Системы управления торговым предприятием

Организация на каждом этапе  своего жизненного цикла имеет определенную сумму навыков для осуществления  своей деятельности. Это определяет главное различие между организациями с точки зрения их конкурентной силы. Поэтому развитие организации должно предполагать формирование суммы навыков, определенной компетенции на каждой фазе, с учетом готовности к изменениям деятельности. Это важнейшее условие для выживания в конкурентной борьбе [2]

Организационная модель со специфическими характеристиками для каждой организации как объект управления определяет начало ее жизненного цикла.

Жизненный цикл организации – историческая эволюция, которую претерпевает компания, взаимодействуя с окружающей средой.

Различают четыре главных стадии жизненного цикла организации:

1) фирма расширяет свои  операции и накапливает ресурсы.  Организация строится по функциональному  принципу, руководство автократично;

2) происходит рационализация  ресурсов, дальнейший рост становится  выборочным, по мере того как  появляется необходимость в повышении  эффективности;

3) начинается экспансия  на новые рынки с целью оптимального использования ресурсов;

4) создаются новые структуры  для оптимизации работы и рационального  планирования.

В некоторых работах жизненный  цикл организации представляют с помощью воспроизводственного подхода.

Существует пять основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные цели, признаки, стили руководства, задачи и организацию труда.

Фаза 1 – рождение организации. Для нее характерны: определение главной цели, заключающейся в выживании; кризис стиля руководства; основная организация труда заключается в стремлении к максимальному увеличению прибыли.

Фаза 2 – детство  и юность. Главная цель – кратковременная прибыль и ускоренный рост; выживание за счет жесткого руководства; основная задача – укрепление и захват части рынка; организация труда – планирование прибыли, увеличение жалованья и заслуг.

Фаза 3 – зрелость. Главная цель – систематический и сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство); основная задача – рост по различным направлениям; завоевание рынка, учет разнообразных интересов; организация труда – разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.

Фаза 4 – старение организации. По сути – это высшая степень зрелости. Главная цель в развитии организации, т. е. сохранение достигнутых результатов (остаться на «завоеванных позициях»); в области руководства эффект достигается за счет координации действий; основная задача – обеспечить стабильность, свободный режим организации труда.

Фаза 5 – возрождение  организации. Главная цель состоит в обеспечении оживления по всем функциям; рост за счет коллективизма; главная задача – «омоложение» в области организации труда и коллективное премирование.

 

2. Система управления организацией (торговым предприятием)

Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем  и коммуникаций между ними, а также  процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Система управления организацией – это совокупность блоков и элементов, направленных на эффективное управление организацией для достижения целей.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

"Управлять - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

Процесс управления предусматривает  согласованные действия, которые  и обеспечивают, в конечном счете, осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 3.

Рис.3 Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации

 А - управляющая информация, Б - информация об исполнении.

 

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются  управленческие решения как результат  анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов  достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью  преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что  иное, как реальное противоречие, требующее  своего разрешения.

Заметим, что управленческое решение - это результат коллективного  творческого труда. Оно всегда носит  обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной  или неявной форме влияет на процесс  разработки индивидуального управленческого  решения.

Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации.

Для всех видов организация  система управления является общей, но с  дополнениями, зависящими от специфики  деятельности предприятия. Так торговое предприятие представляет собой - группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Все организации в мире создаются с определенной целью и миссией.

Миссия – это то, ради чего создана организация. У миссии есть финишная черта – это период времени, если миссия выполнена, организация прекращает свое существование.

Рис. 4. Компонентный состав системы управления

 

Разные учёные давали различные  формулировки миссии.

«Миссия — смысл существования компании с позиции удовлетворения потребностей клиентов, реализации конкурентных преимуществ, мотивации сотрудников фирмы»

«Миссия — это основная общая цель организации — четко выраженная причина ее существования. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии» (Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури).

«Миссия — это философия и предназначение, смысл существования организации» (Виханский О. С.).

Миссия торгового предприятия  заключается в удовлетворении спроса населения в продовольственных  и непродовольственных товарах  определенной ценовой категории.

Содержание миссии:

1) описание продукта или  услуги;

2) характеристика рынка  и потребителей;

3) цели организации; 

4) технология производства;

5)философия организации  (взгляды, ценности);

6) внутренние концепции  (представление о себе);

7) имидж и внешний образ. [3]

Если миссия задает общие  ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то определенные конечные состояния, к  которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Отсюда следует, что цели — это определенное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

На основе миссии формируется  цель. [4]

Цель — это конечное cocтoяниe, жeлaeмый peзyльтaт, кoтopoгo cтpeмитcя дoбитьcя любая opгaнизaция. Поставленные менеджментом цели opгaнизaции иcпoльзyют для ycтaнoвлeния cтaндapтoв для oцeнки эффeктивнocти opгaнизaции, дают общий opиeнтиp для дeятeльнocти. Целью мoжeт быть либо пpиoбpeтeниe, либо coxpaнeниe oпpeдeлeнныx фaктopoв. Цели всегда основaны на гипoтeзax paзвития в бyдyщeм, пoэтoмy иx oбocнoвaннocть зaвиcит от тoчнocти этих гипoтeз. Чем бoлee oтдaлeнный пepиoд paccмaтpивaeтcя, тем выше нeoпpeдeлeннocть бyдyщeгo, тем в бoлee oбщeй фopмe должны cтaвитьcя цели.

