Они думают, что могут управлять временем. Восточные культуры лишь преклоняют голову перед течением времени.

Россия граничит с востоком в  и это наложило определенные реактивные черты на русскую нацию.

Самоменеджмент предполагает адаптацию к изменениям, к различным ситуациям.26 В Японии человек ежегодно изучает различные нововведения, совершенствует свои навыки и знания с отрывом от работы в течение 1-3 месяцев. Причем обучение идет за счет средств организации. В нашей стране не так часто встречаются сообщения о приеме на работу, где предусмотрено бесплатное обучение нового сотрудника. Поэтому человеку следует мотивировать себя на постоянное изучение новейших технологий, методик и т.д.

Эти и другие различия в представлениях о времени, приводит к конфликту разных культур при взаимодействии в бизнесе и жизни. Поэтому менеджерам нужно знать эти различия и учитывать их при проведении деловых встреч с иностранцами и планировании собственного времени.

 

3.2 Самоменеджмент в России 

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени.

При плановой и рыночной  экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).

Российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

Применение принципов самоменеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В российской практике самоменеджмента необходимо сказать о плохой структурированности работы в группе; руководитель далеко не всегда обладает навыками эффективного расписания обязанностей и функций каждого работника. Преобладает опасение, что кто-то «прокатится зайцем» за счет других. Кроме того, руководитель часто не тратит свое время на делегирование полномочий и рабочих функций людей, работающих в группе. Он предпочитает «бросать» задание в группу, вследствие чего начинаются разборки, что нужного эффекта не дает, хотя работа в группе сегодня эффективнее, чем при любой другой организации труда.

В настоящий момент времени большие затраты и проблемы связаны с использованием труда наемных работников, поэтому самоменеджмент предполагает умелое распоряжение людскими ресурсами со стороны руководителя. В российских компаниях, фирмах, учреждениях такое умение ограничено лишь поголовным сокращением работников и перекладыванием функций уволенных сотрудников на специалистов, не имеющих достаточного опыта в выполнении заданной работы. Причем нередки случаи, когда новым обязанностям людей не обучают в надлежащем порядке, что сказывается на качестве общей работы организации. Поэтому в современных условиях человеку необходимо быть быстро обучаемым, приходится учиться ускоренной адаптации в новых рабочих условиях, а также быть специалистом широкого профиля.

На Западе человек, попадая из рабочей обстановки в домашнюю, все рабочие проблемы оставляет за дверьми своей организации. Российским менеджерам стоит использовать на практике такое поведение, следует разграничить домашние и рабочие проблемы.

В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

По причине неумения многих российских менеджеров чередовать работу и отдых у них не остается сил на занятия физическими нагрузками, на активный отдых, что, несомненно, отрицательно сказывается на здоровье людей.

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

В общем, российский самоменеджмент нуждается в развитии, формировании мотивации, в определении четких жизненных и рабочих целей, которые играют роль в качественной трудовой деятельности. Нужно учиться самомотивированию и целеполаганию в работе. Не последнюю роль должна играть самореализация в профессиональном плане.