Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом на примере ОАО «Виктория»

 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

 

Факультет экономики и управления

Кафедра менеджмента, документоведения и документационного обеспечения  управления

 

Специальность – 080507 «Менеджмент организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом (на примере ОАО «Виктория»)

 

 

 

 

Выполнила:

 

Научный руководитель:

       

 

 

 

 

Биробиджан, 2009

 

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………...3

1  Теоретические основы делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом …………………….5

1.1  Роль и сущность делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом  ……………………………………………………...5

1.2 Унифицированные системы документации подсистемы управления персоналом   ………………………………………………………………….8

1.3  Основные требования к организации кадровых служб и оценка эффективности кадрового делопроизводства  ……………………………11

2  Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом  в ОАО «Виктория» …………………………………………………14

2.1  Общие сведения о предприятии ……………... 14

2.2  Краткий анализ системы управления и хозяйственной деятельности предприятия   ……………………………………………………………….15

2.3  Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом  ………………………………………………………………...18

3  Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория»……………………………..………24

3.1 Рекомендации по совершенствованию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации  ……………24

3.2  Оценка эффективности предлагаемых рекомендаций ……………….26

Заключение  …………………………………………………………………………30

Список литературы ………………………………………….31

Приложение…………………………………………………………………………32

 

Введение

Современная концепция  управления предприятием предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с управлением  кадровой составляющей производства – персоналом предприятия, а так же его документационным обеспечением. Организация работы с документами в целом, и с документами в системе управления персоналом в частности, является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений по отношению к людям, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее оперативностью. Если на предприятии  отсутствует четкая организация  работы с документами в системе  управления персоналом, то следствием  этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к таким проблемам как ухудшение качества управления людьми, увеличение сроков принятия решений по отношению к ним, а так же к увеличению  числа неверных решений. Надежность и качество системы управления персоналом напрямую зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов, именно этим и выражена актуальность совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом.

Актуальность проблем, связанных с совершенствованием документационного обеспечения системы управления персоналом организации и послужили для выбора темы курсовой работы.

Объектом курсовой работы является ОАО «Виктория», а её предметом выступает делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом на исследуемом  предприятии.

Цель работы заключается  в анализе и оценке делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом предприятия и разработке рекомендаций по её совершенствованию.

В соответствии с объектом, предметом и целью исследования автором были определены следующие задачи:

• раскрыть сущность теоретических основ делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом организации;
• дать краткую характеристику деятельности изучаемой организации;
• провести анализ системы делопроизводственного обеспечения деятельности предприятия;
• разработать рекомендации по совершенствованию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом и оценить их эффективность.

Для решения  поставленных задач были использованы следующие методы исследования: теоретический анализ научной литературы по делопроизводству, менеджменту, управлению персоналом; анализ деятельности организации, ее системы делопроизводственного обеспечения управления, наблюдение, беседы, анкетирование.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.

 

1  Теоретические основы делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

1.1  Роль и сущность делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом

Происходящие в настоящее  время в российской экономике  сложные процессы реорганизации предприятий, переход к новым, рыночным, условиям хозяйствования ставят перед отечественными менеджерами задачи по совершенствованию управления персоналом. Персонал является неотъемлемой частью любой организации, т.к. любая организация представляет собой взаимодействие людей, объединенных общими целями. Управление персоналом, впрочем, как и организацией в целом, является необходимым элементом этого взаимодействия.

Управление персоналом – понятие комплексное, охватывающее широкий спектр вопросов: от разработки концепции кадрового менеджмента и мотивации работников до организационно-практических подходов к формированию механизма ее реализации в конкретной организации.

Так, по мнению Кибанова А.Я. сущность управления персоналом заключается в формировании и направлении мотивационных установок работника в соответствии с задачами, стоящими перед организацией [4].

Таким образом, современные  концепции управление персоналом основываются на признании возрастающей роли личности работника, на знании его мотивационных установок, умении их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволила А.Я. Кибанову сформировать главную цель системы управления персоналом: «обеспечение организации кадрами, их эффективного использования, профессиональное и социальное развитие» [4, С. 97].

В соответствии с этими  целями формируется система управления персоналом организации. Под системой управления персоналом будем понимать систему, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций (см. Рисунок 1.1) [3]

 

 

Рисунок 1.1 – Состав подсистем системы управления персоналом организации

В рамках проводимого исследования следует отметить, что важную роль в этой системе играет подсистема управления наймом и учетом персонала, которая осуществляет: организацию найма персонала, организацию собеседования, оценки, отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, документационное обеспечение системы управления персоналом. Документационное (делопроизводственное) обеспечение системы управления персоналом и является предметом нашего исследования.

Анализ научной литературы, показал, что деятельность руководителей и специалистов организаций по делопроизводству в системе управления персоналом в разных источниках трактуется различными определениями, каждое из которых, повторяя логику других, в тоже время отличается от них названием и количеством составляющих элементов:

Так, в учебнике по управлению человеческими ресурсами, утверждается, что делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив [10].

По мнению Г. Щекина, документационным обеспечением управления персоналом является деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации кадровой работы в процессе осуществления различных управленческих функций [12, С. 248].

А.Я. Кибанов утверждает, что делопроизводственное (документационное) обеспечение системы управления персоналом – это создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в др. подразделения [4. C. 159].

Рассмотренные определения  различных авторов подтверждают вывод о совпадении логики в них, в тоже время наблюдается отличие, как названием, так и количеством составляющих элементов. Следует отметить, что понятия «делопроизводственное обеспечение», «документационное обеспечение» «кадровое делопроизводство» рассматриваются специалистами как синонимы.

Основными функциями делопроизводства, реализуемыми в службе управления персоналом, являются:

1. своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
2. доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
3. печатание документов по кадровым вопросам;
4. регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
5. формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
6. копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
7. контроль за исполнением документов;
8. передача документации по вертикальным и горизонтальным связям [4. C. 159-160].

В зависимости от размеров организации документационное обеспечение управления может осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), или быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае документационное обеспечение по форме организации работ является централизованным, во втором децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, при которой часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ  во всех подразделениях и службах, в том числе в службе по управлению персоналом.

Требования к оформлению документов базируются на государственных  стандартах и законов в области документационного обеспечения управления.

 

1.2 Унифицированные системы  документации подсистемы управления  персоналом

Требования к оформлению документов базируются на государственных  стандартах унифицированных систем документации.

Под унифицированной системой документации (УСД) будем понимать систему документации, созданную на основе единых правил, требований, стандартов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [8].

Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе  управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные  системы документации:

1. плановая система документация, которая включает в себя плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
2. первичная учетная система документации, в состав которой входят документы по учету труда и заработной платы;
3. отчетно – статистическая система документации, включающая документы по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.;
4. документация по социальному обеспечению, а именно по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д.;
5. организационно – распорядительная документация, в которую входят акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.д. [7. C. 51-52]/