Цeли oблaдaют pядoм xapaктepиcтик:

• кoнкpeтныe и измepимыe цeли. Выpaжaя цeли в кoнкpeтныx измepимыx фopмax, pyкoвoдcтвo coздaeт чeткyю бaзy oтcчeтa для пocлeдyющиx peшeний и oцeнки xoдa paбoты. Тaкжe бyдeт лeгчe oпpeдeлить, нacкoлькo xopoшo paбoтaeт opгaнизaция в нaпpaвлeнии ocyщecтвлeния цeлeй;
• opиeнтaция цeлeй вo вpeмeни. В пepвyю oчepeдь фopмyлиpyют дoлгocpoчныe цeли, зaтeм выpaбaтывaютcя cpeднe- и кpaткocpoчныe цeли для oбecпeчeния дoлгocpoчныx;
• дocтижимыe цeли. Цeли ycтaнaвливaют тaк, чтoбы oни нe пpeвышaли вoзмoжнocти opгaнизaции;
• взaимнo пoддepживaющиe цeли. Дeйcтвия и peшeния, нeoбxoдимыe для дocтижeния oднoй цeли, нe дoлжны мeшaть дocтижeнию дpyгиx.

 Зaдaчи в cиcтeмe мeнeджмeнтa. Пoнятиe «зaдaчa» oтличaeтcя oт пoнятия «цeль» cлeдyющим oбpaзoм: зaдaчи — этo цeли, дocтижeниe кoтopыx жeлaтeльнo к oпpeдeлeннoмy мoмeнтy вpeмeни в пpeдeлax пepиoдa, нa кoтopый paccчитaнo yпpaвлeнчecкoe peшeниe. Зaдaчa yкaзывaeт нa нeпocpeдcтвeнныe цeли opгaнизaции, пoддaющиecя кoличecтвeннoй xapaктepиcтикe.

Зaдaчy чacтo oпpeдeляют кaк пpeдпиcaннyю cepию paбoт, кoтopaя дoлжнa быть выпoлнeнa в oгoвopeнныe cpoки. С тexничecкoй тoчки зpeния, зaдaчи пpeдпиcывaютcя нe paбoтникy, a eгo дoлжнocти. Кaждaя дoлжнocть включaeт pяд зaдaч, paccмaтpивaeмыx кaк нeoбxoдимый вклaд в дocтижeниe цeлeй opгaнизaции.

Зaдaчи opгaнизaции дeлятcя нa тpи кaтeгopии. Этo paбoтa c людьми, пpeдмeтaми и инфopмaциeй. [5]

 

3. Методы исследования системы управления организацией (торговым предприятием)

Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и использованными методами исследования.

Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших  в организации проблем. Выбор  методов исследования, интеграция различных  методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.

Всю совокупность методов  исследования можно разбить на три  большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления (методы формального моделирования исследуемых  процессов) и комплексированные методы.

Первая группа - методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: метод "Мозговой атаки", метод типа "сценариев", метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод типа "Дельфи", методы типа "дерева целей", "деловой игры", Морфологические методы и ряд других методов.

Вторая группа - методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:

• аналитические (включают методы классической математики - интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);
• статистические (включают теоретические разделы математики - математическую статистику, теорию вероятностей - и направления прикладной математики, использующие стохастические представления - теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);
• теоретика множественные, логические, лингвистические, семиотические представления (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);
• графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.).

Наибольшее распространение  в экономике в настоящее время  получили математическое программирование и статистические методы. Привлекательность этих методов для решения формализованных задач, объясняется рядом особенностей, отличающих методы математического программирования от методов классической математики.

При стремлении более адекватно  отобразить проблемную ситуацию в ряде случаев целесообразно применять  статистические методы, с помощью  которых на основе выборочного исследования получают статистические закономерности и распространяют их на поведение  системы в целом. Все более  широкое применение находит статистическое имитационное моделирование экономических процессов и ситуаций принятия решений.

К третьей группе относятся комплексированные методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.

Несколько в стороне стоят  методы исследования информационных потоков.

 Специалист по системному  анализу должен понимать, что  любая классификация условна.  Она лишь средство, помогающее  ориентироваться в огромном числе  разнообразных методов и моделей.  Поэтому разрабатывать классификацию  нужно обязательно, но делать  это следует с учетом конкретных  условий, особенностей моделируемых  систем (процессов принятия решений)  и предпочтений, которым можно  предложить выбрать классификацию.